Coronavirus: Thuiswerken

Wanneer de werkgever ervoor kiest om medewerkers (of een deel daarvan) thuis te laten werken, krijgt hij ook daar te maken met de Arbeidsomstandighedenwet. Wél gelden er soepelere arboregels dan voor de werkplek in het bedrijf zelf.

De werkgever moet de thuiswerkers informeren over de regels die gelden bij thuiswerken. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan de inrichting van de werkplek thuis of het maken van afspraken over het houden van pauzes. De thuiswerkers moeten ook worden gewezen op de risico’s die door thuiswerken kunnen ontstaan, zoals een verhoogde kans op werkstress.

Medewerkers die regelmatig of voor langere tijd zullen gaan thuiswerken hebben uiteraard een goede werkplek nodig. Dit betekent onder meer dat sprake moet zijn van een goede stoel en tafel met de juiste afstelling. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever dat hij controleert of de werkplek aan de arbo-eisen voldoet. Voorlopig lijkt het erop dat medewerkers die thuis moeten werken vanwege het Coronavirus, dit voor een vooralsnog niet al te lange periode hoeven te doen. Dit betekent dat de verplichting voor de werkgever om te controleren of de werkplek aan de arbo-eisen voldoet, nog niet (direct) zal opgaan. Indien het thuiswerken echter voor langere tijd wordt voorgeschreven, zal dit anders zijn. Werkgevers doen er overigens goed aan om nu al het gesprek aan te gaan met de (verplichte) thuiswerkers en ze voldoende te faciliteren voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Hiermee is zowel de werkgever als de thuiswerker gebaat. Een handreiking voor thuiswerken is te vinden op de website van de Rijksoverheid.

Werkgevers hebben (in veel gevallen) geen direct zicht op wat de thuiswerker doet, terwijl dit voor sommige functies wel wenselijk kan zijn. In sommige gevallen kan het op grond van de privacywetgeving bovendien verplicht zijn om passende maatregelen te nemen ter bescherming van persoonsgegevens (van bijvoorbeeld de klanten van contactpersonen), zodat controle op de thuiswerker noodzakelijk is. Een personeelscontrolesysteem kan in dat geval uitkomst bieden.

Uit de bevindingen van de European Data Protection Board (EDPB) blijkt dat de meest gebruikte personeelscontrolesystemen bestaan uit ICT-software waarmee de activiteiten op de laptop van de thuiswerker, op afstand kan worden gecontroleerd.

Het controleren van thuiswerkers kan uiteraard een inbreuk op de privacy opleveren en is daarom aan strikte voorwaarden onderworpen. Hieronder volgen de voorwaarden:

1. Informatieplicht: de werkgever moet tevoren kenbaar hebben gemaakt aan de thuiswerkers dat hun internet- en e-mailactiviteiten kunnen worden gecontroleerd, op welke wijze dit gebeurt en wat voor de thuiswerkers (wel en niet) is toegestaan;
2. Legitiem doel/gerechtvaardigd belang: er moet sprake zijn van een legitiem doel/gerechtvaardigd belang dat zwaarder weegt dan het belang van de thuiswerker. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan het gevaar dat vertrouwelijke informatie naar buiten wordt gebracht.
3. Noodzakelijk middel: het doel moet niet op een minder ingrijpende manier kunnen worden bereikt. Dit betekent dat het gehanteerde controlesysteem noodzakelijk moet zijn.
4. Vertrouwelijke communicatie van de medewerkers: de vertrouwelijke communicatie van medewerkers dient door de werkgever te worden respecteert. Dit betekent concreet dat de werkgever privé e-mails niet op afstand mag inzien.

Tenslotte geldt ook nog een informatieplicht op grond van de AVG. Controle van de activiteiten van de thuiswerker brengt verwerking van persoonsgegevens met zich mee. Werkgevers moeten de thuiswerker daarom informeren over de wijze waarop de gegevens worden verwerkt. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door een informatiebrief, dan wel een algemene privacyverklaring.

Het (verplicht) thuiswerken wegens het Coronavirus kan zowel op het terrein van de Arbeidsomstandighedenwet als op het gebied van privacy de nodige verplichtingen met zich meebrengen. Werkgevers doen er goed aan om hierover met de medewerkers duidelijke afspraken te maken en aan hen voldoende ondersteuning aan te bieden, door bijvoorbeeld het verschaffen van een laptop of tablet. Wanneer het, gelet op de vertrouwelijkheid van de uit te voeren werkzaamheden, nodig is dat de thuiswerker wordt gecontroleerd, is het van belang dat dit in een (thuiswerk)regeling schriftelijk wordt vastgelegd met inachtneming van de verplichte voorwaarden. Het is van belang dat de werkgever en de thuiswerker hierover zorgvuldig communiceren.

Heeft u vragen over deze blog, neemt u dan contact op met Annemarie van Egmond.