Hybride werken: hoe werkt dat?

Met als gevolg dat in veel branches sprake zal zijn/blijven van een combinatie van werken op locatie en thuis: het zogenoemde “hybride werken”. Dit is ook conform het meest recente advies van de overheid (d.d. 25 september) om thuis te werken als het kan en te werken op kantoor als dat nodig is. Over een passende verdeling tussen werk op locatie en thuis kunnen werkgevers en werknemers afspraken maken.

En dit zal ook nodig zijn. Zolang er samengewerkt moet worden, is onbegrensde flexibiliteit (plaatsonafhankelijk en/ of tijdonafhankelijk werken) immers niet mogelijk. Er zal ook met deze nieuwe werkvorm een balans gevonden moeten worden tussen de werkgeversbelangen (continuïteit onderneming) en de belangen van werknemers (werkgeluk). En om deze juiste balans te vinden en dit in goede banen te leiden is onder andere nieuw/aangepast beleid nodig, met richtlijnen/kaders voor hybride werken. En aan de basis hiervan zal het doel moeten liggen dat met hybride werken moet worden bereikt. En dit zal per organisatie verschillen.

Hierbij kunnen de volgende uitgangs-/aandachtspunten van pas komen.

SCP

In juli 2021 verscheen het rapport van het Sociaal Cultureel Planbureau (SCP) “Thuis of terug naar kantoor”. Het rapport van het SCP is gericht op een onderzoek naar het thuiswerken vóór en in coronatijd, met interessante conclusies over de plus- en minpunten van thuiswerken.

Autonomie

Een belangrijke conclusie van dit onderzoek is dat thuiswerken werknemers meer autonomie biedt.  Onder andere meer zeggenschap over werktijden is een belangrijk pluspunt voor werknemers van thuiswerken. Mede om die reden overweegt de overheid om het gedeeltelijk thuis/hybride werken te stimuleren.

Werk-privé balans

Thuiswerken verhoogt de productiviteit van werknemers, waarbij werknemers met zorgtaken hun werkweek kunnen vergroten als ze vanuit huis mogen werken.

Niet/minder thuiswerken

Daarnaast vragen de onderzoekers nadrukkelijk aandacht voor de groep werknemers (ca. 10%) voor wie thuiswerken geen optie is. Het SCP concludeert al met al dat er ook na corona meer thuis gewerkt gaat worden, maar dat er straks mogelijk toch minder wordt thuisgewerkt dan nu wordt gedacht.

Maatwerk

Een van de belangrijkste conclusies/aandachtspunten uit dit rapport is maatwerk en voldoende keuzemogelijkheden voor werknemers in verband met thuiswerken. Voor zover gedeeltelijk thuiswerken  mogelijk – en toegestaan – is. Er bestaat immers bestaat nog steeds geen wettelijk recht op thuiswerken.

Hoewel op grond van het wetsvoorstel “Wet werken waar je wil” hiervan ook geen sprake zal zijn, zal een verzoek tot thuiswerken (dus een verzoek tot aanpassing van de arbeidsplaats) op grond van dit wetsvoorstel niet makkelijk door de werkgever kunnen worden afgewezen. Een verzoek tot thuiswerken zal, net zoals een verzoek tot  aanpassing van de werktijd of de arbeidsduur, alleen door de werkgever worden afgewezen als sprake is van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen.

Vooralsnog heeft een werknemer op grond van de (huidige) Wet Flexibel Werken alleen het recht om een aanvraag in te dienen om de werkplaats te wijzigen en dit verzoek hoeft de werkgever (slechts) in overweging nemen. De plaats bepaalt waar de overeengekomen werkzaamheden door de werknemer moet worden verricht valt onder het wettelijk instructierecht (art. 7:660 BW) van de werkgever en een werknemer is verplicht om aan deze instructie gehoor te geven.

De huidige wet voorziet dus al in het faciliteren van de dialoog tussen werkgever en werknemer, zodat daar geen wetswijziging voor nodig is. En terwijl de werkgever primair verantwoordelijk is voor het organiseren van de arbeid, is het op grond van dit wetsvoorstel de werknemer die in beginsel kan bepalen waar hij zijn werkzaamheden verricht.

In verband hiermee, en omdat de ontwikkelingen rondom het evenwicht tussen thuiswerken en het werken op een werklocatie nog volop in beweging zijn, heeft de Raad van State geadviseerd  om het wetsvoorstel pas in de Tweede Kamer te behandelen nadat de indieners het hebben aangepast.

Het uitgangspunt is dus vooralsnog dat de werkgever de werklocatie bepaalt, tenzij hierover andere afspraken worden gemaakt. Dit geldt ook voor de tijden waarop gewerkt wordt. Naast het feit dat thuiswerken voor een bepaalde autonomie en flexibiliteit zorgt qua werktijden, vervagen de grenzen tussen werk en privé makkelijker. Thuis worden vaak meer uren gemaakt en werknemers zijn meer uren beschikbaar voor hun werkgever. Op den duur kan dit tot  allerlei lichamelijke en psychische klachten leiden. Hoewel het wetsvoorstel voor een verplicht gesprek over onbereikbaarheid nog niet is aangenomen, hoeft hierop niet gewacht te worden om (rechtsgeldige) afspraken hierover te maken met werknemers en hieraan aandacht te besteden in arbobeleid (RI&E).

