Tijdelijk stopzetten reiskostenvergoeding niet instemmingsplichtig

De kantonrechter te Den Haag heeft onlangs geoordeeld dat een besluit om de betaling van reiskostenvergoeding aan werknemers op te schorten voor de periode dat het personeel hoofdzakelijk vanuit huis werkt, niet onder het instemmingsrecht van de GOR, in de zin van artikel 27 WOR, valt (ECLI:NL:RBDHA:2021:5312).

De  GOR (een gemeenschappelijke ondernemingsraad) was van mening dat met de tijdelijke stopzetting van de reiskostenvergoeding sprake was van een wijziging van het bij de organisatie geldende Arbeidsreglement. De werkgever meende echter dat van een wijziging  van het Arbeidsreglement geen sprake was omdat het stopzetten van de vergoeding in lijn was met de in het Arbeidsreglement bestaande systematiek dat de reiskostenvergoeding stopt bij langere afwezigheid, zoals arbeidsongeschiktheid, zwangerschapsverlof of langdurige vakantie.

De kantonrechter oordeelde dat een reiskostenvergoeding een regeling (een secundaire arbeidsvoorwaarde) is, die erop ziet dat een werknemer zonder daartoe kosten te hoeven maken naar en van zijn of haar werkplek kan reizen. De betreffende werknemers kregen een kostenvergoeding op basis van de werkelijke kosten van openbaar vervoer of op basis van de belastingvrije autokostenvergoeding. Daarmee heeft de reiskostenvergoeding het karakter van een fiscaal neutrale vergoeding, die niet gezien wordt als inkomen (en ook niet in de heffing van loon- of inkomstenbelasting wordt betrokken).

Omdat de reiskostenvergoeding een zuivere kostenvergoeding is, was de werkgever van mening dat ook gedurende de periode van thuiswerken de reiskostenvergoeding op grond van het toepasselijke Arbeidsreglement vervalt. Immers is bij thuiswerken, net zoals in het geval van  ziekte, zwangerschap en langdurige vakantie ook sprake van een langere periode zonder woon-werkverkeer. De werkgever is van mening dat het tijdelijk vervallen van de reiskostenvergoeding logisch volgt uit het Arbeidsreglement en dat van een wijziging van dit reglement geen sprake is. Bovendien kwalificeert een kostenvergoeding zoals een reiskostenvergoeding niet als een regeling in de zin van artikel 27 WOR. Hoewel geen sprake is van een primaire, maar van een secundaire arbeidsvoorwaarde, valt de reiskostenvergoeding immers niet onder de limitatieve opsomming van instemmingsplichtige onderwerpen in artikel 27 WOR.

Ook als een onderwerp niet art. 27 WOR is opgenomen kan sprake zijn van een wettelijk, in dit geval, instemmingsrecht. Omdat het Arbeidsreglement eerder aan de instemming van de GOR onderworpen is geweest en de werkgever ook voor een eerdere tijdelijke verlenging van de reiskostenvergoeding de instemming, dan wel goedkeuring van de GOR had gekregen, was de GOR van mening dat het tijdelijk stopzetten van de reiskostenvergoeding daarom ook instemmingsplichtig was. De kantonrechter oordeelde echter dat die vlieger niet op ging omdat de GOR onvoldoende heeft onderbouwd dat tussen de bestuurder en de GOR een (generieke) afspraak bestaat, waarmee de lijst van instemmingsplichtige onderwerpen op grond van artikel 27 WOR, is uitgebreid. Dat de GOR heeft ingestemd met de als gevolg van de coronacrisis opgestelde Temporary Smart Working Guidelines, waarin is bepaald dat de reiskostenvergoeding van kracht zou blijven, maakt dit niet anders.

Om misverstanden over dergelijke afspraken en eventueel verworven rechten te voorkomen is het verstandig deze  schriftelijk vast te leggen in een ondernemingsovereenkomst in de zin van art. 32 WOR, ook wel een convenant genoemd. Het is verstandig deze afspraken zo concreet mogelijk te formuleren, zodat de kans op onduidelijkheid over de uitleg of reikwijdte – en discussies en achteraf – zoveel als mogelijk wordt vermeden. Voordeel van een dergelijk convenant is dat deze niet eenvoudig eenzijdig kan worden opgezegd en dat ook volgende ondernemingsraden/bestuurders hieraan gebonden zijn.

Wij denken graag verder met u mee, bijvoorbeeld over (de wijziging) van arbeidsvoorwaarden en het opstellen van een convenant.

Barbara van Dam-Keuken Paralegal Arbeid, Medezeggenschap & Mediation