Inrichting van de Onderneming van Start-Up tot Going Concern

Van eenmanszaak tot structuurvennootschap en alles ertussen. Zo zou je de juridische en fiscale vraagstukken van succesvolle startups kunnen samenvatten. Waar moet u nu als (startende, pionierende, consoliderende of integrerende) ondernemer aan denken? We gaan dat graag na met u aan de hand van onze ervaring en kennis.

In deze fase is het van belang dat je mensen betrekt, product- of dienstenideeën toetst en uitwerkt, pilots opstart en ondernemingsplannen maakt en toetst. Het belangrijkste is ervoor te zorgen dat de initiator van het product of idee kan voorkomen dat anderen er met het idee of concept vandoor gaan. Je moet ingeschreven zijn in het handelsregister en een btw-nummer hebben, maar voor de rest zal de keuze voor een rechtsvorm in deze fase niet afhankelijk hoeven zijn van veel kapitaal of het aangaan van (zeer) grote verplichtingen. Een eenmanszaak kan prima voldoen. Als de Start-Up bestaat uit meerdere personen kan een maatschap of vennootschap onder firma prima voldoen. Deze bestaan in beginsel uit een overeenkomst en het voordeel daarvan is dat de inhoud met toestemming van de betrokken partijen vrij eenvoudig kan worden gewijzigd.

Voor de bescherming van intellectuele en industriële eigendomsrechten kan de rechthebbende ervoor kiezen deze alvast in een afzonderlijke rechtspersoon (bijvoorbeeld een stichting) onder te brengen met daarbij een wederkerige gebruiks- en ontwikkellicentie. Ook dat is een overeenkomst en dus vrij eenvoudig te wijzigen. Verder zullen geheimhoudings- en ontwikkelovereenkomsten een belangrijke rol spelen.

Inschrijving in het handelsregister en aanmelding voor de omzetbelasting zijn uiteraard vereisten om zaken te kunnen gaan doen. Onderzoek voordat je een handelsnaam deponeert goed of die naam wel ‘vrij’ is (niet te algemeen, niet verwarrend met andere onderneming, geen ongeoorloofde merkinbreuk) om een valse start te voorkomen.

In deze fase zal het eerste kapitaal moeten worden aangetrokken om modellen te ontwerpen, pilots uit te voeren, concepten verder uit te werken en model-productieomgevingen in te richten. Afhankelijk van het ontwikkelings-, marketing- en verdienmodel en de benodigde investeringen zal je als (mede-)initiator moeten afwegen of je jezelf wil beschermen tegen aansprakelijkheid door het onderbrengen van de activiteiten in een rechtspersoon. Gelet op de relatief geringe solvabiliteit en de vaak kwetsbare liquiditeit van Start-Ups zal je er rekening mee moeten houden dat je op basis van bestuurdersaansprakelijkheid toch kan worden aangesproken. Goede financiële stuurinformatie en een sluitende administratie en verantwoording is hoe dan ook essentieel. Geldschieters of zakenpartners zullen daar regelmatig inzicht in willen hebben. Het kiezen van de juiste rechtsvorm zal zeker ook afhankelijk zijn van je ‘partners’ in deze fase: zijn het private investeerders, banken, leveranciers of afnemers die op welke manier ook investeren? Willen deze invloed op of zeggenschap in de onderneming en zo ja hoe: door aandelen met of zonder stemrecht, certificaten, een rol als toezichthouders of alleen door contractuele bepalingen. Aan de hand van de mogelijkheden en beperkingen kan een optimale inrichting worden gekozen.

In dit stadium is het raadzaam de intellectuele en industriële eigendomsrechten in een afzonderlijke rechtspersoon (bijvoorbeeld een stichting) onder te brengen met daarbij een wederkerige gebruiks- en doorontwikkellicentie. Stel dat het komt tot een faillissement van de Start-Up, dan behoudt de initiator de zeggenschap uitoefenen over de (vormgeving van) de ideeën, software, merken, domeinnamen enzovoorts.

