Advocaten en notariaat in Leiden en Den Haag
Menu
Overzicht Delen
Arbeid, Medezeggenschap & Pensioen

Personele gevolgen bij reorganisaties, ook belangrijk voor de OR!

Renée Huijsmans

13 juli 2021 - 4 minuten leestijd

Hoewel de redenen voor een regorganisatie of herstructurering divers zijn, leiden deze in veel gevallen tot personele gevolgen. Gedwongen ontslagen zijn daarbij zonder meer het meest verstrekkend. In het reorganisatieplan, dat vaak als basis voor de adviesaanvraag dient, worden naast een toelichting op de business case de financiële, organisatorische en personele gevolgen van de reorganisatie nader toegelicht. Om goed te kunnen adviseren moet de OR kunnen toetsen of de voorgenomen reorganisatie/herstructurering doelmatig is. Dat betekent onder meer dat de OR moet kunnen beoordelen of er niet te diep in het personeelsbestand wordt gesneden, of de juiste mensen voor ontslag worden voorgedragen en of dit op een zorgvuldige wijze gebeurt. In deze blog leggen wij kort het arbeidsrechtelijk toetsingskader bij het verval van arbeidsplaatsen uit. In een volgend blog gaan wij in op de rol van de OR bij het sociaal plan.

Als er activiteiten en daardoor functies en arbeidsplaatsen verdwijnen, leidt dit veelal tot boventalligheid. Wanneer mag iemand worden ontslagen?

Als er sprake is van bedrijfseconomische omstandigheden die het vervallen van arbeidsplaatsen noodzakelijk maken, kan de werkgever een ontslagvergunning bij UWV aanvragen. UWV verleent die vergunning alleen als de werkgever aannemelijk maakt dat er sprake is van een ‘redelijke grond’. Concreet betekent dit dat de werkgever aannemelijk moet maken dat:

  1. er structureel (dat wil zeggen: bezien over een periode van ten minste 26 weken) arbeidsplaatsen vervallen door (volledige) bedrijfsbeëindiging of door maatregelen die om bedrijfseconomische redenen nodig zijn voor een doelmatige bedrijfsvoering;
  2. de juiste volgorde voor ontslag is toegepast (afspiegelingsbeginsel);
  3. er geen mogelijkheden zijn om de werknemer(s) binnen een redelijke termijn (al dan niet met scholing) te herplaatsen in een andere passende functie binnen de onderneming of groep.

Hieronder een paar belangrijke begrippen:

Als de werkgever vanwege bedrijfseconomische redenen een werknemer of meerdere werknemers moet ontslaan, mag hij niet zelf bepalen wie hij wil ontslaan maar moet hij conform de regels van UWV de ontslagvolgorde bepalen en afspiegelen.

Ontslagvolgorde

Bij ontslag om bedrijfseconomische redenen moet de werkgever eerst ingehuurd personeel zoals gedetacheerden, uitzendkrachten, zzp’ers en ingeleende werknemers ontslaan. Vervolgens moet de werkgever achtereenvolgens de AOW-gerechtigden, oproepkrachten, en werknemers die werken op een tijdelijke arbeidsovereenkomst die nog maximaal 26 weken duurt ontslaan.

Daarna worden volgens het afspiegelingsbeginsel de overige werknemers ontslagen.

Afspiegelingsbeginsel

Bij het afspiegelingsbeginsel worden werknemers met vergelijkbare (“uitwisselbare”) functies ingedeeld in vijf leeftijdsgroepen. Binnen elke leeftijdsgroep wordt bekeken wie het laatst is aangenomen. Deze werknemers moeten dan als eerste worden ontslagen. In een aantal gevallen mag van het afspiegelingsbeginsel worden afgeweken. Dat is bijvoorbeeld het geval als:

  • in de cao andere afspraken over het afspiegelingsbeginsel zijn gemaakt;
  • sprake is van een unieke functie;
  • sprake is van een onmisbare werknemer;
  • sprake is van een opzegverbod.

Uitwisselbare functies: afspiegelen

Uitwisselbare functies zijn functies die vergelijkbaar zijn qua inhoud, vereiste kennis, vaardigheden, competenties, tijdelijke of structurele aard van de functie, niveau en (gelijkwaardige) beloning. Hierbij zijn ook de omstandigheden waaronder deze functies worden verricht van belang.

