Digitale vergaderingen en besluitvorming
Op grond van deze tijdelijke wet mag het bestuurbesluiten dat geen fysieke vergaderingen worden gehouden, maar dat de vergaderingen digitaal plaatsvinden. Daarvoor gelden de volgende voorwaarden:
- de algemene vergadering is langs elektronische weg voor aandeelhouders te volgen, bijvoorbeeld via een livestream of videoconferentie; en
- de aandeelhouders zijn tot uiterlijk 72 uur voorafgaande aan de vergadering in de gelegenheid gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld. Als de oproep voor de vergadering al is verstuurd en binnen vijf dagen voorafgaand aan de datum van de vergadering wordt gekozen voor een elektronische vergadering, dan geldt dat aandeelhouders tot 36 uur voor de vergadering in de gelegenheid moeten worden gesteld om vragen te stellen.
De door de aandeelhouders gestelde vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering, al dan niet thematisch, beantwoord en deze antwoorden worden op de website van de vennootschap geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk gemaakt voor de aandeelhouders. Het bestuur spant zich ervoor in dat tijdens de vergadering langs elektronische weg of anderszins nadere vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd. De voorzitter van de vergadering kan een en ander nader bepalen in het belang van de orde van de vergadering.
Het bestuur kan bepalen dat het stemrecht slechts kan worden uitgeoefend langs elektronische weg. Dit wordt bij de oproeping of bij de wijziging van de wijze van vergaderen vermeld. Het bestuur krijgt ook de bevoegdheid om te bepalen dat stemmen, die voorafgaand aan de algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht, worden gelijkgesteld met stemmen die tijdens de vergadering worden uitgebracht.
Tijdelijke wet
Deze wet is op 22 april 2020 in werking getreden (met terugwerkende kracht per 16 maart 2020) (klik). De wet zal van kracht zijn tot 1 september 2020.
Vragen?
Heeft u vragen? Neem vrijblijvend contact op met Tim de Vries en Menno de Wijs, advocaten ondernemingsrecht