Effectieve medezeggenschap gaat uit van een gelijkwaardige relatie tussen de bestuurder en de ondernemingsraad (OR). Om inhoudelijk op hetzelfde niveau als de ondernemer mee te kunnen denken en praten is het belangrijk dat de OR al in een vroeg stadium wordt geïnformeerd over de plannen van de ondernemer. Het informatierecht en het recht op overleg zijn dan ook twee essentiële rechten van de OR. Rechten, die in recente uitspraken, denk hierbij aan de zogenaamde Uniface-uitspraak, van rechters flink versterkt zijn. Vaak krijgt de OR echter niet alle informatie die hij nodig heeft omdat deze “geheim” is. Bij gevoelige trajecten als reorganisaties en fusies is dat begrijpelijk maar hoever gaat die geheimhoudingsverplichting?
Geheimhouding en zorgplicht bestuurder
Het antwoord op die vraag is helder. De geheimhoudingsverplichting mag er niet toe leiden dat de OR zijn werk niet goed kan doen en in de richting van de communicatie met zijn achterban monddood wordt gemaakt. In de rechtspraak zijn een paar belangrijke uitgangspunten ten aanzien van een goed verloop van een medezeggenschapstraject geformuleerd. Allereerst geldt dat op de bestuurder de zorgplicht rust om het medezeggenschapstraject te bewaken. Dit betekent in de praktijk dat het vooral aan de bestuurder is om een heldere en adequate communicatie na te streven en de OR effectief en zo volledig mogelijk te informeren over (de achtergronden en de gevolgen van) het voorgenomen besluit. Het is daarbij echter niet aan de bestuurder maar aan de OR om te bepalen welke informatie hij nodig heeft om een verantwoord advies te kunnen geven. De ondernemer mag zich dan ook niet achter de geheimhouding verschuilen om gevoelige informatie niet aan de ondernemingsraad te verstrekken. Doet hij dat toch, dan kunnen de gevolgen groot zijn. Als de OR, ook na daarom te hebben verzocht, niet de informatie ontvangt die hij nodig heeft om goed te kunnen adviseren, kan dit er in een eventuele procedure bij de Ondernemingskamer toe leiden dat de rechter oordeelt dat de ondernemer bij afweging van de betrokken belangen niet in redelijkheid tot zijn besluit heeft kunnen komen. De uiterste consequentie van dit oordeel is vergaand en kan ertoe leiden dat de ondernemer het besluit moet intrekken en de gevolgen daarvan ongedaan moet maken. Reden genoeg dus om het recht op overleg (art. 23 en 24 WOR) en het informatierecht (art. 31 WOR) serieus te nemen. De eerder genoemde Uniface-uitspraak is in dit verband veelzeggend.
Recht op informatie en de plicht tot geheimhouding gaan hand in hand
Ook de OR moet zich er goed van bewust zijn van dat het recht op informatie en de plicht tot geheimhouding hand in hand gaan. Het OR-lidmaatschap is een verantwoordelijke taak en dat brengt met zich mee dat de OR-leden zich er goed van bewust moeten zijn dat niet alle informatie die zij in de hoedanigheid van hun OR-lidmaatschap ontvangen zonder meer met derden kan worden gedeeld. Veel werknemers, dus ook OR-leden, hebben al een arbeidsovereenkomst getekend waarin een geheimhoudingsbeding met een eventueel daaraan verbonden boetebeding is verbonden. Daarnaast is er een algemene geheimhoudingsplicht opgenomen in artikel 20 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Uitgangspunt daarbij is dat OR-leden verplicht zijn tot geheimhouding van alle zaken- en bedrijfsgeheimen die zij in hun hoedanigheid vernemen en waarvan de inhoud van dien aard is dat het vertrouwelijk karakter daarvan redelijkerwijs duidelijk had moeten zijn. Omdat wel begrijpelijk is dat moet worden voorkomen dat gevoelige informatie voortijdig uitlekt kan de ondernemer een extra geheimhoudingsplicht opleggen aan de OR. In de praktijk zien wij regelmatig dat deze extra geheimhouding standaard bij adviestrajecten wordt opgelegd door bijvoorbeeld simpelweg op de adviesaanvraag het algemene stempel “geheim” te drukken. Dat is echter niet de bedoeling. De extra geheimhouding is maatwerk.
Maak afspraken!
Het is dus verstandig dat bestuurder en OR goede afspraken maken over het onderling delen van informatie en de communicatie richting de achterban. In de praktijk zien wij wel dat vertrouwelijke stukken alleen mogen worden ingezien, eventueel door de adviseur van de OR. De ondernemer kan er ook voor kiezen het DB van de OR vertrouwelijk te informeren. Om te voorkomen dat OR-leden zich voelen “uitgespeeld” moeten er goede afspraken te worden gemaakt over hoe met die geheimhouding moet worden omgegaan.
Los van het feit dat de OR op enigerlei wijze met zijn achterban moet kunnen overleggen, kan schending van de geheimhoudingsplicht door OR-leden forse consequenties hebben, zoals een ontslag op staande voet of ontbinding van de arbeidsovereenkomst op grond van een dringende reden. Een dergelijke vergaande geheimhoudingsplicht mag dan ook niet lichtvaardig worden opgelegd. De ondernemer moet daarbij steeds een goede belangenafweging maken tussen het belang van de onderneming en effectieve medezeggenschap en vervolgens concreet aangeven:
- ten aanzien van welke informatie de geheimhouding geldt;
- de duur van de geheimhouding;
- reikwijdte van de geheimhouding;
- en de voorwaarden waaronder de geheimhoudingsverplichting (gedeeltelijk) kan worden opgeheven.
Ten slotte geldt dat de algemene geheimhoudingsplicht niet vervalt als het OR-lidmaatschap is geëindigd. Ook van een (ex-) OR-lid mag dus worden verwacht dat hij het belang van de geheimhouding inziet (OK 8 oktober 2013, ECLI:NL:GHAMS:2013:3274).
Effectieve medezeggenschap ontstaat pas bij goede afspraken over de informatievoorziening en de daarbij behorende vertrouwelijkheid. Omdat schending van de overleg- en informatieverplichting enerzijds grote gevolgen kan hebben voor de ondernemer en anderzijds schending van de geheimhouding ernstige gevolgen kan hebben voor de OR-leden adviseren wij om misverstanden te voorkomen hierover al in een vroeg stadium afspraken te maken over de geheimhouding. Wij helpen u daar graag bij!
Vragen?
Barbara van Dam-Keuken paralegal Arbeid, Medezeggenschap en Ernst van Win, Arbeid, Medezeggenschap