Boventallig: herplaatsingsverplichting

De werkgever kan een arbeidsovereenkomst alleen opzeggen wegens bedrijfseconomische omstandigheden, als herplaatsing van de werknemer binnen een redelijke termijn (al dan niet met behulp van scholing), in een andere passende functie niet mogelijk is of niet in de rede ligt. Hierbij is sprake van een objectieve toets op basis van het functieprofiel. Anders dan bij een passende functie worden hier de vaardigheden van de individuele werknemer buiten beschouwing gelaten. Let op, dit is geen resultaatsverplichting maar een inspanningsverplichting. Het gaat er om wat in de gegeven omstandigheden in redelijkheid van de werkgever kan worden gevergd. Als de onderneming onderdeel uit maakt van een (internationale) groep, dan moeten ook passende herplaatsingsmogelijkheden binnen de groep bij de beoordeling worden betrokken.

Passende functie

Een functie is passend, als deze aansluit bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van de werknemer. De werkgever moet inzichtelijk maken en onderbouwen of een functie passend is, dan wel binnen een redelijke termijn (meestal de duur van de wettelijke opzegtermijn) passend te maken is.

Stoelendans: omgekeerd afspiegelen

Van een stoelendans is sprake als een functie vervalt maar delen hiervan terug komen in een nieuwe functie. In dat geval moet er omgekeerd worden afgespiegeld, waarbij de werknemer die volgens de ontslagselectie als laatste voor ontslag in aanmerking kwam de functie aangeboden krijgt. Dit geldt overigens niet voor werknemers die niet als ‘geschikt’ zijn aangemerkt maar als ‘geschikt te maken’ (door om- of bijscholing).

De rol van de OR

Hoewel dit specifieke HR-onderwerpen betreft, moet de OR hiervan wel enige kennis hebben om enerzijds de doelmatigheid van de reorganisatie te kunnen beoordelen en anderzijds te kunnen toetsen of dit proces wel eerlijk en transparant verloopt. Wij adviseren ondernemingsraden dan ook altijd hierbij goed door te vragen.

Om welke specifieke informatie kan de OR vragen?

  • Organogrammen van de oude en de beoogde nieuwe situatie;
  • ‘was-wordt-overzicht’, waarin alle wijzigingen en verschuivingen in aantallen, fte, aansturing, locatie of afdeling in één oogopslag zichtbaar zijn;
  • een geanonimiseerd overzicht van het personeelsbestand per afdeling van de onderneming, met in ieder geval daarop vermeld de functies en leeftijd van de medewerkers, alsmede hun datum van indiensttreding;
  • per afdeling de uitwerking en uitkomst van het afspiegelingsproces voor zover aan de orde;
  • per afdeling en per functie een toelichting op de noodzaak en doelmatigheid van het verval dan wel inkrimping van de betreffende werkzaamheden en arbeidsplaats, alsmede per wanneer die werkzaamheden komen te vervallen. Daarbij dient steeds te worden aangegeven hoe zich dit verhoudt tot de eventuele inzet van de flexibele schil;
  • functieomschrijvingen van nieuw te creëren functies en de functieomschrijvingen van de functies die door de nieuwe functies worden vervangen.

Onze ervaring is dat de bestuurder deze informatie niet altijd verstrekt, met als belangrijkste argument dat de OR deze informatie niet nodig zou hebben om te kunnen adviseren. Het is echter niet aan de bestuurder maar aan de OR om te bepalen welke informatie hij redelijkerwijs nodig heeft om zijn werk goed te kunnen doen. Als de bestuurder huiverig is om die informatie te verstrekken, omdat het om gevoelige vertrouwelijke informatie gaat, dan kan hij de OR extra geheimhouding in de zin van art. 20 WOR opleggen. Daarnaast is dergelijke informatie gewoon voorhanden voor de bestuurder. Als de bestuurder een ontslagvergunning voor deze medewerkers moet indienen bij UWV, moet hij de ontslagvolgorde en afspiegeling immers ook op orde hebben. Weigert de bestuurder dergelijke informatie te verstrekken, dan kan de OR aangeven dat hij zich hierdoor genoodzaakt ziet negatief te adviseren.

Op de OR rust bij een reorganisatie met gedwongen ontslagen een zware verantwoordelijkheid. Het is dan ook belangrijk dat de OR met voldoende kennis van zaken een dergelijk traject aanvliegt en weet hoe hij voorgaande begrippen moet duiden. Wij adviseren u daar graag bij.

Renée Huijsmans advocaat Arbeid, Medezeggenschap & Pensioen

Barbara van Dam-Keuken Paralegal Arbeid, Medezeggenschap & Pensioen

Ook interessant?