Coronavirus en arbeidsvoorwaarden: wat mag ik van mijn medewerker verwachten en wat kan ik zelf?

Veel arbeidsvoorwaarden zijn te kwantificeren in geld en kunnen daardoor onder de noemer ‘loonkosten’ in kaart worden gebracht. Loonkosten zijn vaak een grote last voor werkgevers. Als er kostenbesparende maatregelen moeten worden genomen, zal dit vaak ook worden gezocht in de afname van loonkosten. Daarvoor is het nodig arbeidsvoorwaarden te wijzigen. Mag dat zomaar en welke mogelijkheden bestaan daarvoor?

Allereerst kunnen werkgevers een beroep doen op de loyaliteit van medewerkers. Dat is niets anders dan de medewerkers te verzoeken (tijdelijk) akkoord te gaan met een wijziging van de arbeidsvoorwaarden. Denk hierbij aan het verplicht opnemen van verlofdagen, het tijdelijk stopzetten van individuele bonusuitkeringen of gratificatieregelingen.

Een vrijwillige instemming met de wijziging van arbeidsvoorwaarden komt niet zomaar tot stand en zeker niet in alle gevallen. Het coronavirus brengt veel ondernemingen economische schade toe, waardoor zij in veel gevallen noodgedwongen zijn om de personeelskosten (tijdelijk) te verminderen. Dit is een uitzonderlijke omstandigheid waar velen begrip voor zullen hebben. Hierbij is het van belang dat werkgevers de noodzaak van een dergelijke wijziging zorgvuldig toelichten en transparant zijn over de oorzaak en de mogelijke gevolgen als niet wordt overgegaan tot een wijziging. Op die manier kan begrip en draagvlak worden gecreëerd bij de medewerkers. Ook het tijdig betrekken van de medezeggenschap, zoals een ondernemingsraad, kan in dat geval leiden tot meer begrip en draagvlak onder de medewerkers en dus mogelijk zorgen voor (tijdelijke) instemming met voorgestelde maatregelen.

Het is daarbij wel van groot belang dat werkgevers niet te snel aannemen dat de medewerkers met de (nadelige) wijziging instemmen. De werkgever mag er alleen vanuit gaan dat een medewerker weloverwogen heeft ingestemd met een (nadelige) wijziging van zijn arbeidsvoorwaarden wanneer:

• de werkgever de werknemer duidelijk heeft geïnformeerd over de wijziging; en
• de werknemer welbewust met de wijziging heeft ingestemd.

Het is aan de werkgever om dit aan te tonen. Wij adviseren werkgevers dan ook steeds schriftelijk vast te leggen welke wijzigingen er worden overeengekomen, waarom en voor hoe lang. Het is verstandig als een dergelijke brief door de betrokken medewerker wordt ondertekend, zodat vaststaat wat met elkaar is afgesproken en wat men van elkaar mag verwachten.

Als blijkt dat de medewerkers niet bereid zijn (vrijwillig) in te stemmen met een voorgestelde wijziging, kunnen werkgevers onder omstandigheden overgaan tot het (eenzijdig) wijzigen van de arbeidsvoorwaarden. Daarbij is allereerst van belang te achterhalen of er met de medewerkers een zogenaamd eenzijdig wijzigingsbeding is overeengekomen. Dit is een bepaling in de arbeidsovereenkomst of cao, waarin de bevoegdheid voor de werkgever is opgenomen over te gaan tot eenzijdige wijziging van de arbeidsovereenkomst als sprake is van zwaarwichtige redenen, die maken dat het belang van de werknemer bij ongewijzigde instandhouding van de arbeidsovereenkomst dient te wijken. Met andere woorden: de werkgever moet een zwaarwegend belang hebben bij de wijziging.

