OR: Hoe zit het met faciliteiten en kosten?

Uitgangspunt: Gelijkwaardige gesprekspartners

Voor effectieve medezeggenschap is het noodzakelijk dat de ondernemer en de OR als gelijkwaardige gesprekspartners moeten kunnen zijn. Dat betekent dat de OR inhoudelijk op hetzelfde niveau als de ondernemer moet kunnen meedenken en meepraten. Om ervoor te zorgen dat de OR over de daartoe benodigde middelen, kennis en vaardigheden beschikt, biedt de WOR een aantal faciliteiten voor de OR en regels over de bekostiging daarvan.

Faciliteiten

Uitgangspunt is dat die faciliteiten worden aangeboden, die de OR en zijn commissies nodig hebben om de medezeggenschapstaken goed uit te kunnen voeren. Denk daarbij aan:

• Vrijstelling van uren;
• Ambtelijk secretaris of andere secretariële ondersteuning;
• Beschikbaar stellen van vergaderruimte;
• Een laptop / ipad voor medezeggenschapswerk;
• …..

Het is verstandig bij aanvang van een zittingsperiode van de OR met de ondernemer afspraken te maken over deze faciliteiten en deze vervolgens schriftelijk vast te leggen in een zogenaamde faciliteitenregeling. Zo is voor iedereen duidelijk van welke faciliteiten de OR gebruik kan maken.

Kosten

Die faciliteiten gaan vaak gepaard met kosten. In de praktijk wordt vaak de vraag gesteld welke kosten een OR mag maken en of de ondernemer daarvoor toestemming moet geven. De WOR geeft ook daarvoor een aantal uitgangspunten. Allereerst geldt dat  alle kosten die de OR en zijn commissies maken en die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van zijn taak, ten laste komen van de ondernemer (art. 22 WOR).  Wat is redelijk en noodzakelijk? Daarbij kan onderscheid worden gemaakt tussen verschillende soorten kosten.

Soorten kosten

 

Uren

Enerzijds is er sprake van kosten in de vorm van uren en loon. Denk daarbij aan de kosten die zijn gemoeid met het vergaderen tijdens werktijd met behoud van loon.

Uitgangspunt is dat de OR en zijn commissies zoveel mogelijk tijdens ‘normale’ werktijd vergaderen en dat zij daarbij hun loon behouden. De ondernemer is op grond van art. 18 leden 1 en 2 WOR verplicht om OR-leden gedurende een door partijen gezamenlijk vast te stellen aantal uren/dagen per jaar in werktijd, met behoud van loon, in de gelegenheid te stellen overleg te voeren en scholing te volgen. Deze uren komen bovenop de (eveneens betaalde) uren die de ondernemer op grond van artikel 17 lid 2 en 3 WOR aan de OR ter beschikking moet stellen voor OR-vergaderingen en achterbanoverleg. Het gaat dan niet alleen om de vergadertijd, maar ook om de voorbereidingstijd daarvan. Het is de bedoeling dat de ondernemer in goed overleg met de OR afspraken maakt over het aantal uur dat een OR-lid en/of commissielid wordt vrijgesteld voor medezeggenschapswerk.

Voor OR-leden die werken in deeltijd of in ploegendienst kan dit niet altijd. Wanneer zij regelmatig hun OR-werkzaamheden verrichten buiten de reguliere werktijd moeten er voor hun afspraken worden gemaakt over een passende compensatie in tijd en/of in geld. Om misverstanden hierover te voorkomen adviseren wij dergelijke afspraken vast te leggen in de faciliteitenregeling.

Overigens moet zoveel als mogelijk worden voorkomen dat door de afwezigheid van een OR-lid zijn eigen werkdruk of die van zijn collega’ s die zijn taken moeten overnemen toeneemt. Dit kan betekenen dat een ondernemer moet overwegen afdelingen met één of meer OR-leden in hun midden een evenredige uitbreiding van hun personeelsbudget toe te kennen.

Kleine onvoorziene uitgaven

Ten aanzien van kleine (onvoorziene) uitgaven, zoals reiskosten, consumpties, aanschaf van vakliteratuur of voor het huren van een (externe) vergaderruimte voor een OR-vergadering of achterbanraadpleging kan het handig zijn een jaarbudget-budget af te spreken. De OR hoeft dan geen aparte bonnetjes te verzamelen en bij de ondernemer in te dienen.

