De Advocatenwet heeft de secretaris van de algemene raad van de Nederlandse orde van advocaten aangewezen om persoonsgegevens van advocaten op het tableau te verwerken. Die persoonsgegevens dienen door advocaten te worden aangeleverd. Het gaat dan om gegevens als naam, geboorteplaats en -datum, beëdigingsdatum, kantooradres, de bevoegde raad van de orde en eventueel lidmaatschap van specialisatieverenigingen en rechtsgebieden waarop de advocaat is gespecialiseerd. Cassatieadvocaten moeten ook hun aantekening als advocaat bij de Hoge Raad nalopen.
De verplichting om deze gegevens te controleren geldt voor alle advocaten. Ook advocaat-stagiairs moeten dus aan die verplichting voldoen, waarbij zij ook de naam van hun patroon en diens kantoor zullen moeten checken.
De achtergrond van deze verplichting (opgenomen in artikel 6.32a van de Voda) is dat het in de praktijk voorkomt dat wijzigingen niet of niet tijdig worden doorgegeven. Dit is ‘schadelijk’ voor degenen die inzage hebben in de op het tableau verwerkte gegevens. Om dit te voorkomen is elke advocaat dus jaarlijks verplicht de eigen persoonsgegevens te controleren. Indien een advocaat constateert dat gegevens onjuist zijn of achterhaald, dan moet hij of zij dat de algemeen secretaris onverwijld te laten weten en opgave doen van de juiste, actuele en volledige gegevens .
Een zorgvuldig advocaat zorgt er uiteraard voor dat zijn of haar gegevens op het tableau altijd kloppen. De Voda bevat echter een stok achter de deur om in elk geval op 1 februari de publiekelijke administratie weer up to date te hebben. Zoals de toelichting waarschuwt: de deken ziet toe op de handhaving van dit voorschrift.
Vragen?
Hebt u vragen over kantoorcompliance? Neem gerust contact op met Robert Sanders.