Coronavirus: Houd de OR aangehaakt!

Constructief overleg en tijdige zorgvuldige communicatie met de medezeggenschap zorgen voor efficiënte en effectieve besluitvorming. Dat heeft ook effect op de communicatie tussen de OR en de achterban. Zorgvuldig en in overleg tot stand gekomen en gecommuniceerde besluiten worden meestal eerder geaccepteerd op de werkvloer. Zeker wanneer sprake is van een crisissituatie is het belangrijk onrust te voorkomen en werknemers gemotiveerd en waar mogelijk aan het werk te houden. Daar is voor nodig dat de ondernemer en de OR elkaar vertrouwen en op een gelijkwaardige wijze, met respect voor ieders rollen en belangen het overleg voeren.

Medezeggenschap is alleen mogelijk als er in een crisissituatie steeds overleg plaatsvindt tussen de ondernemer en de OR. Normaal spreek je de stand van zaken door in de halfjaarlijkse overlegvergadering (art. 24 WOR). Doel van dat overleg is tweeledig. Daarin informeert de ondernemer de OR  over de gang van zaken in de onderneming (waaronder ook het sociale beleid), (voorgenomen) besluitvorming en voorzienbare advies- en instemmingsrechten. Anderzijds kan de ondernemingsraad tijdens het overleg gerichte informatie opvragen en gebruik maken van het initiatiefrecht.

Niet alleen de ondernemer is verplicht tijdens deze overlegvergaderingen aanwezig te zijn. Ook andere functionarissen kunnen verplicht zijn te verschijnen, zoals commissarissen, ondernemers van de rechtspersoon of ondernemers van moedervennootschappen. Dit geldt met name voor concerns. De verschijnplicht is voornamelijk van belang voor de governance binnen de onderneming. Governance gaat over goed bestuur en toezicht op het bestuur. De Raad van Commissarissen (RvC) en de Raad van Toezicht (RvT) hebben een toezichthoudende taak. Het is dan ook van belang dat deze functionarissen op de hoogte zijn van belangrijke besluiten binnen de onderneming en de wijze waarop die besluiten tot stand komen. In dat kader is een structureel overleg met de ondernemingsraad wenselijk en zelfs noodzakelijk.

Het spreekt voor zich dat wanneer sprake is van een crisissituatie niet het halfjaarlijkse overleg hoeft te worden afgewacht. Zowel de ondernemer als OR kunnen het initiatief nemen voor een overleg, al dan niet in aanwezigheid van leden van de RvC of RvT.

Op grond van artikel 23 WOR rust op de ondernemer en de ondernemingsraad de plicht om met elkaar te overleggen in het geval een van hen dat wenst. In de praktijk is het gebruikelijk dat een reguliere overlegvergadering maandelijks of eenmaal per zes weken plaatsvindt. Er wordt dan vaak volgens een vast jaarschema vergaderd.

Los van deze wettelijke verplichtingen is het natuurlijk helder dat wanneer er sprake is van een crisissituatie zowel de ondernemer als de OR het initiatief moeten kunnen nemen voor een spoedoverleg. Toch blijkt dat vaak lastig. De ondernemer heeft het razend druk en schaakt op verschillende borden. Hij voert al overleg met andere stakeholders zoals de aandeelhouder, de toezichthouder, de politiek etc. waardoor hij vaak in dit soort situaties  de medezeggenschap niet meeneemt. Dat is goed te begrijpen, maar een gemiste kans. Hij mist zo immers ook de input van de OR en riskeert daarmee het verwijt te krijgen de zorgen vanuit de achterban niet voldoende serieus te nemen. En juist in een crisissituatie is die achterban, het menselijk kapitaal  van de onderneming, essentieel. Die helpt ook de ondernemer de goede richting te nemen en is bovendien soms erg creatief in het vinden van goede oplossingen.

De ondernemer zit vaak in een spagaat. Enerzijds wil hij geen onrust veroorzaken en wil hij de OR pas informeren als hij concrete informatie en oplossingen voor de gerezen problemen heeft. Ook kan een rol spelen dat hij bang is dat de OR niet zorgvuldig zal omgaan met vertrouwelijke informatie. Anderzijds wil de OR graag in een vroeg stadium betrokken worden om bij de oplossing van de problemen mee te denken. Om misverstanden hierover te voorkomen is het raadzaam dat ondernemer en OR in overleg gaan en hun wederzijdse onzekerheden open en eerlijk bespreken. Zo kunnen verwachtingen worden gemanaged en afspraken worden gemaakt over de formele en vooral ook informele betrokkenheid van de OR bij eventuele advies- en instemmingstrajecten, tijdpad en communicatie.

