Duurzame inzetbaarheid: een stappenplan voor HR en OR!

Eigenlijk is dit geen verrassing. Met de verhoging van de AOW-gerechtigde leeftijd en de inwerkingtreding van de Wet werk en zekerheid (WWZ) zijn werkgevers zich er inmiddels steeds meer bewust van dat zij een rol kunnen en ook moeten vervullen bij het langer gezond en vitaal aan het werk houden van hun werknemers. Zie hierover ook ons artikel (2017) in het tijdschrift Loonzaken. Vervolgens hebben wij in OR Magazine toegelicht dat duurzame inzetbaarheid van medewerkers een deel is van het antwoord op de destijds al gesignaleerde groeiende personeelstekorten. Daarbij hebben wij expliciet gewezen op de rol van de OR. Wat is de status nu?

Inmiddels wordt het belang van duurzame inzetbaarheid breed onderschreven. Zo is op 21 januari 2021 de tijdelijke Maatwerkregeling duurzame inzetbaarheid en eerder uittreden (MDIEU) gepubliceerd die loopt van 2021 t/m 2025. Met de MDIEU regeling ondersteunt het kabinet, middels subsidies, sectoren die investeren in duurzame inzetbaarheid, met als doel zoveel mogelijk mensen gezond werkend hun pensioen te laten bereiken door te investeren in duurzame inzetbaarheid. Deze slag moet vervolgens gemaakt worden op de werkvloer en in de bedrijfscultuur zelf. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Terwijl op de arbeidsmarkt de personeelstekorten toenemen, stijgt de gemiddelde leeftijd op de werkvloer en wordt van organisaties en medewerkers verwacht dat zij goed kunnen inspelen op economische en technologische ontwikkelingen. Dit vraagt om een andere mindset van werkgevers en medewerkers. Voor een effectief duurzaam inzetbaarheidsbeleid draagt dan ook niet alleen de werkgever maar ook de medewerker verantwoordelijkheid. Een goed beleid ontwikkelen – gericht op duurzame inzetbaarheid – is dan ook op z’n zachtst gezegd een uitdaging.

Om HR en OR hierbij op weg te helpen hebben wij een stappenplan ontwikkeld. Aan de hand van dit stappenplan helpen wij u inzichtelijk te maken hoe het met de duurzame inzetbaarheid binnen uw organisatie is gesteld en welke stappen nodig zijn om te komen tot een toekomstbestendig personeelsbestand.

• De eerste belangrijke stap is het formuleren van een duidelijke visie en een SMART-doelstelling ten aanzien van duurzame inzetbaarheid van uw medewerkers. Wat is duurzame inzetbaarheid voor u? Breng het DNA van uw organisatie in kaart en formuleer een aantal kernwaarden (maximaal 5). Deze kunnen dienen als toetssteen voor uw HR beleid.

• Maak de opbouw van uw huidige personeelsbestand inzichtelijk en breng daarbij ook het ziekteverzuim, het arbobeleid en interne en externe scholings- en ontwikkelmogelijkheden in kaart.

• Breng in kaart aan welke aspecten van duurzame inzetbaarheid de organisatie al aandacht besteed. Denk daarbij aan zaken als:
  • vitaliteitsbeleid; het bevorderen van de gezondheid van de medewerkers;
  • het op peil houden van kennis en vaardigheden van de medewerkers en scholing in het kader van de employability, zoals een scholings-/ opleidingsbudget;
  • arbeidsomstandigheden, waaronder psychosociale arbeidsbelasting (zoals een goede werk-privébalans (hybride werken), pestgedrag, werkstress);
  • ontlastende maatregelen voor ouderen, zoals extra vrije dagen, kortere werkweek, taakverlichting;
  • leeftijdsbeleid (generatiepact);
  • strategische personeelsplanning;
  • werving- en selectiebeleid;
  • het kunnen werken aan een goede gezondheid (fitness apparatuur, gezonde lunch etc.);
  • het betrokken en tevreden houden van de medewerkers (waardering voor medezeggenschap, bonussen/gratificaties, uitjes, etc.);

• Om de duurzame inzetbaarheid van de medewerkers te vergroten en te voorkomen dat medewerkers uitvallen, moet er doorlopend aandacht zijn voor de lichamelijke en psychische aspecten in de diverse leeftijdsgroepen. Maak daarbij gebruik van instrumenten als de Risico- Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E), het Periodiek Arbeid Gezondheidskundig Onderzoek (PAGO) of een zogenaamde ‘health professional’.

