Advocaten en notariaat in Leiden en Den Haag
Menu
Arbeid, Medezeggenschap & Pensioen

Disfunctioneren: voorkomen en verbeteren door dossieropbouw (2)

Henriëtte van Baalen

3 juni 2019 - 3 minuten leestijd

In onze eerste inleidende blog over disfunctioneren hebben we een aantal basistips gegeven over hoe te handelen bij disfunctioneren. Eén tip gaat over dossieropbouw. En inderdaad, dossieropbouw klinkt negatief en er zijn voldoende argumenten om het niet te doen. Het kost veel tijd en het papierwerk is niet leuk om te doen.

Dossieropbouw houdt verder ook in dat je moeilijke gesprekken met werknemers moet voeren. Niemand vindt dit echt leuk om te doen. We voeren nu eenmaal liever gesprekken waarin we complimenten kunnen weggeven. Moeilijke kritische gesprekken gaan we vaak van nature liever uit de weg om de verhoudingen niet op scherp te stellen en de goede vrede te bewaren.

Een ander argument dat we wel eens horen is dat er geen dossieropbouw plaatsvindt omdat de werkgever met zelfsturende teams werkt. Je ziet dat bijvoorbeeld veel in de zorg. De leidinggevende wordt dan voor veel meer mensen verantwoordelijk en gaat minder sturen. De teams moeten het voornamelijk zelf doen en de teamleden moeten elkaar beoordelen. Maar let op: volgens de wet blijft de werkgever altijd verantwoordelijk voor het handelen bij disfunctioneren. Ook in een zelfsturend team moet een werknemer de kans krijgen om zich te verbeteren.

Waarom dossieropbouw?

Allereerst vanwege de duidelijkheid. De werknemer moet weten wat er van hem verwacht wordt. Als de werkgever van mening is dat de werknemer niet goed functioneert of zich niet goed gedraagt, dan moet dat worden verteld. Anders krijgt de werknemer geen kans om zijn functioneren of gedrag aan te passen. In de wet staat dat de werkgever verplicht is aan de werknemer zo’n kans te bieden.

Verder dient het vastleggen van gesprekken en afspraken als geheugensteun. Wat is er precies uitgesproken en afgesproken. Mondelinge communicatie blijft nooit voor 100% hangen bij de werknemer. Noch los van het feit dat überhaupt maar een beperkt percentage overkomt zoals de ander dat heeft willen overbrengen. Hiervoor zijn meerdere oorzaken:

  • De werkgever heeft bijvoorbeeld wel bedacht wat hij wil zeggen, maar heeft dit niet expliciet uitgesproken. Vaak denk je dat de impliciete boodschap van wat je vertelt wel overkomt, maar dat blijkt in praktijk vaak niet het geval. Je bent dan té subtiel geweest.
  • Er is altijd ruis in de communicatie. Meestal blijft minder dan de helft hangen van wat er besproken is. Dan is een gespreksverslag een goede geheugensteun, voor zowel de werkgever als de werknemer.
  • Verder kunnen leidinggevenden vertrekken. Er komt een nieuwe leidinggevende die het stokje moet overpakken. Dan is het wel zo prettig als die kan lezen wat zijn voorgangers hebben besproken en afgesproken.

Een andere reden voor dossieropbouw is dat weliswaar niet in de wet staat dat je alles schriftelijk moet vastleggen, maar er bestaat wél een wettelijke verplichting om de werknemer tijdig te laten weten dat hij onvoldoende functioneert. Dossieropbouw is dan ook ‘stappen zetten’: de werknemer informeren dat hij onvoldoende functioneert, of ongewenst gedrag laat zien, of dat de communicatie verstoord is, etc. Vervolgens is het zaak om actie te ondernemen om het functioneren te verbeteren, of een waarschuwing te geven, of mediation in te zetten. Afhankelijk van wat er aan de hand is. In volgende blogs zullen we hier uitgebreider op ingaan.

Tot slot is dossieropbouw van belang in het kader van bewijsvoering. De gespreksverslagen, brieven, e-mails etc. zijn het bewijs dat de problemen met de werknemer besproken zijn, dat er een mogelijkheid tot verbetering is geboden en dat er bijvoorbeeld een waarschuwing is gegeven. Ook dat de medewerker de consequenties kende als verbetering zou uitblijven. Dit bewijs is hard nodig bij de rechter, mocht uiteindelijk een procedure gevoerd worden tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst. Zeker als een werknemer de gesprekken ontkent. Maar het hebben van een goed gevuld dossier is ook al nuttig vóórdat je bij de rechter terechtkomt. Hoe meer bewijs je hebt, hoe makkelijker de onderhandelingen gaan met de werknemer (of beter gezegd: zijn jurist of advocaat) over een beëindiging met wederzijds goedvinden.

In volgende blogs zullen we uitgebreider aandacht besteden de manier waarop een dossier wordt bijgehouden in goede en in slechte tijden.

Henriëtte van Baalen en Karen Helbers

Blijf op de hoogte

Ontvang de laatste updates en de beste tips in je inbox

Ook interessant?

De oudere werknemer

14 oktober 2019 De oudere werknemer