Blogreeks Reorganisatie: II. Gevolgen voor het personeel

Voordat een werkgever kan bepalen wat de gevolgen zijn van de reorganisatie, moet het personeelsbestand in kaart gebracht zijn. Welke functies zijn er per afdeling? Hoe is de bezetting? Ook moet daarbij per werknemer de volgende informatie worden vastgesteld:

• Functie
• Datum indiensttreding
• Geboortedatum
• Aard van het dienstverband (bepaalde/onbepaalde tijd/payroll/zzp)

Aan de hand van deze informatie kan vervolgens worden vastgesteld welke functies verdwijnen en welke werknemers boventallig worden verklaard.

Vervolgens moet duidelijk worden wat de gevolgen zijn van het gemaakte reorganisatieplan. Hoe grijpt dit plan in op de werkvloer? Op welke afdelingen komen functies te vervallen, en hoeveel?

Worden er nieuwe functies gecreëerd? Waar en hoeveel? Als dit duidelijk is, is het tijd voor de volgende stap: het daadwerkelijk bepalen van de personele gevolgen.

Voor het vaststellen van de personele gevolgen moet een werkgever meerdere stappen nemen. Allereerst moet duidelijk zijn of functies waarin ontslagen vallen ‘onderling uitwisselbaar’ zijn met andere functies. Via afspiegeling komt daarna vast te staan welke werknemers boventallig worden. Vervolgens moet worden gekeken of deze werknemers niet alsnog in een andere passende functie kunnen worden herplaatst. Pas als dit alles bekeken is, kan de werkgever beëindigingsvoorstellen doen en/of ontslagaanvragen indienen bij het UWV. Wij zetten deze stappen hierna uiteen.

1. Uitwisselbare functies

Aan de hand van het reorganisatieplan wordt duidelijk binnen welke functiegroepen werknemers boventallig zullen worden – en die in principe dus in aanmerking komen voor ontslag. Om vast te stellen om wie dat gaat, moet eerst worden vastgesteld welke functies met elkaar uitwisselbaar zijn. Een functie is uitwisselbaar met een andere functie wanneer:

• De functies vergelijkbaar zijn qua inhoud, vereiste kennis, vaardigheden en competenties. Ook de tijdelijke of structurele aard van de functie kan een rol spelen.
• De functies vergelijkbaar zijn qua niveau en beloning.

Dit moet in onderlinge samenhang worden beoordeeld. Belangrijk is tot slot dat het moet gaan om uitwisselbaarheid van functies, niet van werknemers. Dat de ene werknemer in de functie onvoldoende presteert en de ander juist bovengemiddeld, maakt dus niet uit. Dit kan later wel een rol spelen bij de beoordeling van herplaatsingsmogelijkheden.

2. Afspiegelen

Als eenmaal is vastgesteld wat uitwisselbare functies zijn, moet binnen de groep van uitwisselbare functies worden afgespiegeld. De volgende ontslagvolgorde is daarbij van belang:

Daarbij geldt dat de werkgever eerst afscheid moet nemen van de eerste groep. Vervolgens moeten per uitwisselbare functies de medewerkers worden opgedeeld in de volgende leeftijdsgroepen:

• 15 tot 25 jaar
• 25 tot 35 jaar
• 35 tot 45 jaar
• 45 tot 55 jaar
• 55 jaar en ouder

Dan moet worden berekend hoeveel werknemers per leeftijdsgroep voor ontslag in aanmerking komen. Voor de berekening tellen de werknemers uit de groepen 2, 3, 4 en 5 mee. Voor de berekening bestaan specifieke instructies die voor dit blog te gedetailleerd zijn. Uitgangspunt is in elk geval dat de onderlinge verhouding van het aantal werknemers in elke personeelsgroep ongeveer gelijk blijft.

Als is vastgesteld hoeveel werknemers er per leeftijdsgroep voor ontslag in aanmerking komen, dan geldt per leeftijdsgroep de ontslagvolgorde zoals hierboven is opgenomen. Voor groep 5 geldt dat de werknemer met het kortste dienstverband als eerste in aanmerking komt voor ontslag.

Belangrijk te weten is dat het onder omstandigheden mogelijk is af te wijken van het afspiegelingsbeginsel, bijvoorbeeld omdat een werknemer onmisbaar is, een arbeidshandicap heeft. Als u dat wilt, leggen wij u dat uiteraard graag uit.

3. Herplaatsen (passende functie)

Als duidelijk is welke werknemers voor ontslag in aanmerking komen, moet de werkgever onderzoeken of zij binnen de organisatie herplaatst kunnen worden. Daarbij moet worden gekeken naar bestaande of op korte termijn beschikbare vacatures en arbeidsplaatsen van werknemers met een tijdelijk dienstverband of uitzendkrachten. Wanneer de onderneming onderdeel is van een groep, moet voor herplaatsing binnen de gehele groep worden gekeken.

Een functie is passend als deze aansluit bij de opleiding, ervaring en kwaliteit van de werknemer. Wanneer een functie passend kan zijn door middel van scholing, is de werkgever verplicht dit aan de betreffende werknemer aan te bieden.

De verplichting tot herplaatsing geldt voor zover herplaatsing van een werknemer binnen een redelijke termijn mogelijk is. Daarbij wordt aangesloten bij de wettelijke opzegtermijn (1-4 maanden), gerekend vanaf de datum waarop het UWV toestemming verleent voor opzegging van de arbeidsovereenkomst. Een werkgever moet dus in de toekomst kijken.

4. Beëindiging

Wanneer de werknemers die voor ontslag in aanmerking komen niet herplaatst kunnen (of willen) worden, kan op verschillende manieren de arbeidsovereenkomst worden beëindigd:

• Beëindigingsovereenkomst: dit is de meest voorkomende manier van beëindiging wegens bedrijfseconomische redenen. Bovendien kan met bijvoorbeeld de vakbond of de ondernemingsraad een sociaal plan worden afgesproken. Daar gaan wij in een volgend blog verder op in.
• Toestemming UWV: Als een werknemer niet akkoord gaat, dan moet de werkgever het UWV om toestemming verzoeken om de arbeidsovereenkomst te mogen opzeggen. In dat geval moeten verschillende formulieren worden ingediend, met daarop de gegevens van de werkgever, de werknemer en de onderbouwing van de aanvraag.

Vaak dienen werkgevers formulier A alvast in voordat zij de werknemers op de hoogte brengen van de ontslagaanvraag. Een ziekmelding kan het traject dan namelijk niet meer dwarsbomen. Vervolgens proberen werkgevers vaak een beëindigingsovereenkomst te sluiten. Als duidelijk wordt dat dit niet lukt, wordt de procedure bij het UWV alsnog voortgezet.

Blogreeks reorganisatie

1. De voorbereidende fase
2. Personele gevolgen

Blogreeks reorganisatie 

1. De voorbereidende fase
2. Personele gevolgen
3. Sociaal plan
4. Collectief ontslag

Een reorganisatie is een ingewikkeld traject. Een grondige voorbereiding en een zorgvuldige uitvoering zijn essentieel om een reorganisatie tot een goed einde te brengen.

Overweegt u een reorganisatie? En heeft u vragen over hoe dit traject moet worden ingestoken? Wij denken graag met u mee. Neem gerust contact met ons op!

Renée Huijsmans, advocaat Arbeid & Medezeggenschap

Sietske Bos, advocaat Arbeidsrecht