Advocaten en notariaat in Leiden en Den Haag
Menu
Arbeid, Medezeggenschap & Pensioen

Opleidingskosten verhalen bij werknemers – 5 tips voor werkgevers

Rick van Herk

9 januari 2019 - 4 minuten leestijd

Werkgevers kunnen opleidingskosten van door een werknemer gevolgde opleidingen in rekening brengen bij een werknemer als de werknemer besluit de arbeidsovereenkomst te beëindigen, het zogenaamde studiekostenbeding. In sommige gevallen kan dat zelfs wanneer de werkgever het besluit neemt om het dienstverband te beëindigen. Hiervoor gelden uiteraard voorwaarden en het is nog niet zo eenvoudig om dit goed te regelen. In deze blog geef ik werkgevers 5 tips aan de hand van de wet en rechterlijke uitspraken over het studiekostenbeding.

Hoe zat het ook alweer?

Men is het er algemeen over eens dat het belangrijk is dat werknemers goed geschoold zijn en opleidingen kunnen volgen. Scholing wordt ook steeds belangrijker als arbeidsvoorwaarde en ook in CAO-onderhandelingen wordt er meer aandacht aan besteed. Van een werkgever wordt verwacht dat hij een werknemer in staat stelt opleidingen te volgen, en soms is dat ook nodig om te zorgen dat de werknemer zijn werk goed kan verrichten. Met de invoering van de WWZ is dit benadrukt doordat in artikel 7:611a BW expliciet is bepaald dat de werkgever verplicht is de werknemer in staat te stellen “scholing te volgen die noodzakelijk is voor de uitoefening van zijn functie en, voor zover dat redelijkerwijs van hem kan worden verlangd, voor het voortzetten van de arbeidsovereenkomst indien de functie van de werknemer komt te vervallen of hij niet langer in staat is deze te vervullen.”

Voor werkgevers is het natuurlijk ook belangrijk dat werknemers goed geschoold zijn en voldoende opleiding hebben om hun werk goed te verrichten. Daar komt dan vanzelfsprekend ook een investering bij kijken, zowel in geld als in tijd. Die investering doen werkgevers graag, mede omdat die investering in de werknemer ook ten goede komt van de werkgever als de werknemer vervolgens in dienst blijft. Maar het is niet de bedoeling dat de werknemer kort na het volgen van een dure opleiding vertrekt en de werkgever met de kosten blijft zitten, terwijl hij geen voordeel heeft gehad van de opleiding.

Opleidingskosten kunnen onder omstandigheden bij een werknemer in rekening worden gebracht bij een voortijdig einde van het dienstverband. Dat moet dan wel zijn afgesproken. De eerste tip, zeer voor de hand liggend dus:

Tip 1: Spreek een studiekostenbeding af.

De Hoge Raad heeft al in 1983 bepaald dat in een studiekostenbeding in ieder geval het volgende (schriftelijk) moet zijn vastgelegd:

  • de periode dat de werkgever wordt geacht voordeel te hebben van de door de werknemer bij de opleiding opgedane kennis en vaardigheden (vaak wordt een periode van 3 jaar aangehouden);
  • dat de werknemer, als het dienstverband tijdens of na de opleidingsperiode eindigt, het loon c.q. de opleidingskosten over de genoemde periode moet terugbetalen; en
  • dat er een afbouw in de regeling zit, dus dat naar mate de werkgever gedurende langere tijd voordeel heeft gehad van de opleiding, de werknemer een kleiner deel van de opleidingskosten hoeft terug te betalen (bijvoorbeeld: bij vertrek in het eerste jaar na afloop van de opleiding 100%, in het tweede jaar 66,6%, en in het derde jaar 33,3%).

In het vervolg hierop direct de tweede tip:

Tip 2: Leg vast dat de afbouw van de terugbetalingsverplichting gaat lopen vanaf het afronden van de opleiding, en niet vanaf het begin van de opleiding.

De werkgever zal immers meestal pas écht voordeel hebben van de opleiding wanneer de opleiding is afgerond. Toch komt het geregeld voor dat de werkgever in het studiekostenbeding opneemt dat de terugbetalingsverplichting afbouwt vanaf het moment dat de werkgever de opleiding is begonnen. Bij opleidingen die lang duren, kan dat veel verschil maken in het bedrag dat kan worden teruggevorderd.

