5 gouden tips in geval van een reorganisatie

Wanneer uw bedrijf of bepaalde afdelingen binnen uw bedrijf moeten afslanken, geeft de wet hier kaders voor. Op basis van uw personeelsbestand moet u per uitwisselbare functie op basis van voorgeschreven leeftijdscohorten vaststellen welke werknemers het eerst voor ontslag in aanmerking komen. De wet geeft hierin weinig bewegingsruimte. U kunt dus niet zomaar zelf bepalen van welke werknemers u het eerste afscheid wenst te nemen. Om te voorkomen dat u afscheid moet nemen van uw beste krachten bij een reorganisatie, adviseren wij u voorafgaand aan een reorganisatie uw personeelsbestand goed in kaart te brengen. Zijn er werknemers die niet goed functioneren? Gaan er binnenkort nog werknemers met pensioen? Zit iedere werknemer nog wel goed op zijn plek binnen uw bedrijf? Zo voorkomt u dat u bij een reorganisatie onnodig ‘snijdt’ in uw beste personeel.

Niet altijd de eenvoudigste trajecten, maar wel essentieel voor het laten slagen van een reorganisatie is het tijdig en correct betrekken van de medezeggenschap. Een voorgenomen besluit tot reorganisatie is adviesplichtig op grond van de Wet Op de Ondernemingsraden (WOR). Zodra u een voornemen tot reorganisatie heeft, informeert u uw ondernemingsraad hierover. U moet de ondernemingsraad in de gelegenheid stellen advies te geven over uw voorgenomen besluit tot reorganisatie. De wet schrijft voor dat u dit advies vraagt op een dusdanig tijdstip, dat het advies van de ondernemingsraad nog van wezenlijke invloed kan zijn op de besluitvorming. Van belang bij uw adviesaanvraag is dat u inzicht geeft in de beweegredenen voor het besluit, als ook de gevolgen die dit besluit naar verwachting voor uw personeel heeft en de maatregelen die u in dat kader bereid bent te treffen. Hou in ieder geval rekening met een periode van 6 weken vanaf het moment van het vragen van advies tot aan het moment van advisering door uw ondernemingsraad. Als uw ondernemingsraad negatief adviseert moet u 1 maand wachten voordat uw besluit – gemotiveerd – af mag wijken van het advies van de ondernemingsraad. U heeft dan ook alle belang bij het tijdig en correct informeren en betrekken van uw ondernemingsraad om tot een positief advies te komen.

Een reorganisatieplan vormt een cruciaal document bij een reorganisatie. Het bevat de fundering; de noodzaak, inhoud en doel van het besluit. Een gedegen reorganisatieplan is noodzakelijk om de stakeholders (werknemers, ondernemingsraad, UWV, vakbonden, banken, financiers en aandeelhouders) te overtuigen van de urgentie van de reorganisatie. Het reorganisatieplan omvat in ieder geval de volgende aspecten:

• De aanleiding tot de reorganisatie;
• Perspectief en strategie van de organisatie (op termijn);
• De gevolgen bij ongewijzigd beleid;
• De overwogen alternatieven;
• De overwegingen om te komen tot de reorganisatie;
• De doelstellingen van de reorganisatie;
• De kosten van de reorganisatie;
• De gevolgen voor de organisatiestructuur;
• De gevolgen voor de werknemers;
• Een cijfermatige onderbouwing;
• Het tijdpad van het gehele reorganisatietraject.

Daarnaast kan het reorganisatieplan gebruikt worden voor, bijvoorbeeld, de adviesaanvraag aan de ondernemingsraad of de onderbouwing van een aan te vragen ontslagvergunning voor een werknemer. Op deze wijze is het optimaal van nut.

De communicatie rondom het besluit is net zo belangrijk als het besluit zelf. Wij adviseren dan ook een communicatieplan op te stellen. Dit plan voorziet dat alle betrokkenen bij het reorganisatieproces op de hoogte zijn en blijven van de genomen en nog te nemen maatregelen. Het communicatieplan bevat in ieder geval:

• Een analyse van de betrokkenen en hun belangen;
• Wie wanneer over welke gegevens geïnformeerd wordt;
• Wat de ontvanger geacht wordt te doen met de informatie;
• Een tijdschema.

Van belang is verder dat de communicatie eenduidig en duidelijk is en dat het informeren van het personeel een prominente plek in het plan krijgt.

Als personeel ergens baat bij heeft, dan is het wel bij duidelijkheid. Niet alleen over wie de organisatie verlaat of mag blijven, maar ook over hoe een vertrekregeling er dan concreet uit ziet. Zorg er voor dat u in goed onderling overleg met de vakbond of ondernemingsraad een sociaal plan of vertrekregeling opstelt. Ook als u weinig financiële ruimte heeft. Op die manier weten werknemers snel waar zij aan toe zijn en dat biedt ruimte. Ruimte om na te denken over vertrek en toekomstmogelijkheden.

Heeft u vragen of juridische ondersteuning nodig bij het uitrollen van uw reorganisatie? Neemt u dan contact met ons op.

Renée Huijsmans, advocaat Arbeid, Medezeggenschap & Mediation