Snelle reorganisatie – een stappenplan

Een goede voorbereiding is essentieel, ook als de reorganisatie snel moet worden doorgevoerd. In de voorbereidingsfase moet een duidelijk en concreet reorganisatieplan worden opgesteld. Dit reorganisatieplan bestaat onder meer uit:

• Een toelichting op de noodzaak van de reorganisatie: dit is ook wel de “business case”. Wat is het scenario zonder reorganisatie en wat is het scenario mét reorganisatie? Denk daarbij aan de volgende elementen: marktsituatie en -positie van het bedrijf; overzicht van de financiële positie van het bedrijf; overzicht van de kostenbesparende maatregelen die al zijn getroffen en noodmaatregelen waarop een beroep is gedaan; de maatregelen die nu nodig zijn en een mogelijke analyse van alternatieven.
• De organisatorische en personele gevolgen: uitleg van de gevolgen van deze voorgenomen maatregelen op de bedrijfsvoering en het personeel;
• Inzicht in het medezeggenschapstraject;
• Een tijdpad: neem op wanneer welke stappen moeten zijn gezet, zodat je als werkgever continu kunt nagaan of je nog op schema loopt.
• Een communicatieplan: zowel voor interne als externe communicatie.

De personele gevolgen springen bij reorganisaties altijd in het oog. De hamvraag is vaak: hoeveel werknemers verliezen hun baan en hoe zijn die geselecteerd? De werkgever heeft hier een redelijke mate van beleidsvrijheid, al zullen de gemaakte keuzes wel goed moeten kunnen worden uitgelegd.

Ook dit moet dus zorgvuldig worden voorbereid. Daarvoor is het van belang een overzicht te hebben van het totale personeelsbestand, inclusief een organogram van de huidige organisatie en van de toekomstige organisatie. Als is vastgesteld welke functies en/of arbeidsplaatsen verdwijnen en welke terugkomen in de organisatie, zal moeten worden geselecteerd welke werknemers meegaan naar de nieuwe organisatie en welke werknemers boventallig worden.

De volgende gegevens zullen daarvoor in kaart moeten worden gebracht:

• Functie;
• Datum in dienst;
• Geboortedatum;
• Bepaalde tijd/onbepaalde tijd;
• Arbeidsvoorwaarden etc.

Aan de hand van het afspiegelingsbeginsel wordt vervolgens vastgesteld welke werknemers boventallig worden. Een werkgever heeft hier niet veel speelruimte, al zijn er soms mogelijkheden om te sturen in de richting van het gewenste scenario (unieke functies, stoelendans, onmisbare werknemer). Of dit mogelijk is in uw organisatie, bespreken wij graag met u. Dit is maatwerk.

Als in kaart is gebracht welke werknemers boventallig worden, dan zijn er verschillende opties. De boventallige werknemer kan worden uitgenodigd te solliciteren naar eventuele nieuwe functies, er kan een herplaatsingstraject worden ingezet of van de boventallige werknemer moet afscheid worden genomen. Bij een noodzakelijke snelle reorganisatie, met als doel de onderneming in stand te houden, zal vaak sprake zijn van gedwongen ontslagen en zal herplaatsing niet voor de hand liggen.

Veelal wordt een sociaal plan afgesloten of bij kleinere organisaties eenzijdig opgesteld, waarin is opgenomen hoe de personele gevolgen worden opgevangen. In zo’n plan zullen onder andere bepalingen worden opgenomen over eventuele herplaatsingsactiviteiten, outplacement, ontslagvergoeding, rechtsbijstand, etc. Bij een snelle reorganisatie hoeft het sociaal plan niet heel uitgebreid te zijn en een sociaal plan is ook niet altijd verplicht.

In ieder geval is het verstandig om na te gaan of in de eventuele van toepassing zijnde cao bepalingen zijn opgenomen die de werkgever verplichten te overleggen met de vakbonden en/of de medezeggenschap over een sociaal plan, of andere verplichtingen opleggen bij reorganiseren zoals regels over ontslagvergoedingen en andere faciliteiten.

Ook wordt in een sociaal plan veelal de route van ontslag bepaald. Uitgangspunt is meestal het sluiten van een vaststellingsovereenkomst conform het sociaal plan en als de werknemer daarmee niet wil instemmen, het UWV verzoeken de arbeidsovereenkomst te mogen opzeggen.

Indien geen sociaal plan hoeft te worden afgesloten en de wens of de tijd hiervoor ook niet bestaat, is het in ieder geval raadzaam een collectieve regeling op te stellen die aan alle boventallige werknemers wordt aangeboden. Zo zorg je voor consistentie en gelijkheid en kunnen beëindigingsregelingen in korte tijd worden gesloten.

Tenzij in een CAO iets anders is geregeld, hebben werknemers die door de werkgever worden ontslagen over het algemeen recht op een transitievergoeding. Deze bedraagt – kort gezegd – 1/3 maandloon per jaar in dienst en wordt pro rata berekend.

Als een werkgever een werknemer ontslaat met toestemming van het UWV, dan is de werkgever een transitievergoeding verschuldigd. Dat weten werknemers natuurlijk ook, dus slechts in uitzonderingsgevallen zal een werknemer een reden hebben om bij een beëindiging akkoord te gaan met minder dan de wettelijke transitievergoeding. Dit is eigenlijk alleen een optie als de werkgever kan onderbouwen dat een faillissement anders onvermijdelijk is. Bij een faillissement krijgt de werknemer namelijk helemaal geen beëindigingsvergoeding.

Om de ontslagvergoedingen niet te zwaar te laten drukken op de solvabiliteit, kan ook worden afgesproken dat een transitievergoeding in termijnen wordt betaald.

Van een collectief ontslag is sprake als de werkgever 20 of meer medewerkers wil ontslaan, binnen een periode van 3 maanden binnen één UWV-werkgebied. In dat geval is de Wet Melding Collectief Ontslag (WMCO) van toepassing. Onder meer zullen de vakbonden en UWV tijdig moeten worden geïnformeerd over de voorgenomen reorganisatie.

Indien er een Ondernemingsraad (OR) is, dan zal deze in vrijwel alle gevallen om advies gevraagd moeten worden in geval van een reorganisatie. Dat moet op een zodanig tijdstip gebeuren dat de OR nog wezenlijke invloed kan uitoefenen op de besluitvorming. Hiermee dient rekening gehouden te worden bij het opstellen van het tijdpad.

Ook een personeelsvertegenwoordiging (PVT) dient doorgaans betrokken te worden bij een grotere reorganisatie.

Goede, tijdige en consistente communicatie en informatievoorziening is van groot belang bij een reorganisatie. Juist op dat vlak gaan veel reorganisaties fout. Bedenk ook of communicatie met pers, gemeente, klanten, leveranciers, etc. aangewezen is (al dan niet in overleg met een communicatieadviesbureau o.i.d.).

Let ook goed op de achterblijvers. Voorkomen moet worden dat de reorganisatie leidt tot vertrek van achterblijvers.

Aan de hand van dit stappenplan kunt u de voorbereidingen voor een reorganisatie treffen. Reorganiseren is altijd maatwerk, zodat het verstandig is een juridisch adviseur de reorganisatie te laten begeleiden. Neemt u vooral contact op met één van onze specialisten.

Voor vragen neemt u contact op met Renate Vink-Dijkstra