Om ervoor te zorgen dat hybride werken goed werkbaar is en blijft voor zowel werkgevers als werknemers, zullen duidelijke kaders moeten worden gecreëerd en afspraken moeten worden gemaakt.

Hierbij zijn onder andere de volgende aandachtspunten van belang in verband met hybride (plaats- en/of tijdonafhankelijk) werken.

• Werkoverleg
  Duidelijke instructies over de momenten van formeel en informeel werkoverleg, al dan niet fysiek en/of hybride. Contact, communicatie en verbinding tussen de medewerkers thuis en op de werkplek zijn essentieel. Naast betrokkenheid van werknemers bij de organisatie, is dit ook van belang ter voorkoming van (mentale) klachten, zoals psychosociale arbeidsbelasting, maar ook in het kader van voldoende mogelijkheden om van elkaar te (blijven) leren op de werkvloer. Juist bij hybride werken ligt op dit vlak een belangrijke taak voor leidinggevenden. En als sprake is van een wijziging van beleid betreffende werkoverleg, dan is dit instemmingsplichtig op grond van art. 27 WOR.
• Aanwezigheid en/of bereikbaarheid:
  Duidelijke instructies over de aanwezigheid van werknemers op locatie gedurende een werkweek, althans op welke tijdstippen werknemers op een werkdag in ieder geval bereikbaar moeten zijn. Zoals hierboven benoemd is meer zeggenschap over werktijden voor werknemers van groot belang, maar anderzijds moet dit ook in de bedrijfsvoering passen en moet het in het kader van samenwerken (overleg) ook praktisch werkbaar zijn. Het is daarom ook niet wenselijk als iedereen onbeperkt zijn eigen werktijden kan bepalen. Ook zal duidelijk moeten zijn welke flexibiliteit hierbij wordt verwacht van werknemers. Bijvoorbeeld of het de bedoeling is dat sprake is van vaste thuiswerkdagen per week (ook in verband met structurele aanpassing van zorgtaken door werknemers). Ook regelingen op dit gebied vallen onder art. 27 WOR.
• Verdeling van werkplekken.
  Goede verdeling van werkplekken, zeker als sprake is van beperkte beschikbaarheid van werkplekken. Daarbij moet sprake zijn van voldoende aandacht voor de mensen die echt niet thuis kunnen/willen werken;
• Sturen op resultaat
  Beoordeling van werknemers (meer) op grond van resultaten dan op aanwezigheid. Daarbij moet goed duidelijk zijn welke resultaten de werkgever verwacht en mogen werknemers die (meer) thuiswerken niet anders worden behandeld, bijvoorbeeld in verband met promotiemogelijkheden;
• Thuiswerken en duurzame inzetbaarheid
  Integreer het thuiswerkbeleid in een beleid gericht op duurzame inzetbaarheid, zo snijdt het mes aan twee kanten;
• Zorgplicht veilige en gezonde werkplek
  Zorg voor een goede arbo-proof thuiswerkplek, met een aangepaste arbobeleid/RI&E (vergeet niet de OR om instemming te vragen);
• Digitaal verantwoord
  Wees bij gedeeltelijk thuiswerken en het digitaal faciliteren hiervan alert op privacyaspecten en het voorkomen van datalekken;
• Vergoedingen:
  Zorg tijdig voor duidelijkheid over vergoedingen in verband met hybride werken, of het vervallen hiervan (waarbij het tijdelijk stopzetten van een reiskostenvergoeding niet altijd instemmingsplichtig is, zoals te lezen is in een van onze eerdere blogs). Zorg er hierbij voor dat sprake blijft van een gelijkwaardig secundair arbeidsvoorwaardenpakket voor alle werknemers, ongeacht de mate van thuiswerken.

In juni 2021 is de Ad Hoc Commissie Hybride Werken (commissie HW) van de SER gestart met de ontwikkeling van een advies over hybride werken en het doen van aanbevelingen om te komen tot een goede nieuwe balans. Met een advies van de SER wil het kabinet zicht krijgen op de ontwikkelingen, gevolgen en de te verwachten balans van hybride werken in de toekomst, voor (verschillende groepen) werkenden, werkgevers en de maatschappij als geheel. Dit advies zal door het kabinet gebruikt worden voor een “Agenda voor de toekomst van thuiswerken”.

En last but nog least: overleg regelmatig met de medezeggenschap. Zij moeten als geen ander wat er onder de medewerkers leeft en waar zij behoefte aan hebben. En daarbij moet de OR ook het belang van de organisatie als geheel dienen. Overigens niet alleen voorafgaand aan het implementeren van nieuw beleid, maar ook ter regelmatige evaluatie hiervan (art. 28 WOR).

En als u overweegt een thuiswerkregeling op te stellen, vergeet dan niet de OR tijdig om instemming te vragen (art. 27 WOR). Met natuurlijk als belangrijkste doel het creëren van een breed draagvlak (wat ook nodig is voor het maken van de  individuele afspraken met werknemers) en een voorspoedige implementatie van deze nieuwe werkvorm.

Om de juiste balans te vinden tussen thuis en op kantoor werken zullen werkgevers, samen met de medezeggenschap indien van toepassing, beleid moeten vormen en (maatwerk)afspraken met werknemers moeten maken en deze van tijd tot tijd evalueren. Zodat hybride werken voor iedereen werkt.

Wij denken, hierover, graag met u mee!

Barbara van Dam-Keuken Paralegal Arbeid, Medezeggenschap & Pensioen