Duidelijkheid

Een belangrijk uitgangspunt van het arbeidsrecht is de beschermingsgedachte: de werknemer wordt gezien als de zwakkere partij in de verhouding tussen werkgever en werknemer en moet daarom wettelijk worden beschermd. Als de werkgever opleidingskosten bij de werknemer in rekening wil brengen, zal de werknemer daarom goed geïnformeerd moeten zijn over de hoogte van die kosten en het risico van terugbetaling.

De volgende tip:

Tip 3: Leg per opleiding de kosten en afspraken vast

Informeer de werknemer dus per gevolgde opleiding vooraf over de exacte kosten van de opleiding, zodat de werknemer weet waar hij aan toe is. Dit kan in een brief, maar ook per e-mail. Als het afronden van de opleiding een vereiste is voor verlenging van het dienstverband, is het verstandig dit ook vast te leggen, samen met het slagingspercentage van de opleiding, zo blijkt uit een uitspraak van de kantonrechter Amersfoort.

Vaak wordt aangenomen dat de werkgever extra duidelijkheid moet geven aan een werknemer met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (zo oordeelde bijvoorbeeld de rechtbank Amsterdam). Dan is de kans dat de werknemer met de nadelige effecten van het studiekostenbeding wordt geconfronteerd immers aanmerkelijk groter. De werkgever moet duidelijk vastleggen wat de kosten van de opleiding zijn en wat de kansen zijn dat het dienstverband wordt verlengd. Voor de werknemer moet volstrekt helder zijn dat het studiekostenbeding tot een terugbetalingsverplichting kan leiden en welk financieel risico hij neemt. Dit is overigens ook aan te raden bij werknemers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Tip 4: Leg vast dat de opleiding op initiatief van de werknemer wordt gevolgd

Een andere relevante omstandigheid is of de werknemer zelf heeft verzocht om een bepaalde opleiding te mogen volgen. Als dit het geval is, is het dan ook verstandig dit vast te leggen. De andere kant van de medaille is dat de werkgever de opleidingskosten minder snel zal kunnen verhalen als hij zelf de werknemer verplicht heeft tot het volgen van een bepaalde opleiding .

Beëindiging op initiatief van de werkgever

Rechters oordelen regelmatig dat, wanneer het dienstverband komt te eindigen om redenen die voor rekening van de werkgever zouden moeten komen, het onredelijk zou zijn om de werknemer de kosten voor relevante opleidingen te laten terugbetalen. De rechter kan dan bepalen dat de werknemer de kosten niet hoeft terug te betalen. Dat zal echter minder snel gelden als de werkgever de werknemer in staat heeft gesteld om niet-werkgerelateerde opleidingen te mogen volgen. De wet voorziet expliciet in de mogelijkheid om kosten voor dergelijke – niet-werkgerelateerde – opleidingen af te trekken van een eventueel te betalen transitievergoeding (artikel 7:673 lid 6 BW). Vandaar de volgende tip:

Tip 5: Leg ook vast dat de kosten van opleidingen die niet direct relevant zijn voor het werk van de werknemer maar zien op “het bevorderen van de bredere inzetbaarheid van de werknemer” afgetrokken kunnen worden van een eventuele transitievergoeding.

Bij een dergelijke afspraak gelden de eisen die in de rechtspraak aan het studiekostenbeding worden gesteld in principe niet. Zo kan de werkgever veilig stellen dat, ook als de werkgever de beslissing neemt om een arbeidsovereenkomst te beëindigen, de werkgever bepaalde opleidingskosten voor het duurzaam en breed inzetbaar maken van de werknemer bij de werknemer neer kan leggen, die daar immers ook profijt van heeft bij de zoektocht naar een nieuwe baan.

Tot slot

Zoals hierboven te lezen is, komt bij het opstellen van een zogenaamd studiekostenbeding veel kijken. Uiteraard helpen wij daar graag bij. Bel of mail gerust voor meer informatie.

Rick van Herk

Blijf op de hoogte

Ontvang de laatste updates en de beste tips in je inbox

Ook interessant?

Mediation in arbeidsrecht

7 oktober 2019 Mediation in arbeidsrecht