• Duurzame inzetbaarheid is een proces dat om betrokkenheid en inzet vraag van zowel werkgevers als medewerkers. Het is dan ook belangrijk dat dit binnen de gehele organisatie breed gedragen worden. Leidinggevenden spelen daarin een belangrijke rol. Dit betekent dat:
  • leidinggevenden getraind moeten worden om het belang van duurzame inzetbaarheid te erkennen en dit met een medewerkers bespreekbaar te maken;
  • leidinggevenden het beleid positief moeten uitdragen en zelf het goede voorbeeld moeten geven;
  • duurzame inzetbaarheid onderdeel uitmaakt van de functionerings- en beoordelingsgesprekken;

Voor medewerkers betekent dit onder meer dat zij:

• • het belang van hun duurzame inzetbaarheid en hun eigen verantwoordelijkheid daarvoor erkennen;
  • gebruik maken van de instrumenten die de werkgever daarvoor ter beschikking stelt;
  • kunnen worden aangesproken op hun eigen verantwoordelijkheid in het bevorderen van hun eigen duurzame inzetbaarheid.

• De rol van de OR bij duurzame inzetbaarheid is essentieel. Enerzijds heeft de OR op grond van de WOR een vergaande zorgplicht ten aanzien van het sociale beleid, waarvan duurzame inzetbaarheid onderdeel uitmaakt (art. 28 WOR). Anderzijds weet de OR als geen ander wat er op de werkvloer leeft en waar collega’s behoefte aan hebben.
• De OR heeft op grond van artikel 27 WOR een instemmingsrecht ten aanzien van voorgenomen besluiten van de ondernemer inzake het sociaal beleid van de onderneming. De OR heeft echter pas een instemmingsrecht als er sprake is van een voorgenomen besluit van de ondernemer over de vaststelling, wijziging of intrekking van de in dit artikel 27 WOR genoemde regelingen. In het kader van de duurzame inzetbaarheid zijn met name de volgende onderwerpen relevant:

1. 1. arbeidsovereenkomsten en het aanstellingsbeleid;
   2. beoordelingssysteem;
   3. functiewaarderingssysteem;
   4. personeelsopleiding.

• De OR heeft op grond van art. 23 lid 2 WOR een initiatiefrecht. Zo kan de OR buiten de overlegvergadering een (schriftelijk) initiatiefvoorstel doen ten aanzien van een onderwerp waarvan hij vindt dat daar binnen de organisatie meer aandacht voor moet komen. Een beleid gericht op duurzame inzetbaarheid is bij uitstek een onderwerp dat zich hiervoor leent. De ondernemer is dan verplicht dit voorstel tijdens een overlegvergadering met de ondernemingsraad te bespreken. Hij is echter niet verplicht het initiatiefvoorstel van de OR uit te voeren. Wel is het wijs een dergelijk initiatiefvoorstel serieus te behandelen. De OR spreekt immers namens zijn achterban, die tevens achterban van de ondernemer is.

• Om de effectiviteit van nieuw beleid op langere termijn te garanderen moet dit worden gemonitord. Hiervoor moeten, samen met de OR, evaluatiepunten worden geformuleerd en vaste meetmomenten worden ingepland. Belangrijk is daarbij ook dat er sprake is van een cultuur waarin mensen zich kritisch durven opstellen ten aanzien van hun eigen functioneren en het functioneren van anderen, dat zij vragen durven stellen, fouten durven te benoemen en bereid zijn van elkaar te leren.

Wij hopen u met dit stappenplan op weg te hebben geholpen. Heeft u nog vragen met betrekking tot een van de bovenstaande onderwerpen? Of wilt u eens met ons sparren over andere HR-/OR-gerelateerde zaken? Neemt u dan contact met ons op.

Renée Huijsmans advocaat Arbeid, Medezeggenschap & Pensioen

Barbara van Dam-Keuken Paralegal Arbeid, Medezeggenschap & Pensioen