Duurzaamheid, maatschappelijke betrokkenheid en goed bestuur, Ondernemingsraad pak je rol!

En wat dacht u van de nieuwe generatie Z; de meest op duurzaamheid gerichte generatie ooit, die nu op zoek is naar een onderneming, die bij hun opvattingen aansluit. Ondernemingen, eerst de grote beursgenoteerde maar binnen een paar jaar ook het mkb, kunnen er niet meer omheen: ESG-beleid wordt steeds belangrijker en de bedrijfsvoering zal zich aan de tijdgeest moeten aanpassen. Dit betekent ook een uitbreiding van de verantwoordelijkheden van de OR. Deze zal het (nieuwe) beleid op ESG-aspecten moeten toetsen. De vraag is alleen hoe, want de WOR is op dit punt nog niet geactualiseerd. In dit blog leest u hoe de OR hier (alvast) zijn rol kan pakken en geven wij een zevental tips voor ondernemingsraden.

Een ESG-rapportage is een middel waarmee de duurzaamheid- en maatschappelijke impact van ondernemingen kan worden beoordeeld. De ESG-score geeft aan of en in hoeverre een onderneming milieuzaken, maatschappelijke verantwoordelijkheid en goed bestuur serieus neemt, welke keuzes hij ten aanzien van deze onderwerpen maakt en welke risico’s hij loopt.  Hoe hoger de ESG-score, hoe duurzamer de onderneming. In een onzeker economisch klimaat kan het zinvol zijn de ESG-scores van de concurrentie te kennen en je op ESG te onderscheiden. Dat spaart niet alleen kosten, maar maakt ook, dat het de onderneming  makkelijker lukt nieuwe betrokken medewerkers aan te trekken. Een van de taken van de OR is dat hij heeft te staan voor de continuïteit van de onderneming. ESG zal daarbij een steeds grotere rol gaan spelen.

Dat nu eerst beursgenoteerde bedrijven verplicht moeten rapporteren over hun duurzaamheidsbeleid, betekent niet dat kleinere ondernemingen, die nu nog niet onder de verplichting van de CSRD richtlijn vallen, op hun handen kunnen blijven zitten. Juist en zeker niet. In hun ESG-rapportage zullen ondernemingen ook kritisch kijken naar de keten en ook hun toeleveranciers, importeurs etc. over ESG bevragen. Dit betekent dat ook ondernemingen in de keten hun strategische  keuzes tegen het licht zullen moeten houden. Wil je als kleine onderneming die pitch winnen, dan zul je daar ook organisatorisch op voorbereid moeten zijn. Wil de onderneming bijvoorbeeld nog wel samenwerken met een onderneming die arbeidsmigranten uitbuit? Ook ondernemingsraden van niet beursgenoteerde ondernemingen moeten daar als medezeggenschapsorgaan een (pro)actieve rol in spelen.

Tijdens het halfjaarlijkse artikel 24 WOR-overleg wordt de OR geïnformeerd over de algemene gegevens over het afgelopen half jaar, waaronder begrepen informatie over de werkzaamheden en de resultaten van de onderneming, zoals kosten, marktontwikkelingen en concurrentiepositie. Ook de jaarrekening moet ter informatie en bespreking aan de OR worden verstrekt. Als de ESG-rapportage onderdeel uitmaakt van de jaarrekening zal de OR in ieder geval via die weg over ESG-gerelateerde onderwerpen geïnformeerd en kunnen afspraken worden gemaakt over de eventuele betrokkenheid van de OR daarbij.

Ten minste één keer per jaar verstrekt de ondernemer ten behoeve van de bespreking van de algemene gang van zaken schriftelijk informatie over het gevoerde sociale beleid, zo regelt artikel 31 b WOR. Maar wat dacht u van artikel 31c, waarin de ondernemer wordt opgedragen zo spoedig mogelijk mededeling te doen aan de OR van zijn voornemen een adviseur/deskundige een adviesopdracht te geven met betrekking tot  een van de vele in artikel 27 geregelde instemmingsplichtige onderwerpen.  Onderwerpen die in dit kader aan de orde komen, zoals een evenwichtige man/vrouw verhouding in de top van het bedrijfsleven en het aanbieden van ‘groene arbeidsvoorwaarden’, zijn ook onderwerpen die onderdeel uitmaken van het ESG-beleid.

