Advocaten en notariaat in Leiden en Den Haag
Menu
Arbeid, Medezeggenschap & PensioenCorona

Privacy op de werkvloer in tijden van corona

Ernst van Win

12 november 2020 - 5 minuten leestijd

Enkele jaren was het een ‘hot topic’ voor alle organisaties; de invoering van de AVG en de daarmee ook gepaard gaande bescherming van de privacy van werknemers. In deze verwarrende tijden, waarin heel andere problemen spelen op de werkvloer (als medewerkers daar überhaupt  nog te vinden zijn) lijkt de privacy wat op de achtergrond te raken. Maar juist als er veel verandert, mede door reorganisaties en herstructureringen is het goed de ogen ook op die bal te blijven houden.

Als medewerkers vanuit huis virtueel aan het werk zijn, ontstaat ook de behoefte bij werkgevers dat werk meer en beter te monitoren. Bijvoorbeeld door het controleren van het telefoon-, en e-mail verkeer, de werktijden e.d. Vaststaat echter al lang, dat de werknemer recht heeft op een privéleven op de werkvloer. De werknemer heeft bijvoorbeeld een gerechtvaardigd belang, tijdens werk en op de werkvloer contacten met anderen dan zakelijke relaties aan te gaan, zonder inmenging van zijn werkgever, zo heeft de Europese rechter bepaald.

Wat mag een werkgever wel doen en hoe ver mag hij gaan in het monitoren van zijn werknemers? Dat hangt af van een groot aantal factoren.

Het door de werkgever zo maar controleren van het gebruik door de werknemer van de zakelijke telefoon, e-mail verkeer of internet bezoek is in het algemeen in strijd met de geldende regelgeving en daarmee ook arbeidsrechtelijk verwijtbaar. Dat wil niet zeggen, dat alle inmenging door de werkgever in het privédomein van de werknemer verboden is.

De eerste stap die de werkgever moet zetten is vaststellen of er een grondslag als bedoeld in artikel 6 AVG is voor het monitoren van werknemers. Die grondslag kan in de regel niet gevonden worden in de toestemming van de werknemer, maar moet veelal volgen uit de wet of uit het gerechtvaardigd belang van de werkgever. In dat laatste geval moet de werkgever zijn gerechtvaardigde belang zorgvuldig afwegen tegen de ernst van de inmenging.

Was het wel noodzakelijk om op deze wijze te controleren? Is het bij weging van alle belangen wel proportioneel, of gaat de inbreuk op de privacy te ver in verhouding met het doel, dat de werkgever voor ogen staat? En had dat doel niet ook eenvoudig op een andere wijze kunnen worden bereikt, waarbij het recht op privacy minder zou worden geschonden?

Belangrijk bij de beoordeling van de vraag of het monitoren van werknemers is toegestaan, is ook of de werknemer tevoren is geïnformeerd over de aard van de monitoring en wat de omvang daarvan is geweest.

Arbeidsrechtelijk kader

Voor veel HR professionals en zeker voor de arbeidsjuristen is in de afgelopen decennia wel duidelijk geworden, dat de twee wellicht belangrijkste arbeidsrechtelijke bepalingen zijn:

  • 7:611 BW, waarin het goed werkgeverschap wordt beschreven.

Maar als pendant daarop ook;

  • 7:660 BW, het instructierecht van de werkgever, waarin onder meer is vastgelegd, dat de werknemer zich moet houden aan voorschriften van de werkgever, die de goede orde in de onderneming bevorderen. Als die instructies tenminste binnen de grenzen van algemeen verbindende voorschriften of de inhoud van arbeidsovereenkomst blijven.

Deze bepalingen geven ook gelijk het arbeidsrechtelijke kader, voor de beoordeling door de rechter of de werkgever te ver is gegaan bij het monitoren van de werknemer.

Duidelijke en heldere instructies, goede informatie vooraf en arbeidsovereenkomsten en arbeidsreglementen die zijn opgesteld in lijn met de Europese en Nederlandse privacy regelgeving helpen ondernemingen en uiteraard ook de medewerkers in deze verwarrende tijden te begrijpen wat er geldt bij het monitoren van wat er vanuit het huis van de medewerker tijdens werktijd gebeurt.

