Advocaten en notariaat in Leiden en Den Haag
Menu
Overzicht Delen
Arbeid, Medezeggenschap & Pensioen

In 7 stappen naar een kansrijk dossier: de disfunctionerende werknemer

Renée Huijsmans

26 januari 2021 - 5 minuten leestijd

Slechts 20% van alle disfunctioneringsdossiers haalt kansrijk de eindstreep als het aankomt op een ontbindingsverzoek bij de kantonrechter. Ook als u niet van plan bent voor de kantonrechter te verschijnen versterkt een goed opgebouwd dossier uw onderhandelingspositie. Wat kunt u doen om te komen tot een kansrijk dossier? Wij begeleiden u in 7 stappen naar een kansrijk dossier in geval van een disfunctionerende werknemer.

Stap 1 Gesprek over functioneren

Als het goed is komt een, tussentijds, gesprek over het functioneren van uw werknemer niet geheel uit de lucht vallen. Wanneer u niet tevreden bent over het functioneren, zal uw werknemer hier vaak al van op de hoogte zijn. Het voeren van een gesprek over het functioneren van uw werknemer vormt in ieder geval de aanleiding tot het opstellen van een verbeterplan om tot verbetering van het functioneren van uw werknemer te komen.

Tip 1: Waak er voor niet te laat te starten met het voeren van gesprekken over het functioneren van uw werknemer. U zult niet de eerste werkgever zijn, bij wie ‘de emmer al is overgelopen’ voordat u een daadwerkelijk eerste gesprek met uw werknemer hierover voert.

Tip 2: Wanneer u wel gesprekken gevoerd heeft met uw werknemer, maar hierover niets op schrift heeft vastgelegd (per e-mail of in een gespreksverslag), benut u dit gesprek en het bijbehorende verslag dan ook om de voorgeschiedenis van het functioneren van uw werknemer aan het papier toe te vertrouwen. Zo is uw dossier, ware het wat laat, in ieder geval gedocumenteerd.

Stap 2 Het opstellen van een verbeterplan

Iedere werknemer die niet functioneert moet – op grond van de wet – door zijn werkgever in voldoende mate in de gelegenheid gesteld zijn diens functioneren te verbeteren. Vaak vindt dit plaats aan de hand van een verbetertraject. Dit verbetertraject start met het opstellen van een verbeterplan. Voornaamste is dat u daarbij het disfunctioneren van de werknemer concreet maakt. Benoem, aan de hand van praktijkvoorbeelden, waar het aan schort richting uw werknemer. Vermeldt daarbij ook wat u concreet van uw werknemer verlangt. Een aantal andere essentiële elementen van een gedegen verbeterplan vormen:

  • De duur van het traject. De duur van het verbetertraject hangt af van verschillende aspecten, waaronder de duur van het dienstverband, de functie van de werknemer, de aanloop naar het verbetertraject etc. Een periode van 6 maanden zal in veel gevallen in orde zijn, maar er zijn ook voorbeelden waarbij een periode van 3 maanden al voldoende was om het disfunctioneren van een werknemer aan te tonen of waarbij een periode van 6 maanden te kort was.
  • De consequenties wanneer het een werknemer wel/niet lukt tot verbetering van diens functioneren te komen (bijvoorbeeld herplaatsing, demotie of als dit niet mogelijk is beëindiging van het dienstverband).
  • De (hulp)middelen die vanuit de zijde van de werkgever geboden worden om te komen tot verbetering van het functioneren. En de wens tot (hulp)middelen vanuit de zijde van de werknemer.
  • De evaluatiemomenten, met wie deze plaatsvinden en met welke frequentie.

Tip 3: Bespreek de duur en inhoud van het verbetertraject op voorhand met uw juridisch adviseur.

Stap 3 Begeleiding werknemer gedurende het verbetertraject

Wat een werknemer nodig heeft om tot verbetering van zijn functioneren te komen is casuïstisch. Overleg dan ook met uw werknemer wat hij denkt nodig te hebben. Denk hierbij aan interne begeleiding (vanuit HR of een direct leidinggevende), externe begeleiding (door een coach of bedrijfsmaatschappelijk werker), scholing of vaardigheidstraining. De wet schrijft voor dat de ongeschiktheid van de werknemer voor zijn functie niet het gevolg mag zijn van onvoldoende zorg van de werkgever voor scholing of voor de arbeidsomstandigheden van de werknemer.

Tip 4: Maak inzichtelijk wat u als werkgever gedaan heeft om het tij te keren.

