Acceptatietesten
Veel IT-diensten en producten vragen om complexe implementaties. Het is niet altijd eenvoudig voor een aanbestedende dienst te beoordelen of een leverancier kan waarmaken wat deze aanbiedt in zijn inschrijving. Uiteraard kom je daar als aanbestedende dienst graag zo snel mogelijk achter. Er zijn verschillende manieren waarop een aanbestedende dienst dat kan doen.
Zo kan er ook voor gekozen worden de overeenkomst aan te gaan onder de ontbindende voorwaarde van een geslaagde proof-of-work of proof-of-concept. Slaagt de contractant daarin niet, dan kan de overeenkomst worden ontbonden en kan alsnog de leverancier worden benaderd die als tweede is geëindigd. Wel is dan van belang dat laatstgenoemde inschrijver verplicht is zijn inschrijving gedurende afdoende tijd gestand te doen, bijvoorbeeld via het afsluiten van een wachtkamerovereenkomst.
Een alternatief is het inlassen van een acceptatietestfase tussen het moment van voorlopige gunning en de definitieve gunning. Tijdens zo’n acceptatietestfase kan de leverancier aan wie de opdracht voorlopig is gegund, aantonen dat deze de opdracht technisch kan implementeren. Deze constructie was in 2019 onderwerp van een uitspraak van de voorzieningenrechter van de Rechtbank Oost-Brabant (ECLI:NL:RBOBR:2019:2709).
De uitspraak
De opdracht in kwestie betrof de levering van multifunctionals (moderne, all-in-one printers) en aanverwante software aan onderwijsinstellingen. Na voorlopige gunning zou een acceptatietestfase volgen. Hierin moest de partij aan wie de opdracht voorlopig was gegund onder meer aantonen dat hij in staat was de apparaten te koppelen aan de bestaande betaalsystemen van de onderwijsinstellingen. De acceptatietest moest volgens de planning binnen 15 dagen na voorlopige gunning zijn afgerond.
De winnende inschrijver, Konica Minolta, slaagde uiteindelijk voor deze test, maar deed dit niet binnen de genoemde 15 dagen. Canon, als tweede geëindigd, meende daarom dat Konica Minolta niet langer voor gunning in aanmerking kon komen en dat de opdracht voorlopig aan haar gegund moest worden.
De rechter ging niet mee in het betoog van Canon. Daarbij speelde enerzijds een rol dat de vertraging niet aan Konica Minolta was te wijten, maar aan de beschikbaarheid van de software waarmee de koppeling tot stand moest worden gebracht. Deze was namelijk later beschikbaar dan gepland. Anderzijds – en belangrijker voor de praktijk – is dat de rechter de aanbestedende dienst een betrekkelijk grote mate van vrijheid lijkt te geven bij de uitvoering en inrichting van de acceptatietestfase. De relevante overwegingen luiden als volgt:
Vast staat dat de opdracht op 10 oktober 2018 voorlopig is gegund aan Konica Minolta. Na de voorlopige gunning is de concurrentie tussen de verschillende inschrijvers in beginsel uitgespeeld. […] Uit niets blijkt dat met de acceptatietest wordt beoogd verder te gaan dan het bieden van bescherming aan de Stichtingen. Nergens staat dat aan een niet (volledig) succesvolle acceptatietest het gevolg van uitsluiting van de aanbesteding is verbonden. […] In zoverre moet de acceptatietest worden onderscheiden van de verificatie van het voldoen door de winnende inschrijver aan de geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden. […] Het staat de Stichtingen vrij om met inachtneming van hetgeen daarover in de aanbestedingsdocumenten is bepaald de acceptatietest volgens hun eigen wensen in te richten.
In het geval een aanbestedende dienst dus een acceptatietestfase tussen voorgenomen gunning en definitieve gunning wil organiseren, dan heeft hij in beginsel een vrij grote mate van vrijheid bij de vormgeving en uitvoering daarvan. Die vrijheid wordt evenwel begrensd door de tekst van de aanbestedingsdocumenten. Als daarin nadrukkelijk bepaalde procedureregels zijn opgenomen, dan moet de aanbestedende dienst daar uiteraard wel naar handelen.
Vragen?
Door Jeroen van Helden en Menno de Wijs,
Heeft u vragen over deze blog, neemt u dan contact op met Menno de Wijs.
Deze blog maakt deel uit van een serie. Deel 1 (klik), deel 2 (klik) en deel 3 (klik) werden eerder gepubliceerd.