Recent is ook de Nederlandse Corporate Governance Code herzien. Onderdeel van deze herziening is de verantwoordelijkheid van het bestuur om rekening te houden met duurzaamheid bij het bepalen van de strategie en beleid van het bedrijf.

• Tip: Neem ESG op in het jaarplan van de OR.
• Tip: Plaats ESG op de agenda van het halfjaarlijks artikel 24-overleg en spreek niet alleen    het bestuur, maar ook de toezichthouder aan over dit belangrijke onderwerp.

Het begrip ‘milieu’ komt in de WOR slechts op twee plaatsen voor. Op grond van artikel 28 lid 4 WOR rust op de OR de taak om naar vermogen de zorg van de onderneming te bevorderen voor het milieu, waaronder het treffen of wijzigen van beleidsmatige, organisatorische en administratieve voorzieningen in verband met het milieu. In de praktijk zien wij dat het initiatiefrecht (art. 23 lid 3 WOR) een goed instrument is om aan deze zorgtaak proactief invulling te geven.  Zo kan de OR met gebruikmaking van het initiatiefrecht de OR de bestuurder vragen het ESG beleid (verder) te ontwikkelen of kan hij vragen om de aanstelling van een  (chief) sustainability officer ook wel MVO- of duurzaamheidsmanager genoemd. Weigert de bestuurder informatie te verstrekken of het overleg aan te gaan, dan kan de OR de kantonrechter verzoeken om te bepalen dat de ondernemer de WOR moet naleven (art. 36 lid 2 WOR). Omdat, anders dan bij het advies- en instemmingsrecht ten aanzien van deze bepaling geen procesbevoegdheid voor de OR is opgenomen lijkt hier met name sprake te zijn van ‘slechts’ een signalerende rol. Of toch niet?

• Tip: Maak gebruik van je initiatiefrecht en vraag om ontwikkeling van ESG-beleid, leg dat vast en kom er regelmatig op terug.

Dat aan de rol van de medezeggenschap ten aanzien van het milieu een speciaal belang wordt toegekend, blijkt uit art. 25 lid 1 sub l WOR, waarin in vrijwel dezelfde bewoordingen is opgenomen dat de OR een adviesrecht heeft ten aanzien van besluiten die zien op het treffen van een belangrijke maatregel in verband met de zorg van de onderneming te bevorderen voor het milieu, waaronder het treffen of wijzigen van beleidsmatige, organisatorische en administratieve voorzieningen in verband met het milieu. Maar wat wordt hier precies bedoeld? De hier bedoelde milieuzorg verwijst naar maatregelen die de eigen, interne bedrijfsvoering van de onderneming betreffen. De SER gaat in zijn publicatie ’Rol ondernemingsraad bij energietransitie door het klimaatakkoord’ uit 2021 specifiek in op de rol van de OR bij de energietransitie voor de eigen onderneming. Denk daarbij aan het verduurzamen van het bedrijfspand, de ontwikkeling van duurzame technologieën, het verduurzamen van installaties, de elektrificatie van het wagenpark etc. Maar wat maakt dan vervolgens dat sprake is van een belangrijk besluit? Daarbij spelen verschillende  aspecten een rol. Denk daarbij aan:

• de aard en de omvang van de activiteiten van de onderneming;
• de beweegredenen van het besluit;
• de gevolgen van het besluit.

Maar deze aspecten zijn niet zwart wit. De beweegredenen van het besluit kunnen bijvoorbeeld divers zijn. Hoe moet bijvoorbeeld worden omgegaan met het verbreken van een samenwerking met een derde die investeert in fossiele brandstoffen? Is een besluit om kantoorruimte af te stoten ingegeven door de wens om kosten te besparen of wil men hybride werken stimuleren om de filedruk te verminderen? Kwalificeert de aanschaf van zonnepanelen als een belangrijke investering ten behoeve van de onderneming of eerder als een milieumaatregel? Wij zullen steeds vaker zien dat ondernemers door de verplichte ESG-rapportage milieudoelstellingen zullen aanvoeren als beweegredenen voor een voorgenomen besluit. De OR kan dit dan bij zijn advisering betrekken.

• Tip: Maak afspraken over het opnemen van duurzaamheidsoverwegingen in adviesaanvragen en het advies van de OR en rapporteer aan de achterban dat de OR dit een belangrijk onderwerp vindt in zijn overleg met de ondernemer.

