De rol van de ondernemingsraad bij personeelsvolgsystemen en privacy

Het voorgenomen besluit tot invoering van het elektronische pasjessysteem kwalificeert als een ‘personeelsvolgsysteem-regeling’, zoals bedoeld in artikel 27 lid 1 sub l WOR en is derhalve instemmingsplichtig. Het gaat immers om een voorziening die gericht is op of geschikt is voor waarneming en/of monitoring van het gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen. Het elektronische pasjessysteem is daarmee vergelijkbaar met bijvoorbeeld cameratoezicht en tijdregistratiesystemen, maar dan ingrijpender.

Het elektronische pasjessysteem is daarnaast ook instemmingsplichtig op grond van artikel 27 lid 1 sub k WOR, aangezien het een regeling betreft ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens. De data over de werknemers wordt per slot van rekening verzameld, gebruikt en eventueel bewaard.

De ondernemingsraad kan bij de invoering of wijziging van dergelijke regelingen zijn rol pakken door kritische vragen te stellen en op deze wijze de belangen van zowel de werknemers als de onderneming behartigen.

Het instemmingsrecht bij regelingen omtrent de verwerking van persoonsgegevens ziet overigens alleen op de persoonsgegevens van ‘in de onderneming werkzame personen’. Dit betekent dat een regeling die ziet op de verwerking van persoonsgegevens van bezoekers, niet instemmingsplichtig zal zijn.

Naast het instemmingsrecht heeft de ondernemingsraad met het adviesrecht nog een sterk wapen in handen. De ondernemingsraad heeft namelijk op grond van artikel 25 lid 1 sub k WOR een adviesrecht over voorgenomen besluiten van de onderneming over belangrijke technologische voorzieningen. Het is waarschijnlijk dat de invoering van het systeem met elektronische pasjes als een belangrijke technologische voorziening moet worden beschouwd.

Het ligt – gelet op de (snelle) technologische ontwikkelingen – in de lijn der verwachting dat organisaties steeds meer geavanceerde personeelsvolgsystemen zullen introduceren. Op de ondernemingsraad rust de taak om deze systemen kritisch te analyseren en zorg te dragen voor de belangen van zowel de werknemers als de onderneming.

Heeft u vragen over deze blog, neemt u dan contact op met Annemarie van Egmond.