Het aanbestedingsdocument bevatte ook een toelichting, inhoudende dat het bewijs van inschrijving in het handelsregister er ook toe diende om te kunnen controleren of de inschrijving rechtsgeldig was ondertekend. Maar wat als uit de inschrijving van de KvK de bevoegdheid van de ondertekenaar niet blijkt? Denk aan het geval dat de ondertekenaar slechts bevoegd is tot een beperkt bedrag. In de toelichting was voor die situatie niet bepaald dat de bevoegdheid van de ondertekenaar dan op een andere wijze diende te worden aangetoond.
Mag de aanbestedende dienst dan de inschrijving ter zijde leggen? Uit de KvK blijkt immers dat de ondertekenaar niet (of beperkt) bevoegd is. De inschrijver meende van niet, want deze stelde te beschikken over een (niet bij de KvK) geregistreerde volmacht waaruit haar bevoegdheid voor het ondertekenen van aanbestedingsstukken bleek. De gemeente meende dat de inschrijver deze volmacht dan had moeten meezenden met haar inschrijving.
Had de inschrijver uit eigener beweging deze volmacht moeten meezenden? Het Hof oordeelde dat in de aanbestedingsstukken deze eis niet duidelijk, precies en ondubbelzinnig was geformuleerd. Van een behoorlijk geïnformeerde en normaal oplettende inschrijver kan niet worden verwacht dat uit eigener beweging andere bewijsstukken worden overgelegd. Door slechts een uittreksel van de KvK in de aanbestedingsstukken te vragen maar impliciet toch nader bewijs te verlangen, handelde de aanbestedende dienst in strijd met het transparantiebeginsel.
Heeft u vragen over deze casus, neemt u dan contact op met Menno de wijs & Per van der Kooi, Advocaat Vastgoed.