En wat maakt dat sprake is van een ‘belangrijke’ milieumaatregel? Is dat de impact die de maatregel zal hebben voor de zorg van de onderneming voor het milieu. En hoe moet die impact dan worden gemeten? Omdat dit artikellid relatief nieuw is, is hierover nog niet geprocedeerd en heeft de rechter voor de toepassing hiervoor nog geen handvatten gegeven. Dat geldt ook voor de uitleg van de in deze bepaling genoemde ‘beleidsmatige’ voorziening.

• Tip: Maak afspraken over wat binnen de eigen onderneming onder ‘belangrijke’ milieumaatregel wordt verstaan

Let op:  Het is verstandig dergelijke afspraken tijdig, bijvoorbeeld in het kader van het artikel 24-overleg, te maken en deze schriftelijk vast te leggen in een ondernemingsovereenkomst in de zin van art. 32 WOR!

Duidelijk is dat de wetgever met artikel 25 lid 1 sub l WOR in combinatie met de zorgtaak van artikel 28 WOR voor wat betreft het milieu een belangrijke rol voor de OR ziet weggelegd.

Nu gaat het nog over slechts over ‘rapporteren’.  De volgende stap zal zijn dat bedrijven niet alleen over hun duurzaamheidsprestaties moeten rapporteren maar dat zij ook daadwerkelijk aan de slag moeten om hun negatieve impact op mens en milieu te verkleinen. Daar ziet de Europese richtlijn Corporate Sustainability Due Diligence (CSDDD) op. Net als bij de invoering van CSRD zullen bij de invoering van de CSDD de grootste bedrijven als eerst aan de beurt zijn. De verwachting is dat de eerste bedrijven al in 2026  moeten voldoen aan de CSDDD-regels. Waar veel grote bedrijven het alleen laten bij mooie woorden en een marketingstrategie, ook wel aangeduid als ‘Greenwashing’, is het in het belang van het bedrijf en dus ook van de medewerkers, dat dat intern aan de orde wordt gesteld voordat dat naar buiten komt met alle schadelijke gevolgen van dien. De wetgever geeft aan, dat de ondernemingsraad daar naar vermogen een bijdrage aan moet leveren. Een duidelijke opdracht aan de OR dus.

• Tip: Niet alleen voor ondernemingsraden van ondernemingen waar ESG nu al een rol speelt, maar voor alle ondernemingsraden is het verstandig dit onderwerp alvast op de agenda van het artikel 24-WOR overleg te plaatsen.

Het motto van de maand van de medezeggenschap is dit jaar “Medezeggenschap als maatschappelijke verbinder’. De minister SZW wijst er in de kamerbrief over het nalevingsonderzoek Wet op de ondernemingsraden van 21 december 2023 op dat de werkvloer de plek bij uitstek is om mensen met verschillenden achtergronden te ontmoeten. De medezeggenschap zorgt er vervolgens voor dat er een voortdurende dialoog plaats vindt – tussen werknemers en ondernemer, tussen werknemers, ondernemer en toezichthouders, maar ook tussen werknemers onderling. Steeds meer jongere werknemers willen hun idealen terug zien in hun werkzaamheden en zij maken zich binnen de onderneming hard voor klimaat, milieu, mensenrechten en arbeidsomstandigheden. Op die manier worden ook onderwerpen die passen binnen het domein van ESG binnen de eigen onderneming bespreekbaar gemaakt.

Als lid van de OR is het essentieel om de rol van ESG in de bedrijfsvoering te begrijpen en actief bij te dragen aan het bevorderen van duurzaam en verantwoord ondernemen, maar ook aan een goed bestuur van de onderneming, dat voldoet aan de ‘Good Governance’ codes.  Door zijn centrale,  verbindende rol kan en volgens de wet moet een OR en positieve invloed hebben op het ESG-beleid van het bedrijf en zo bijdragen aan een betere toekomst voor zowel de onderneming, de werknemers als de samenleving als geheel.

Meer weten over dit onderwerp of heeft u vragen? Neem dan contact op met Ernst van Win advocaat Arbeid, Medezeggenschap & Mediation of Barbara van Dam-Keuken, juridisch medewerker Arbeid & Medezeggenschap.

Wil je elke maand een overzicht van updates en blogs in je mailbox? Klik dan hier om je in te schrijven voor de nieuwsbrief!