Advocaten en notariaat in Leiden en Den Haag
Menu
Vastgoed, Overheid & Notariaat

Ketensamenwerking: remedie tegen faalkosten?

Frank Eradus

15 juli 2018 - 5 minuten leestijd

Faalkosten en vertragingen voorkomen, wie wil dat niet!

Jaarlijks gaan er vele tientallen miljoenen verloren bij de realisatie van infrastructuur- en bouwprojecten. Gemiddeld rond 10% van de omzet! Belangrijke oorzaken zijn de vaak gebrekkige communicatie en onvoldoende informatie. Dit leidt tot onduidelijkheden in functionele specificaties, kostbare ontwerpfouten of bouwfouten met vertraging en (onderlinge) faalkosten als gevolg. Opdrachtgevers en aannemers worden zich steeds meer bewust van het belang van goede samenwerking. Ketensamenwerking lijkt het nieuwe motto.

In het Preadvies van de Vereniging voor Bouwrecht 2013 wordt een definitie gegeven:

“Ketensamenwerking is de (idealiter: projectoverstijgende) samenwerking tussen partners, betrokken bij het bouwproces, met als doel de prestatie van de gehele keten te optimaliseren.”

Kern van de ketensamenwerking is dat (potentiële) partners bij projecten voor langere duur afspraken met elkaar maken ter bevordering van het optimaal realiseren van hun projecten vanuit een projectoverstijgend perspectief. Vertrouwen in elkaars samenwerking is de basis.

Samenwerken het nieuwe motto

Ketensamenwerking is een vorm van samenwerken. Daarvoor is een contract weliswaar niet strikt noodzakelijk, maar het is goed om een juridisch kader te hebben waarin de doelstellingen en uitwerking van de samenwerking duidelijk en leesbaar zijn vastgelegd. Zeker waar het betreft complexere, multidisciplinaire projecten waarbij meerdere partners betrokken zijn is dat belangrijk. Denk daarbij aan de realisatie van opeenvolgende grootschalige infrastructuur-projecten.

Bird’s eye view

Vanuit een planoverstijgende positie dragen de partners op deze wijze bij aan het vormen van de juiste condities en afspraken voor de optimale realisatie van projecten op basis van gelijkwaardigheid, met inachtneming van de individuele en gezamenlijke belangen.

Men beoogt de doelstellingen van de ketensamenwerking vooral te bereiken door maximale transparantie en het verbeteren van het bouwproces. Goede communicatie, het uitwisselen van informatie, voldoende vertrouwen en een openhartige, flexibele houding zijn de sleutelwoorden.

Meerwaarde  

Dit alles moet leiden tot het creëren van meerwaarde in vergelijking tot de meer klassieke wijze van werken. De klassieke ‘verticale kolom’ van bouwcontracten is nu eenmaal niet op samenwerking gericht. Iedere partij in zo’n contractomgeving tracht immers zijn verantwoordelijkheid juist zoveel mogelijk te beperken. Bemoeienis met een andere partner leidt immers al snel tot het “aantrekken” van aansprakelijkheid. Dat belemmert een gezonde incentive tot samenwerken. Ketensamenwerking is daar juist op gericht.

Klassiek of modern?

Bij de voorbereiding en realisatie van bouwprojecten zien we in de huidige praktijk zowel toepassing van traditionele- als toepassing van geïntegreerde (design&build)contractmodellen, zoals DB, DC, DBFM(O), EPC(m) en vergelijkbare varianten. Vaak komen beide typen in de hiërarchie voor, maar het ontbreken van een projectoverkoepelende samenwerking en goede communicatie leidt bij veel projecten tot onnodige problemen en extra kosten.

De keuze voor een traditioneel bouwcontractmodel (ontwerp en uitvoering gescheiden, zoals UAV, AVA of Design-bid-Build, etc.) of een geïntegreerd bouwcontractmodel (ontwerp en uitvoering in één hand, zoals UAV-GC 2005, DB(M), DC, EPC, etc.), wordt doorgaans bepaald door de mate waarin de opdrachtgever invloed wil behouden op ontwerp en realisatie van het project. Daarmee is voor een belangrijk deel ook bepaald welke risico’s bij de opdrachtgever thuis horen en welke niet.

De rode draad van de klassieke hiërarchische projectmodellen is het zoveel mogelijk beperken van de eigen verantwoordelijkheid en daaraan inherente risico’s. Hoewel men bij het werken met geïntegreerde contracten al meer geneigd is tot samenwerken, een doel is dat nog allerminst.

A&P

Inmiddels worden, ook in Nederland, de op Anglo-Amerikaanse leest geschoeide contractenmodellen gebruikt die primair gericht zijn op samenwerking: alliance- of partneringcontracten. Een belangrijk kenmerk van alliantiecontracten is het (ver)delen van risico’s en inherente pain&gain op basis van tevoren afgesproken benchmarksuitgedrukt in geld en tijd. Bij partnering ligt de nadruk meer op het gezamenlijk optimaliseren van een project, bijvoorbeeld op basis van overeengekomen key performance indicators (KPI’s).

In de kern komt dit soort contracten er op neer dat de partners, inclusief de opdrachtgever, er (financieel) belang bij hebben om het project binnen budget en gestelde planning op het gewenste kwaliteitsniveau te realiseren. Daardoor hebben partners geen belang bij ‘meerwerk’ of kostenverhogende factoren, zoals vertraging. Iedereen is er immers bij gebaat dat er aan het eind van de rit zoveel mogelijk in de pot zit om te verdelen. Eigenlijk heel simpel.