Stap 4 Tussentijds evalueren verbetertraject en bijsturen waar nodig

Het is niet de bedoeling dat uw werknemer aan zijn lot wordt overgelaten bij het doorlopen van een verbetertraject. Om de kans van slagen van dit traject te vergroten wordt ook vanuit de zijde van de werkgever de nodige inspanning verwacht. Plan daarom in ieder geval iedere 6 weken een evaluatiemoment in met uw werknemer. Wanneer u merkt dat dit onvoldoende is of als tussentijds blijkt dat vaker bijsturen noodzakelijk is, kunt u de frequentie van de gesprekken met uw werknemer vergroten. Bespreek tijdens de evaluatiemomenten of de werknemer op de goede weg is of niet en waarom dit het geval is. De conclusie bij het eindgesprek van het verbetertraject mag voor uw werknemer niet als een verrassing komen, maar moet in de lijn der verwachting liggen.

Tip 5: Draag er zorg voor dat er vanuit de zijde van de werkgever altijd 2 personen (bijvoorbeeld HR en de direct leidinggevende) bij de tussentijdse of evaluatiegesprekken aanwezig zijn. Zo voorkomt u zoveel als mogelijk dat u, achteraf, in een welles-nietes-discussie belandt over hetgeen besproken is.

Tip 6: Ben kritisch naar uzelf. Als blijkt dat een bepaalde aanpak niet werkt, noodzaakt dit wellicht tot een andere aanpak. Betrek uw werknemer bij het bespreken hiervan.

Stap 5 Documenteren van het verbetertraject

Een noodzakelijk kwaad is het documenteren van alles wat u bespreekt met de werknemer gedurende het verbetertraject (verbeterplan, evaluaties en andere tussentijdse overleggen). Ook als u tussentijds gesprekken met de werknemer voert, is het zinvol een korte samenvatting hiervan per e-mail aan de werknemer te bevestigen of te bespreken en vast te leggen tijdens het eerstvolgende evaluatiegesprek.

Tip 7: Noteer voor uzelf de datum van het gesprek en de inhoud hiervan, zodat u hier gericht aan kunt refereren tijdens een evaluatiegesprek. Maak daarbij voor de werknemer inzichtelijk wat er is voorgevallen en wat u in het vervolg verwacht vanuit de zijde van de werknemer. Benoem waarom dit voor u of voor uw organisatie van belang is wanneer dit niet ‘voor zich’ spreekt, zodat dit ook voor buitenstaanders helder is wanneer zij een evaluatieverslag lezen.

Stap 6 Eindgesprek verbetertraject

Sluit het verbetertraject af met een eindgesprek, waaruit een heldere conclusie volgt. Ofwel het functioneren van de werknemer is voldoende verbeterd en de werknemer ontvangt een positief eindgesprek. Ofwel het functioneren van de werknemer is onvoldoende verbeterd en u bespreekt als werkgever opnieuw de consequenties hiervan (herplaatsing, demotie of beëindiging van het dienstverband) met uw werknemer.

Stap 7 Onderzoeken van herplaatsingsmogelijkheden, voordat u toekomt aan de beëindiging dienstverband

De wet verplicht een werkgever onderzoek te doen naar herplaatsingsmogelijkheden, voordat een werkgever toekomt aan het eenzijdig kunnen beëindigen van het dienstverband van de werknemer.

‘De werkgever kan de arbeidsovereenkomst opzeggen indien daar een redelijke grond voor is en herplaatsing van de werknemer binnen een redelijke termijn, al dan niet met behulp van scholing, in een andere passende functie niet mogelijk is of niet in de rede ligt. Herplaatsing ligt in ieder geval niet in de rede indien er sprake is van verwijtbaar handelen of nalaten van de werknemer.’

Bespreek dan ook altijd de mogelijke opties tot herplaatsing van uw werknemer. Welke functies zijn of komen op korte termijn beschikbaar? Is het mogelijk de werknemer hiervoor geschikt te maken binnen de voor de werknemer geldende opzegtermijn?

Tot slot. Het doorlopen en documenteren van een verbetertraject met een werknemer is een intensief proces. Wanneer een werkgever voldoende inhoudelijke gesprekken met de betreffende werknemer heeft gevoerd, geïnvesteerd heeft in verbetering, een werknemer goed heeft begeleid en geïnvesteerd heeft in scholing van de werknemer, is het mogelijk om een werknemer (eventueel eenzijdig) in een andere functie te plaatsen (met bijbehorend lager salaris of een afbouw van salaris) of, afhankelijk van de omstandigheden van het geval, te ontslaan vanwege disfunctioneren. Daarbij is van belang dat de mogelijkheden van herplaatsing van de werknemer voldoende onderzocht zijn.

Heeft u vragen of ondersteuning nodig bij het doorlopen van een verbetertraject of vraagt u zich af of u op de goede weg bent, neemt u dan contact met ons op.

Renée Huijsmans, advocaat team Arbeid, Medezeggenschap & Pensioen

Ook interessant?