Advocaten en notariaat in Leiden en Den Haag
Menu

Mag een werkgever zonder meer de inbox van de werknemer tijdens diens afwezigheid inzien? Kan een werknemer verplicht worden om een collega of een teammanager te machtigen om toegang te krijgen tot hun mailadres, zodat bij afwezigheid alle e-mails binnen 24 uur kunnen worden beantwoord?

Een regeling waarin de werkgever toegang heeft tot de mailbox van een werknemer is een regeling als bedoeld onder artikel 27 lid 1 onderdeel k WOR, zodat de OR een instemmingsrecht toekomt. Informatie van en uit e-mails wordt beschouwd als persoonsgegevens, zodat in feite sprake is van een regeling over het verwerken en beschermen van de persoonsgegevens van de werknemers in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) en vanaf 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Daarnaast kan de regeling ook kwalificeren als een ‘personeelsvolgsysteem’ dat geschikt is voor de controle op gedrag, aanwezigheid of prestaties van medewerkers, zodat een dergelijke regeling instemmingsplichtig is op grond van artikel 27 lid 1 onderdeel l WOR.

Van belang is of binnen de organisatie een Gedragscode geldt en wat daarin is opgenomen met betrekking tot het al dan niet gebruik maken van de zakelijke e/mailbox voor privédoeleinden.