Medezeggenschap in de zorg: Governance, driemaal is scheepsrecht!

In de zorg kent men meerdere medezeggenschapsorganen. De twee meest voorkomende organen (met een wettelijke basis) zijn de ondernemingsraad en de cliëntenraad. Voor het inrichten van de Governance binnen de zorginstelling, is het allereerst belangrijk dat de aanwezige medezeggenschapsorganen ‘intern’ de eigen ‘governance’ goed hebben geregeld. Medezeggenschapsorganen komen (meestal) tot stand nadat er verkiezingen hebben plaatsgevonden. De leden doen er verstandig aan na die verkiezingen eerst met elkaar te bespreken welke visie zij op medezeggenschap hebben, welke doelen zij willen bereiken, op welke wijze zij met elkaar omgaan en wat zij van elkaar kunnen en mogen verwachten. Voor de hand liggende vragen en toch in de praktijk vaak niet besproken aan het begin van een zittingsperiode.

Uiteindelijk zal dit leiden tot een aantal werkafspraken en uitgangspunten voor de wijze waarop de medezeggenschap zijn taken zal uitvoeren (van onderlinge verwachtingen tot praktische zaken als de overlegfrequentie en de wijze van besluitvorming). Dit soort afspraken worden meestal schriftelijk vastgelegd. Voor de ondernemingsraad in het OR-reglement en/of huishoudelijk reglement; voor de cliëntenraad in het huishoudelijk reglement. Daarnaast zouden deze organen ook een gedragscode kunnen opstellen met principes en/of uitgangspunten voor de interne samenwerking. Het bespreken en opschrijven is vaak al voldoende om deze ook na te leven. Dit vormt voor de medezeggenschapsorganen de basis voor een goede interne werking: de interne governance.

De tweede lijn waarin – bezien vanuit ‘de gouden driehoek’- goed overleg dient plaats te vinden, is die tussen de medezeggenschapsorganen en de Raad van Bestuur, ook wel de bestuurder als overlegpartner van de medezeggenschap. Er zijn een aantal formele momenten waarop overleg in elk geval dient plaats te vinden, denk aan het halfjaarlijkse artikel-24 overleg en de verplichte overlegvergaderingen tijdens advies- en instemmingstrajecten. Om het overleg echt optimaal in te richten, is daarnaast informeel overleg nodig. Dit overleg staat ook wel bekend als ‘het kopje koffie’ of het ‘benen-op-tafel-overleg’. Tijdens informeel overleg wordt vaak belangrijke informatie in openheid gedeeld. Een goed instrument dus voor ‘good governance’.

Het is dan ook zeer aan te raden voor de bestuurder én de medezeggenschapsorganen om duidelijke samenwerkingsafspraken te maken en deze ook met elkaar vast te leggen in bijvoorbeeld een convenant. De Governancecode zorg biedt hiervoor overigens ook belangrijke en handige handvatten en uitganspunten. Daarin is expliciet opgenomen over welke onderwerpen in ieder geval afspraken moeten worden gemaakt door de Raad van Bestuur met de medezeggenschap, zoals:

• de wijze waarop met elkaar wordt samengewerkt;
• de procedures voor overleg;
• de te hanteren termijnen;
• financiële middelen;
• ruimte;
• ondersteuning;
• scholing.

Deze afspraken zorgen voor heldere uitgangspunten en duidelijke wederzijdse verwachtingen. Dit vormt de basis voor een open en constructief overleg en dát is weer de basis van goed bestuur!

Ten slotte zullen ook afspraken moeten worden gemaakt met het toezichthoudend orgaan, bij zorginstellingen is dit meestal de Raad van Toezicht. Die afspraken zien op de lijn tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht én de rechtstreekse lijn tussen de medezeggenschapsorganen en de Raad van Toezicht. Ook daarvoor zijn formele momenten aan te wijzen, zoals de verschijningsplicht voor leden van de Raad van Toezicht tijdens een artikel-24 overleg of tijdens een adviestraject. Maar ook hier geldt: de informele momenten zijn vaak nog veel belangrijker en dragen daadwerkelijk bij aan een open en constructieve dialoog. Voor de medezeggenschap kan nog wel eens een drempel bestaan om zich rechtstreeks tot de toezichthouder te wenden. Die drempel kan (deels) worden weggenomen door het invoeren van een zogenaamde werknemerscommissaris. Een lid van het toezichthoudend orgaan dat op (bindende) voordracht van de medezeggenschap  wordt benoemd.

Daarnaast biedt ook de Governancecode Zorg in dit kader heldere uitgangspunten. Daarin staat letterlijk dat de Raad van Toezicht met de Raad van Bestuur afspraken moet maken over de wijze van omgang van de Raad van Toezicht met de medezeggenschapsorganen. Daarnaast is in de Governancecode ook opgenomen dat het daarbij is toegestaan dat contact met de medezeggenschap buiten aanwezigheid van de bestuurder mogelijk is, mits dit wenselijk is voor de toezichthoudende functie; het medezeggenschapsorgaan kenbaar heeft gemaakt hieraan behoefte te hebben én in beginsel de bestuurder hiervan op de hoogte is gesteld. Dit zouden mooie aanknopingspunten kunnen (en moeten) zijn voor alle drie de gremia in de gouden driehoek om het overleg met de toezichthouder een gebruikelijk en vanzelfsprekend goed te maken. Daarin kunnen veel (zorg)instellingen nog stappen zetten.

Deze samenwerkingsafspraken op deze drie niveaus met deze drie gremia vormen de basis voor goed bestuur en toezicht. Openheid, transparantie en overleg moeten daarbij de kern vormen. Dit is de eerste stap voor het inrichten van de ‘gouden driehoek’ in de organisatie. De volgende stap is het uitvoeren van de gemaakte afspraken, dat zal steeds meer vanzelfsprekend worden. Als dat onder de knie is, dan is de basis gelegd. De basis voor goed bestuur en toezicht: de governance voor de zorginstelling.

Vragen over het inrichten van de governance of het maken van samenwerkingsafspraken? Ik help u graag verder!

Renate Vink-Dijkstra, Advocaat Medezeggenschap