Praktische tips in verband met medezeggenschap in coronatijd

De huidige coronacrisis maakt dat organisaties snel moeten schakelen om het hoofd boven water te houden. In eerdere blogs hebben wij geschreven dat het ook bij snelle besluitvorming belangrijk is dat de medezeggenschap wordt aangehaakt. Niet omdat het moet, maar omdat het kan.

1. Regelmatig contact tussen bestuurder en OR is belangrijk

De continuïteit van de organisatie, een gemeenschappelijk belang van ondernemer en ondernemingsraad, is juist in deze tijd van groot belang. Dit geldt ook voor het behouden van een goede onderlinge relatie en contact.

Als fysiek overleg niet mogelijk is vanwege thuiswerk denk dan aan: Facetime, Skype, Microsoft teams, Hangout, Zoom etc.

2. Adviesplichtige (corona)maatregelen:

• Het aantrekken van een belangrijk krediet/het doen van een belangrijke investering
• Technologische voorzieningen bijvoorbeeld in het kader van een nieuwe regeling over personeelscontrolesystemen (thuiswerken)
• Herstructurering en reorganisaties

3. Instemmingsplichtige (corona)maatregelen; het (duurzaam) vaststellen, wijzigen of intrekken van een regeling die ziet op:

• Vakantiedagen: bijvoorbeeld de vaststelling van een collectieve vakantieperiode en/of verplichte vakantiedagen
• Thuiswerken; regelingen die zien op thuiswerken kunnen onder het instemmingsrecht vallen, in verband met de volgende onderwerpen:
  • een regeling over personeelscontrolesystemen
  • privacy, waaronder een regeling over hoe om te gaan met een datalek
  • een regeling betreffende arbeidsomstandigheden
  • eventuele aanpassing risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) vanwege het stijgende aantal thuiswerkers
  • een regeling op het gebied van werkoverleg
• Een werktijdenregeling: (duurzame) wijzigingen betreffende pauzes en werktijden; bijvoorbeeld in verband met gewijzigde openingstijden
• Aanstellings- en/of ontslagbeleid: bijvoorbeeld in verband met de flexibele schil en/of een vacaturestop

Tijdelijke regelingen vallen alleen onder het instemmingsrecht als zij duurzame en onomkeerbare gevolgen kunnen hebben voor het personeel. Maak afspraken over de eventuele tijdelijkheid van een voorgenomen besluit/ maatregel en over een eventuele evaluatie daarvan en de daaraan ten grondslag liggende evaluatiecriteria.

4. Besluiten nemen onder tijdsdruk: versneld advies- of instemmingstraject.

Maak hierover duidelijke en praktisch goed uitvoerbare afspraken met elkaar, die recht doen aan de situatie.

5. Overleg en besluitvorming binnen de OR

Kijk in het OR-reglement/huishoudelijk reglement wat is opgenomen over het minimum aantal aanwezige OR-leden om een vergadering te kunnen houden en besluiten te kunnen nemen (quorum). Onder fysiek aanwezig kan ook worden verstaan contact via Skype etc. Pas eventueel het reglement aan.

6. OR-verkiezingen

De organisatie hiervan vergt veel tijd. Maak met de bestuurder afspraken over uitstel van de verkiezingen. Vergeet niet om de achterban hierover te raadplegen en de vakbonden hierbij te betrekken.

Neem contact met ons op als u (hierover) vragen heeft. Wij denken, zeker in deze tijd, graag met u mee.

Barbara van Dam-Keuken paralegal Arbeid, Medezeggenschap & Pensioen

Blogserie ‘De juridische gevolgen van het coronavirus’

Wilt u meer informatie over de juridische gevolgen van het coronavirus? Onze specialisten volgen de ontwikkelingen op de voet en houden u via kennisblogs steeds op de hoogte. Alle relevante informatie op het gebied van Arbeidsrecht, Medezeggenschapsrecht, Ondernemingsrecht en IT, IE & Privacy leest u in onze uitgebreide blogserie ‘De juridische gevolgen van het coronavirus’. Bij nieuwe ontwikkelingen wordt deze uiteraard steeds direct aangevuld. Voor een overzicht van alle blogs in deze blogserie, klik hier.

Juridische Corona Helpdesk

De gevolgen van het Coronavirus (COVID-19) zijn immens. De maatschappelijke impact is nog niet te overzien. Wat betekent dat voor uw onderneming of organisatie? Met het oog op al uw vragen en vanuit een integrale aanpak vanuit al onze teams opent De Clercq een Juridische Corona Helpdesk. Onze specialisten zijn per direct 24/7 bereikbaar voor al uw vragen. Chat live of ontvang een kort advies per mail. Meer info? Klik hier!