Een zwaarwegend belang voor de werkgever kan zowel van bedrijfseconomische als organisatorische aard zijn. Hierbij kan worden gedacht aan het waarborgen van de continuïteit van de onderneming. Er zal dan moeten worden aangetoond dat de onderneming in zeer zwaar weer verkeert en de continuïteit in gevaar komt als er geen maatregelen worden genomen. Een financiële onderbouwing mag daarbij niet ontbreken. Het is belangrijk dat ook in dit soort trajecten de ondernemingsraad wordt betrokken. Instemming van de ondernemingsraad met een wijziging kan voor een kantonrechter in later stadium een aanwijzing zijn van de redelijkheid van de voorgestelde wijziging.

Als sprake is van een zwaarwegend belang, dan zal de werkgever vervolgens een belangenafweging moeten maken. Er zal moeten toegelicht waarom het zwaarwegende belang van de werkgever bij de wijziging zwaarder weegt dan het belang van de medewerker bij handhaving van zijn arbeidsvoorwaarden. De werkgever mag de arbeidsvoorwaarden alleen wijzigen als hij daarbij een zodanig zwaarwichtig belang heeft, dat het belang van de werknemer daarvoor naar redelijkheid en billijkheid moet wijken.

De vraag of een eenzijdig wijzigingsbeding ertoe leidt dat een werkgever de arbeidsvoorwaarden mag wijzigen als gevolg van het coronavirus, is niet eenduidig te beantwoorden. De toets is zwaar en zal per werkgever anders moeten worden ingevuld. Er zijn branches die zwaarder worden getroffen dan anderen. Daar waar de continuïteit in gevaar dreigt te komen, zal sneller sprake van een zwaarwegend belang. Het zou dan mooi zijn als dit kan worden opgelost door het (tijdelijk) wijzigen van arbeidsvoorwaarden zodat meer ingrijpende maatregelen – zoals het verval van arbeidsplaatsen – kan worden voorkomen.

Wanneer er geen eenzijdig wijzigingsbeding is overeengekomen, bestaat voor de werkgever alsnog de mogelijkheid de arbeidsvoorwaarden te wijzigen, wanneer de medewerkers als ‘goed werknemer’ gehouden zijn alsnog in te stemmen met een redelijk voorstel van de werkgever. Dit vloeit voort uit het leerstuk van goed werkgever- en goed werknemerschap.

In beginsel zullen medewerkers moeten ingaan op een redelijk voorstel van de werkgever, tenzij dit in redelijkheid niet van hen kan worden verwacht. Hieronder volgt een stappenplan:

• is sprake van gewijzigde omstandigheden die het wijzigen van de arbeidsovereenkomst noodzakelijk maken?;
• is het gedane voorstel tot wijziging van de arbeidsovereenkomst in het licht van alle omstandigheden van het geval redelijk?; en
• kan aanvaarding van het voorstel in redelijkheid van de medewerkers worden gevergd?

Als deze vragen bevestigend kunnen worden beantwoord, zijn de medewerkers op basis van het goed werknemerschap verplicht in te gaan op het wijzigingsvoorstel van de werkgever. Ook dit is een zware toets die voor iedere werkgever weer anders kan uitpakken.

In de situatie dat het wijzigen van de arbeidsvoorwaarden van de medewerkers noodzakelijk is vanwege de negatieve (economische) gevolgen van het coronavirus, geniet het uiteraard de voorkeur als hierover in samenspraak met de medewerkers afspraken over worden gemaakt. Dit beroep op de loyaliteit van de medewerkers is cruciaal en tegelijkertijd zullen niet alle medewerkers daaraan gehoor geven. Leg de noodzaak goed uit, wees transparant over de oorzaak en gevolgen en houdt de medewerkers en de medezeggenschap betrokken! Dat zijn de basis ingrediënten voor een mogelijk succes. Als dat niet lukt, dan kan een beroep worden gedaan op de juridische mogelijkheden tot wijziging van arbeidsvoorwaarden. Ook dan is betrokkenheid van medewerkers en medezeggenschap van essentieel belang. Wij helpen u daarbij graag!

Heeft u vragen over [het onderwerp noemen], neemt u dan contact op met Renate Vink-Dijkstra.