Inmiddels zijn diverse grootschalige infrastructurele projecten met succes op basis van allianties gerealiseerd (bijv. de Waardse alliantie, toegepast voor een deel van de Betuweroute of Alliantie SAAL van ProRail voor het traject Schiphol-Amsterdam- Almere-Lelystad, etc.). De kern van dergelijke succesvol gerealiseerde projecten spruit voort uit een goed geregelde samenwerking, inclusief een heldere keten van op elkaar afgestemde contracten verstevigd met een gezonde prikkel om optimaal te (blijven) presteren door slimme KPI’s en bonusmalus regelingen.

Modellen 

Jurist Bettina Hertstein van de Netwerkgroep Contracteren KetenSamenWerking heeft de wensen voor leesbare niet ‘dichtgetimmerde’ contracten omgezet in twee sets modellen voor Intentieovereenkomsten en Samenwerkingsovereenkomsten. Deze contractmodellen Ketensamenwerking zijn gratis te downloaden op https://www.bouwrechtbedrijf.nl/publicaties/

Met deze modellen wordt beoogd om project overstijgende ketensamenwerking juridisch en dynamisch vorm te geven. Naar behoefte kunnen de overeenkomsten gaandeweg de samenwerking worden aangepast aan gewijzigde omstandigheden en laten de modellen tevens ruimte voor toetreding van nieuwe partners.

Voornaamste doel van deze set van modellen voor Intentie- en Samenwerkingsovereenkomsten is het voorkomen van faalkosten en vertragingen alsmede de bevordering van duurzaamheid.

Er is naast de specifiek op samenwerking gerichte bepalingen, onder meer betreffende transparantie, communicatie, informatie e.d., ook al gedacht aan Key Perfomance Indicators (KPI’s) en er is een geschillenregeling.

Verticale horizon? 

Hoe een en ander precies voor de onderlinge contractspartijen uitwerkt en op welk niveau zal moeten blijken en behoeft wellicht verdere ontwikkeling en aanpassing. Ik geef een voorbeeld. Op basis van welk contract wordt een eventueel geschil in de uitvoering tussen ketenpartners beslecht?

Hoe verhoudt de Samenwerkingsovereenkomst, waarin partners enerzijds in een ‘horizontale’ verhouding tot elkaar staan, zich ten opzichte van de ondergeschikte( ?) ‘verticale kolom’ van (bouw)contracten?

Wie, wat en hoe?  

Wie bepaalt? Welke geschillenregeling prevaleert? Die van de Samenwerkingsovereenkomst of juist die van het onderliggende contract? Hoe zit het met de KPI’s, bijvoorbeeld in het geval een partner daaraan niet kan voldoen door fouten in een ontwerp waartegen misschien wel had moeten gewaarschuwd? Ik zie de juristen onder u al wat fronsen. Maar in dergelijke vragen ligt juist het belang van de Samenwerkingsovereenkomst besloten: het verbinden van alle projectcontracten tot één keten in gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Daarbij rijst de vraag hoe deze, wat ik maar even noem de ‘verticale horizon’, door de Ketensamenwerking moet worden beheerst. Immers, wat voor de ene partner een succes is, kan voor de ander slecht uitpakken. Wat gebeurt er in zo’n situatie binnen de Ketensamenwerking? Wie springt er voor de onderliggende partner in de bres? Welk risico brengt dat met zich mee en voor wie? Dat wordt al snel in gewikkeld. En voor je het goed en wel beseft, is de samenwerking in gevaar. Op zoek dus naar de zwakke schakels!

Mitsen en maren?  

Ja, die zijn er zeker. Het is inderdaad nog maar de vraag of de Ketensamenwerking kans van slagen heeft. Maar met de nodige ontwikkelingen en slimme aanpassingen, zeg ik ja!

In elk geval is daarbij een naadloos op elkaar aansluitende dynamische en flexibele keten van (ondergeschikte?) contracten nodig. Inclusief een glasheldere, projectoverkoepelende geschillenregeling, die alle partners bindt. Het liefst met van te voren bepaalde ratio’s, mochten meerwerk of extra kosten toch onvermijdelijk zijn, bijvoorbeeld als gevolg van gewijzigde wet- en regelgeving.

Op een dergelijke basis zal ook een goed doordachte ‘pain & gain’-regeling met heldere KPI’s, kunnen bijdragen aan optimale samenwerking. Bij de verdere ontwikkeling kunnen ervaringen met allianties en partnering wellicht behulpzaam zijn.

Kortom

Ketensamenwerking is een verstandig streven. Het verdient alle kans en ondersteuning om de torenhoge faalkosten bij en onnodige vertragingen van projecten tot het minimum te beperken. Dat wil iedereen!

Het zal u niet zijn ontgaan: ik ben kritisch, maar optimistisch. Met wat durf en gezond verstand lossen goede partners met hulp van constructieve juristen de ‘mitsen en maren’ onderling vast en zeker op. Met respect voor elkaar. Dat spreekt.

Bent u betrokken bij grootschalige infrastructuur of de ontwikkeling van vastgoedprojecten en wilt u over de samenwerking met uw partners goede afspraken maken, neem dan gerust contact op met Frank Eradus, advocaat Vastgoed, Overheid & Notariaat.

Blijf op de hoogte

Ontvang de laatste updates en de beste tips in je inbox

Ook interessant?