In deze fase heb je het product gereed en een behoorlijke marktintroductie. Naast je ‘product’of ‘dienst’ vertegenwoordigen je ‘merk’ en ‘handelsnaam’ vertegenwoordigen een bepaalde waarde. Je onderneming is snel gegroeid en groeit nog snel door en het behoud van controle behouden is door die snelle groei soms lastig. Dit is de tijd voor even ‘pas op de plaats’ en zorg voor het formuleren van een nieuwe strategie en daarop aansluitend een juiste vormgeving van de vennootschapsstructuur, bestuur, toezicht en governance, op orde brengen van de AO/IC,  financiële rapportage, verantwoording en deponering/publicatie. Ook de contracten met afnemers, leveranciers en partners moeten in dit stadium nog eens goed tegen het licht worden gehouden om een ketenbenadering te kunnen hanteren, waarbij de onderneming geen onverantwoorde risico’s loopt. Tenslotte zal dit ook het tijdstip zijn om een integraal kwaliteitsbeleid uit te werken en te implementeren.

Het is tijdens de consolidatiefase vrij normaal dat de onderneming in een of meer rechtspersonen is ondergebracht en het is aan te raden de rechtsvorm van de onderneming nog eens goed te bekijken. Zijn de zeggenschapsverhoudingen in overeenstemming met de gerechtvaardigde belangen van partijen en doen de formele rechten van bijvoorbeeld aandeelhouders of certificaathouders, commissarissen en bestuurders recht aan hun rol en betrokkenheid in de onderneming? En hoe gaan de belanghebbenden met elkaar om, vooral als er conflicten zijn? Hoe voorkom je als aandeelhouder of belangrijke investeerder dat je tegen je wil buitenspel wordt gezet en hoe beschermt de onderneming haar daadwerkelijke kapitaal het beste?

Pffff, u ‘bent er’. Een gevestigde naam en reputatie in de markt, goede resultaten en op papier een goede organisatie van productie, kwaliteit, compliance en zeggenschap. Maar werkt het beleid in de praktijk ook zoals het in de handboeken staat? Is er een adequate plan-do-monitor-act-cyclus opgezet en werkt deze? Is de onderneming ‘compliant’ met alle toepasselijke wet- en regelgeving en met het eigen beleid? Hoe duurzaam is de onderneming daadwerkelijk en is de ‘volwassenheid’ van de onderneming aantoonbaar op alle gebieden? Tijd voor zelfonderzoek en het opnieuw zichzelf uitvinden waar nodig.

Als het gaat om de inrichting van kapitaal en zeggenschap: voldoet die inrichting aan de afspraken tussen aandeelhouders, toezichthouders en bestuur, investeerders en financiers en worden deze afspraken ook nageleefd of zijn ze aan aanpassing toe? Worden bepaalde partijen wel voldoende betrokken of hebben bepaalde partijen in de praktijk meer invloed dan ze verdienen? Zo ja, waarop is deze invloed dan gebaseerd en hoe kom je tot een beter evenwicht? Wil je een raad van commissarissen of moet je er een hebben? Welke rol hebben Ondernemingsraad en/of vakbonden binnen de onderneming?

Om een goed antwoord op deze vragen te krijgen is het vaak handig een soort juridische screening van de onderneming te doen: een due diligence, waarbij u de onderneming onderzoekt alsof u deze te koop zou willen zetten.
Last but not least: hoe zorg je ervoor dat continue innovatie in je onderneming is ingebed, want iedere product- en dienstencyclus is eindig. Is het investeringsbeleid van de onderneming hierop ingericht en bieden de ondernemingsvorm en de afspraken met diverse stakeholders  hiervoor juridische gezien voldoende ruimte?

De mogelijkheden van inrichting van een onderneming  zijn talrijk en de eisen van de onderneming veranderen logischerwijze in de loop der tijd. Aan de hand van onze interne checklist nemen we graag de mogelijkheden met u door.

Heeft u vragen over deze casus, neemt u dan contact op met ons team Ondernemingsrecht.