Reorganisatieplan
Een goede voorbereiding is essentieel, ook als de reorganisatie snel moet worden doorgevoerd. In de voorbereidingsfase moet een duidelijk en concreet reorganisatieplan worden opgesteld.
Allereerst moet er in het reorganisatieplan een toelichting op de noodzaak van de reorganisatie staan, ook wel de “business case” genoemd. Uit deze omschrijving moet naar voren komen wat het scenario voor de onderneming is zonder reorganisatie en wat het scenario is mét reorganisatie. Denk bij het opstellen hiervan aan de volgende elementen:
- marktsituatie en -positie van het bedrijf
- overzicht van de financiële positie van het bedrijf
- overzicht van de kostenbesparende maatregelen die al zijn getroffen en noodmaatregelen waarop een beroep is gedaan
- de maatregelen die nu nodig zijn en een mogelijke analyse van alternatieven
Daarnaast moet in het reorganisatieplan worden opgenomen wat de huidige organisatiestructuur is en wat de nieuwe organisatiestructuur wordt (was-wordt-overzicht). Van belang is dat dit inzichtelijk wordt gemaakt aan de hand van functies met daarbij behorende taken en verantwoordelijkheden en het beloningsniveau. Voor eventuele nieuw te creëren functies moeten ook nieuwe functieomschrijvingen worden gemaakt.
Verder is het essentieel om inzicht te geven in het medezeggenschapstraject. Wanneer wordt de OR betrokken? Ons advies is om de OR tijdig te betrekken, bijvoorbeeld door bij een overlegvergadering te benoemen dat u voornemens bent te gaan reorganiseren. Daarnaast is van belang om een communicatieplan op te stellen als onderdeel van het reorganisatieplan. Dit geldt voor zowel interne als externe communicatie.
Tot slot is het relevant om een duidelijk tijdpad te creëren. Wanneer wilt u welke stap gezet hebben? Dat helpt om de juiste stappen inzichtelijk te maken en tijdig te doorlopen. Bij een tijdpad kunt u aan onderstaand schema denken:
Tijdpad
Het reorganisatieplan kan vervolgens worden gebruikt ten behoeve van onderhandelingen over het sociaal plan, een adviesaanvraag aan de OR, onderhandelingen met de werknemer over zijn of haar positie en eventuele ontslagprocedures bij UWV. Een belangrijk voorbereidend document dus!
Vragen?
Blogreeks reorganisatie
Overweegt u een reorganisatie? En heeft u vragen over hoe dit traject moet worden ingestoken? Wij denken graag met u mee. Neem gerust contact met ons op!
Renée Huijsmans, advocaat Arbeid & Medezeggenschap
Sietske Bos, advocaat Arbeidsrecht