1. Bepaal uw strategie aan de hand van de van toepassing zijnde ontslaggrond(en)
Ga van het meest zwarte scenario uit. U gaat het gesprek aan met uw werknemer en u komt er in goed onderling overleg niet uit. Dit maakt dat u naar de rechter moet om tot een ontbinding van de arbeidsovereenkomst te komen. Welke ontslaggrond sluit hiervoor het beste aan op uw situatie? Is er sprake van disfunctioneren van uw werknemer? Heeft u een verschil van inzicht met uw werknemer? Is er sprake van een samenwerkingsprobleem? Of is er wellicht sprake van een samenloop van een aantal van deze zaken?
2. Bouw dossier op aan de hand van de eisen die de wet stelt
Het klinkt zo simpel, maar niets is minder waar. Het gros van de rechtszaken strandt, omdat ‘de ontslaggrond niet voldragen is’. Met andere woorden, de dossieropbouw sluit onvoldoende aan bij de eisen die de wet stelt aan de ontslaggrond. Ook wanneer u het niet tot een rechtszaak laat komen, bepaalt de inhoud van uw dossier uw onderhandelingspositie en daarmee de kosten die u kwijt bent aan het nemen van afscheid van uw werknemer. Het opbouwen van een dossier aan de hand van de eisen die de wet stelt, loont altijd!
3. Leg de gesprekken met uw werknemer schriftelijk vast
Bewijs is van essentieel belang om een voldragen ontslaggrond te kunnen aantonen. Wilt u aantonen dat er sprake is van disfunctioneren van uw werknemer? Of van een verschil van inzicht met uw werknemer? Draag er dan zorg voor dat u de gesprekken met deze werknemer documenteert. Dit kan aan de hand van gespreksverslagen, maar kan ook aan de hand van een bevestiging van uw gesprek per e-mail. Uit deze documentatie haalt een rechter veel relevante informatie, zoals bijvoorbeeld de achtergrond en voorgeschiedenis van de problematiek, de periode waarover u met uw werknemer in gesprek bent, de frequentie van de gesprekken, wat u ondernomen heeft om tot elkaar te komen etc.
4. Voer de gesprekken met uw werknemer niet alleen
Om te voorkomen dat u in een ‘welles-nietes’ discussie belandt met uw werknemer – zowel op het moment van het gesprek zelf als achteraf – doet u er verstandig aan de gesprekken met uw werknemer niet alleen te voeren. Draag er zorg voor dat er, vanuit de zijde van de werkgever, altijd 2 personen aanwezig zijn bij een gesprek. Naast de leidinggevende van de werknemer, kan dit een HR-medewerker zijn of iemand vanuit de directie. Op deze manier ondervangt u ‘een andere beleving van het gesprek’ door de werknemer. Daarnaast kunnen er, wanneer dit nodig is, 2 personen verklaren over hetgeen zij gezien en gehoord hebben tijdens de gesprekken.
5. Toon aan wat u als werkgever ondernomen heeft om het tij te keren
Los van wat er in uw optiek niet goed is gegaan aan de zijde van uw werknemer, is van belang dat u kunt laten zien wat u als werkgever heeft ondernomen om het tij te keren. Stel deze vraag dan ook vooral open aan uw werknemer tijdens een van uw gesprekken; Wat heb je nodig van mij om te komen tot verbetering van jouw functioneren? Wat kan ik doen om de samenwerking te verbeteren? Wat kan ik bijdragen om het verschil van inzicht weg te nemen? Onderschat uw rol in dit proces niet en stel u als goed werkgever op door na te vragen en mee te denken. Bepaal aan de hand van de situatie welke middelen er nodig zijn om het tij te keren. Dit kan variëren van interne/externe coaching, tot mediation of psychische ondersteuning van uw werknemer. Net waar de situatie of uw werknemer om vraagt.
Vragen?
Heeft u vragen over dossieropbouw, neemt u dan contact op met Renée Huijsmans.