Medezeggenschapsrechtelijk kader

Waar het hier gaat om voor de hele onderneming belangrijke zaken die de veiligheid van de onderneming, maar ook van de individuele medewerker raken, is daar natuurlijk in voorzien in de Wet op de ondernemingsraden.

Als het gaat om de invoering van belangrijke technologische voorzieningen om te kunnen monitoren is er een adviesrecht van de ondernemingsraad, geregeld in artikel 25 lid 1 onder k. Dat betekent dat de OR tevoren, op grond van de wet, met de ondernemer heeft moeten kunnen meekijken naar nut, noodzaak en proportionaliteit voordat de ondernemer technologische voorzieningen treft om medewerkers te kunnen monitoren.

En verdergaand heeft de OR een instemmingsrecht bij elk besluit van de ondernemer tot vaststelling, wijziging of intrekking van een regeling over de waarneming of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen. Denk aan camera’s of tijdsregistratiesystemen e.d.

Het is in het belang van de ondernemer om deze wettelijke bepalingen goed te volgen, omdat hij uiteraard sterker staat in een geschil over privacy als de Ondernemingsraad, als vertegenwoordiger van de medewerkers toestemming geeft voor de invoering van verdergaande controle systemen. Zeker als de OR zich daarbij van deskundig advies heeft voorzien.

Corona en privacy

Al eerder schreven wij, dat volgens de Autoriteit Persoonsgegevens de mogelijkheden voor een werkgever uiterst beperkt zijn om gegevens met betrekking tot corona en werknemers intern te registreren. Dit is een opstelling die veel werkgevers onwenselijk vinden. Zie daarvoor ook onze eerdere blogs:

De Autoriteit Persoonsgegevens kiest in dit opzicht een strengere lijn dan de European Data Protection Board (EDPB), die meer ruimte biedt om in dit soort bijzondere omstandigheden als een pandemie het algemeen belang of vitale belangen van onderneming en medewerkers voorop te stellen.

Nieuwe regelgeving is noodzakelijk om ook in Nederland meer ruimte te geven aan de gerechtvaardigde belangen van ondernemers om sommige gegevens van medewerkers in het belang van de veiligheid van de onderneming en haar werknemers te verwerken.

Die wetgeving wordt na een evaluatie van de AVG in 2019 op dit moment in ieder geval voorbereid waar het gaat om de noodzaak van alcohol- en drugstesten op de werkvloer bij bepaald soort werk. Ook wordt de mogelijkheid onderzocht om een wettelijke basis te verlenen om biometrische gegevens te verwerken bij het identificeren van medewerkers voor toegang tot bijvoorbeeld te beschermen plaatsen, gebouwen of informatiesystemen.

Zo ver is het nog niet. Van die wetsvoorstellen houden wij u graag op de hoogte. U zult het nu nog moeten doen met een evenwichtig gebouw van arbeidsovereenkomsten, reglementen en instructies en zorgvuldige medezeggenschapsprocedures, die uw medewerkers goed informeren over wat zij op het gebied van privacy kunnen verwachten.

Heeft u vragen over privacy op de werkvloer? Wij informeren wij u graag!

Ernst van Win, advocaat/partner/mediator


Blogserie ‘De juridische gevolgen van het coronavirus’

Wilt u meer informatie over de juridische gevolgen van het coronavirus? Onze specialisten volgen de ontwikkelingen op de voet en houden u via kennisblogs steeds op de hoogte. Alle relevante informatie op het gebied van Arbeidsrecht, Medezeggenschapsrecht, Ondernemingsrecht, vastgoed en bestuursrecht en IT, IE & Privacy leest u in onze uitgebreide blogserie ‘De juridische gevolgen van het coronavirus’. Bij nieuwe ontwikkelingen wordt deze uiteraard steeds direct aangevuld. Voor een overzicht van alle blogs in deze blogserie, klik hier.

Juridische Corona Helpdesk

De gevolgen van het coronavirus (COVID-19) zijn immens. De maatschappelijke impact is nog niet te overzien. Wat betekent dat voor uw onderneming of organisatie? Met het oog op al uw vragen en vanuit een integrale aanpak vanuit al onze teams opent De Clercq een Juridische Corona Helpdesk. Onze specialisten zijn per direct 24/7 bereikbaar voor al uw vragen. Chat live of ontvang een kort advies per mail. Meer info? Klik hier!

Ook interessant?