Jaarbudget

Er is geen wettelijke plicht voor de ondernemer om een dergelijk jaarbudget aan de OR toe te kennen. Een voordeel van een jaarbudget is dat zowel de OR als de ondernemer weten waar zij aan toe zijn en dat de OR vrij kan beschikken over het afgesproken bedrag. Dat kan handig zijn en in financieel opzicht de nodige vrijheid bieden, maar er zitten ook nadelen aan. Een OR-budget is handig voor kleine (onvoorziene) uitgaven, zoals reiskosten, consumpties, aanschaf van vakliteratuur of voor het huren van een (externe) vergaderruimte voor een OR-vergadering of achterbanraadpleging.

Het grote nadeel van een OR-budget is echter dat als de OR akkoord gaat met het voorgestelde OR-budget, dit budget niet zonder meer mag worden overschreden. Hiervoor heeft de OR de toestemming van de ondernemer nodig.

Het risico voor overschrijding van het budget ligt hierdoor bij de OR. Dit risico wordt groter naarmate er meer onduidelijkheid bestaat over het aantal en de aard van de adviesaanvragen en/of instemmingsverzoeken die de OR in een bepaald jaar van de ondernemer kan verwachten. Wanneer de ondernemer een verzoek tot extra budget weigert, kan de ondernemingsraad tegen die afwijzing niet naar de rechter. De OR zal de redelijkerwijze noodzakelijke kosten vooraf moeten voorleggen aan de ondernemer en pas bij diens afwijzing de kantonrechter kunnen vragen om een beslissing daarover te nemen.

Om discussie over de gevolgen van de overschrijding van een budget te voorkomen, is het raadzaam in een budget alleen die kosten op te nemen, die redelijk voorspelbaar zijn en specifiek te benoemen voor welke kosten het budget geldt en welke kosten zijn uitgesloten van het budget.

Scholing en vorming (art. 18 lid 2 WOR)

De OR heeft recht op jaarlijkse scholing en vorming op kosten van de ondernemer.

De SER stelt jaarlijks richtbedragen vast voor kosten verbonden aan scholing en vorming.

De OR-leden kunnen zelf offertes bij verschillende organisaties aanvragen en bepalen op welke wijze van dit recht gebruik willen maken.

Deze kosten kunnen, mits goed begroot, worden opgenomen in een jaarbudget, dat de OR en de ondernemer in overleg met elkaar kunnen afspreken.

Raadplegen deskundige (art. 16 jo. 22 WOR)

De OR mag deskundigen raadplegen. Voorwaarde is ook hier dat dit nodig is voor een goede vervulling van zijn taak.

Worden deze kosten betaald uit het OR-budget, dan is de toestemming van de ondernemer niet vereist. Heeft de OR daarvoor geen budget of vallen ze daar niet onder, dan komen de kosten voor het raadplegen van deskundigen alleen voor rekening van de ondernemer wanneer hem tevoren (een gemotiveerde inschatting van) deze kosten is meegedeeld. Hij hoeft daar dus niet mee in te stemmen! Lees voor een nadere toelichting van deze kosten ons eerdere blog “OR schakelt deskundige in: Hoe zit het met de kosten?”

Voeren van een rechtsgeding (art. 22 WOR)

De OR kan te maken krijgen met kosten voor het voeren van rechtsgedingen. Het gaat dan om kosten van rechtsbijstand en de gerechtskosten. Voor deze kosten gelden dezelfde regels en beperkingen als hiervoor genoemd voor het inschakelen van deskundigen. Informeert de OR de ondernemer vooraf niet over die kosten, dan is de ondernemer niet verplicht om die kosten te betalen. In de praktijk heeft de ondernemer weinig argumenten om te weigeren deze kosten te vergoeden, tenzij deze kosten buitensporig hoog zijn en er een redelijk alternatief voorhanden is.

Conclusie

Onze ervaring is dat ondernemingsraden zich wat betreft het aanspraak maken op de verschillende faciliteiten, waaronder met name de inhuur van deskundigen, vaak  bescheiden opstellen. Deze bescheidenheid is niet terecht.  Ook de ondernemer is gebaat bij goede medezeggenschap en ziet het belang van deze kosten dan ook meestal wel in, zeker daar waar het gaat om (externe) advieskosten in complexe trajecten. Kwalitatief goede besluitvorming die binnen de organisatie breed gedragen wordt is in het belang van zowel de medewerkers als de continuïteit van de organisatie. Een gezamenlijk belang van OR en ondernemer. Vanuit dit perspectief moet de OR niet als een kostenpost maar juist als een investering worden gezien. Ook hier geldt dat de kost voor de baat uit gaat.  Een goed functionerende medezeggenschap is de investering dubbel en dwars waard!

Neem voor vragen contact op met Barbara van Dam-Keuken.