Een lastige adviesaanvraag.. wat nu?

Als OR-lid bewaak je de belangen van de werknemers, maar denk je óók aan het belang van de onderneming. Dat kan schuren. Een reorganisatie kan nodig zijn om de onderneming gezond te houden, maar je weet dat je afscheid zult moeten nemen van collega’s. Een deel van de collega’s zal het je wellicht niet in dank afnemen als de OR positief advies geeft. Soms lijken de belangen wat minder groot, maar heb je eenvoudigweg onvoldoende verstand van zaken. Of liggen de verhoudingen tussen OR en de ondernemer moeizaam. Hoe ga je met dat soort zaken om?

Juist in zulke situaties is het goed extern advies in te winnen. Met het inschakelen van een specialist kom je als OR beter beslagen ten ijs. Dat maakt jouw advies beter verkoopbaar, zowel aan de ondernemer als aan de werknemers. Als OR-lid weet je dat jouw advies degelijk onderbouwd is. Dat slaapt toch een stuk fijner.

Soms hebben ondernemingsraden het idee dat advocaten alleen adviseren over de vraag of een bepaald besluit advies- of instemmingsplichtig is, of niet. Af en toe doen we dat inderdaad.

Vaker gaan we veel verder. Neem zo’n reorganisatie. Een werkgever moet dan aan allerlei verplichtingen voldoen. Hij moet documentatie aanleveren, hij moet onderbouwen op welke afdeling hoeveel arbeidsplaatsen vervallen, en waarom. Wij kunnen dan beoordelen of dat (voorgenomen) reorganisatiebesluit voldoende onderbouwd is, of niet. Is dat niet zo, dan is dat natuurlijk een reden om geen positief advies te geven. Ook worden wij ingeschakeld om een sociaal plan te beoordelen of hierover zelfs te onderhandelen.

Onze expertise gaat verder dan alleen het arbeidsrecht. Wil een werkgever een personeelsvolgsysteem invoeren? Of cameratoezicht? Wij beoordelen de arbeidsrechtelijke aspecten, maar schakelen ook collega’s in die gespecialiseerd zijn in het privacyrecht. Wordt jouw bedrijf verkocht? Onze collega’s van ondernemingsrecht kunnen eventueel het overnameproces en de documentatie beoordelen en de OR daarin adviseren. Gaat het om een pensioenregeling? Zo nodig schakelen wij met actuarissen.

Wij kijken dus mee naar de inhoud. Zo kunnen we jou als OR-lid ontzorgen. Jij hoeft je niet druk te maken over zaken waarin je niet gespecialiseerd bent. Wij zorgen dat de OR weet wat hij moet weten. Op basis daarvan kun je als OR een advies geven. Is het een gevoelig onderwerp? Zo nodig schrijven we dat advies ook voor je op.

Leuk en aardig, dat advieswerk. Maar wie betaalt de rekening? Ook daar hoef je je gelukkig niet druk om te maken. Kosten die ‘redelijkerwijs noodzakelijk’ zijn voor de vervulling van de taak van de OR, komen voor namelijk rekening van de ondernemer. Wel is daarvoor nodig dat de OR de ondernemer van tevoren van die kosten op de hoogte stelt.

In de praktijk betekent dit dat een OR ons vraagt om een offerte voor bepaalde werkzaamheden. Wij stellen die offerte op, en de OR stuurt deze vervolgens door naar de ondernemer. Die mag slechts weigeren als de kosten onredelijk hoog zijn. Dat is niet snel het geval. Allereerst is het aan de OR te bepalen wat hij aan advies en expertise nodig heeft om zijn taken te kunnen uitvoeren. Bovendien is de vergoeding van kosten bedoeld om de OR een serieuze gesprekspartner te laten zijn van de ondernemer. Een serieuze gesprekspartner heeft soms professioneel advies nodig. En professioneel advies kost nu eenmaal geld. Tot slot: advocaten hebben er niks aan de kosten onredelijk hoog in te schatten. De ondernemer zal dan immers zeker weigeren, en daar zijn zowel de OR als de adviseur niet bij gebaat. We maken dus altijd een voorstel op maat.

Weigert de ondernemer de kosten toch te voldoen? Dan kan de OR vervolgens de rechter verzoeken die kosten alsnog te laten voldoen. Als de kosten redelijk zijn, dan zal een rechter zo’n verzoek al snel toewijzen. Bijkomend nadeel voor de ondernemer: hij draait dan ook op voor de kosten van die procedure. Het gebeurt dan ook niet vaak dat de ondernemer weigert voor de kosten op te draaien. Integendeel: het gebeurt regelmatig dat alleen het doorsturen van een offerte er al toe leidt dat de ondernemer een voorgenomen besluit aanpast.

Er is overigens een belangrijke uitzondering op deze procedure. Als de OR en de ondernemer een budget zijn overeengekomen voor de kosten die de OR in een bepaald jaar maakt, moet de OR het met dat budget doen. Voordeel hiervan is dat de OR de ondernemer niet steeds hoeft te informeren over de te maken kosten. Een groot nadeel is echter dat het budget op een gegeven moment op is. Wij raden dan ook aan alleen voorzienbare kosten te budgetteren (zoals scholing) en onvoorzienbare kosten, die bijvoorbeeld afhangen van het aantal advies- en instemmingsaanvragen, buiten het budget te houden.

Logisch gedacht. Als je aan advocaten denkt, denk je misschien al snel aan conflicten en ruzie. Maar liever voorkomen wij conflicten. Het grootste deel van de tijd zijn wij daarom bezig juridisch advies te geven. In die zin zijn we vooral juridisch adviseur. En dat we in geval van conflict ook als advocaat kunnen optreden, is alleen maar mooi meegenomen.

Ook geldt dat je hierop als OR-lid invloed hebt. De toon maakt natuurlijk de muziek. Zeg je “wij willen een advocaat” of zeg je “wij laten dit voorgenomen besluit graag juridisch toetsen om een goed advies te geven”?

Zit je als OR in een lastige situatie? Overweeg dan zeker advies van een deskundige in te winnen. Je hebt er als OR recht op, het maakt je een professionele gesprekspartner en de kwaliteit van de besluitvorming verbetert. En dat is uiteindelijk ook alleen maar goed voor de onderneming.

Vind je het toch nog spannend, of wil je nog beter weten wat wij voor jouw OR in het bijzonder kunnen betekenen? Neem – geheel vrijblijvend – contact met ons op en we denken graag met je mee!

Neem voor vragen contact op met Jan-Pieter Vos, advocaat Arbeid & Medezeggenschap