De vertrouwelijkheid van de informatie zou echter geen beletsel voor overleg moeten zijn. Zo heeft de ondernemer de mogelijkheid om informatie onder geheimhouding aan de OR te verstrekken en kan hij afspraken maken met de OR over de voorwaarden waaronder de informatie wordt verstrekt zoals de duur en reikwijdte van de geheimhouding. Daarnaast geldt voor de leden van de OR natuurlijk steeds  een algemene geheimhoudingsplicht. Het recht op informatie en de plicht tot geheimhouding gaan hand in hand. De ondernemer mag zich dan ook niet achter vertrouwelijkheid  verschuilen om gevoelige informatie niet aan de ondernemingsraad te verstrekken. De OR is vervolgens verantwoordelijk voor een adequate informatie naar zijn achterban, met inachtneming van de afspraken die zijn gemaakt over geheimhouding. Juist bij het samen optrekken kunnen daar goede afspraken over worden gemaakt.

De OR heeft de mogelijkheid om ook zowel binnen als buiten de overlegvergadering de ondernemer voorstellen te doen over aangelegenheden die de onderneming betreffen. Als de ondernemer de medezeggenschap overslaat is dat het middel om zelf het initiatief te nemen. Het belang van dit zogenaamde “initiatiefrecht” wordt vaak onderschat. Dat is jammer, want het initiatiefrecht is een instrument bij uitstek om, mede gelet op de zorgtaak van de ondernemingsraad, thema’s die zien op het sociale beleid in ruime zin onder de aandacht van de ondernemer te brengen. De ondernemer is weliswaar niet verplicht het initiatief over te nemen, maar moet hierover wel serieus het overleg aan gaan. Neemt hij het initiatief van de OR niet over, dan moet hij dat schriftelijk en gemotiveerd toelichten.

Zeker in een crisissituatie zoals de coronacrisis is het van belang dat de OR als gelijkwaardige gesprekspartner van de ondernemer tijdig betrokken wordt bij en volledig wordt geïnformeerd over alle relevante aspecten van de crisis. Ook moet de OR in de gelegenheid worden gesteld om mee te denken over – creatieve – oplossingen. De OR kent zijn achterban immers het beste en weet waar de wensen van de achterban uit bestaan, zodat hij goed kan inschatten welke oplossingen op voldoende draagvlak kunnen rekenen. Zijn werknemers bijvoorbeeld bereid om over te werken of willen ze liever in verschillende ploegen werken? Staan ze open voor werktijdverkorting? Willen ze thuis werken of juist liever niet? Vinden ze het goed als de werkgever hun temperatuur wil meten met een koortsscanner of willen ze preventief getest worden op corona? Zijn ze bereid hygiënevoorschriften op te volgen of blijven ze liever uit voorzorg thuis?

Zonder informatie kan de medezeggenschap haar werk niet doen. Uitgangspunt van het informatierecht is dan ook dat het aan de OR is om binnen redelijke grenzen te bepalen welke informatie hij nodig heeft om op een verantwoorde wijze zijn taken uit te kunnen oefenen. Een effectief crisisbeleid staat en valt met een goede en tijdige informatie uitwisseling. De mate waarin informatie beschikbaar is en gedeeld wordt, bepaalt immers voor een groot deel de kwaliteit van de besluitvorming en het draagvlak. Het oplossen van de door het coronavirus veroorzaakte problemen binnen de organisatie is dan ook een gedeelde verantwoordelijkheid van de ondernemer en de OR. De WOR biedt hiervoor voldoende aanknopingspunten. In tijden van crisis dient het gezonde verstand te prevaleren en moeten ondernemer en OR zoveel als mogelijk en wenselijk gezamenlijk optrekken. Dat is in het belang van de continuïteit van de onderneming maar juist ook essentieel als gebaar richting de medewerkers, de achterban van ondernemer en OR.

Heeft u vragen over de rol van de medezeggenschap bij maatregelen in verband met het coronavirus, neemt u dan contact op met Barbara van Dam-Keuken en Ernst van Win.