Welke gegevens met betrekking tot ziekte van werknemers mogen door een werkgever worden verwerkt?

Op grond van artikel 16 van de Wet bescherming persoonsgegevens (hierna: Wbp) zijn persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid bijzondere gegevens die alleen mogen worden verwerkt onder strikte voorwaarden. Het begrip ‘gezondheid’ dient in deze ruim te worden opgevat en  wordt in de wetsgeschiedenis (Kamerstukken II 1997-1998, 25 892, nr. 3, p. 109) als volgt beschreven:

“[…] Het begrip ‘gezondheid’ moet niettemin ruim worden opgevat; het omvat niet alleen de gegevens die in het kader van een medisch onderzoek of een medische behandeling door een arts worden verwerkt, maar alle gegevens die de geestelijke of lichamelijke gezondheid van een persoon betreffen. Niet alleen indien een bedrijfsarts vaststelt dat een werknemer lijdt aan een psychosomatisch probleem is er sprake van een ‘gegeven betreffende iemands gezondheid’, dit is ook het geval indien een chef van een werknemer constateert dat de werknemer lichamelijk gehandicapt is. Ondanks het feit dat een dergelijk gegeven voor een ieder kenbaar is, mag een werkgever dit gegeven – afgezien van de situatie die valt onder het eerste lid, onder e – niet verwerken, tenzij hij daarvoor de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene heeft verkregen. Voorts is ook het enkele gegeven dat iemand ziek is een gegeven omtrent gezondheid, hoewel dat gegeven op zichzelf nog niets zegt over de aard van de aandoening.”

In de jurisprudentie is daarnaast vastgesteld dat ook zwangerschap een persoonsgegeven is dat iets zegt over de gezondheidstoestand van een betrokkene (CBP 8 juni 2005 in zaak z2004-0742, p. 6).

Zoals is af te leiden uit de wetsgeschiedenis mogen bijzondere persoonsgegevens omtrent de ziekte van een werknemer enkel worden verwerkt indien de verwerking noodzakelijk is voor een werkgever voor de vaststelling van de loondoorbetalingsverplichting en de begeleiding en re-integratie van zieke werknemers (Artikel 21 lid 1 onder f sub 1 en 2 Wbp) of indien deze is gebaseerd op uitdrukkelijke toestemming (artikel 23 lid 1 onder a Wbp).

De eerste uitzonderingsgrond omvat een noodzakelijkheidseis (Kamerstukken II 1997-1998, 25 892, nr. 3, p. 114). Dit houdt in dat een werknemer niet méér informatie hoeft te verschaffen aan zijn werkgever dan deze nodig heeft om bovenstaande vast te stellen. Hierbij valt te denken aan de werkzaamheden waar een werknemer wel of niet toe in staat is, de verwachte duur van het verzuim, de mate van arbeidsongeschiktheid en de eventuele noodzakelijke aanpassingen in de werkomgeving (Kamerstukken II 1997-1998, 25 892, nr. 3, p. 114). Alle mogelijke overige (sociaal) medische gegevens, waaronder bijvoorbeeld diagnoses, naam van de ziekte, gegevens over therapie of informatie over relatieproblemen worden geacht niet noodzakelijk te zijn voor de werkgever (Kamerstukken II 1997-1998, 25 892, nr. 3, p. 114) en mogen dus ook niet worden verwerkt. Daarnaast mag een werkgever geen vrijwillig verstrekte gegevens door een werknemer over de aard en oorzaak van zijn ziekte opslaan. Dit mag enkel in uitzonderlijke situaties. Ook hierbij geldt weer dat er dient te worden nagegaan of voor de opslag hiervan een noodzaak is op basis van artikel 21 lid 1 onder f sub 1 en 2 Wbp.

Wel is het de werkgever toegestaan om bij de ziekmelding van een werknemer de volgende  informatie bij de werknemer op te vragen (De zieke werknemer en privacy, CBP februari 2008):

• het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
• de vermoedelijke duur van het verzuim;
• de lopende afspraken en werkzaamheden;
• of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (niet onder welke);
• of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
• of er sprake is van een verkeersongeval met regresmogelijkheid.

De tweede uitzonderingsgrond betreft verwerking van bijzondere persoonsgegevens van een werknemer op basis van uitdrukkelijke toestemming van de werknemer. De werknemer kan deze toestemming slechts geven als hij vooraf is ingelicht over het doel, de inhoud en de mogelijke consequenties van de gegevensverwerking (Richtlijnen inzake het omgaan met medische gegevens, KNMG, januari 2010, p. 16). Daarnaast dient deze toestemming op grond van artikel 1 aanhef en onder i Wbp ‘vrij’, ‘specifiek’ en ‘geïnformeerd’ te zijn.

Abrona gebruikt ter registratie van het verzuim van haar werknemers een verzuimvolgsysteem dat volledig web-based is. Bij de registratie van een ziekmelding hierin legt Abrona onder meer de naam, BSN-nummer, geboortedatum, achternaam partner, voorkeurshantering, datum eerste ziektedag, gewerkte uren eerste ziektedag, percentage ziek, verzuimreden en verwachte verzuimduur van de betreffende werknemer vast.

Daarnaast bevat het verzuimvolgsysteem twee uitklapvelden waarin nadere opties kunnen worden gekozen door de werkgever. Het uitklapveld: “De werknemer is” laat de werkgever de keuzemogelijkheid tussen de opties “ziek” of “ziek t.g.v. zwangerschap”. Het uitklapveld: “Verzuimreden” bevat vele opties variërend van “Verkoudheid/griep” en “Ziekten huid” tot  “Vermoeidheid, slecht slapen, spanningen, nerveus of depressief “.  Op basis van een mededeling van de werknemer wordt er door Abrona een keuze gemaakt voor een van de opties en deze keuze wordt vervolgens voorgelegd aan de bedrijfsarts. Indien een werknemer geen mededelingen omtrent zijn/haar verzuimreden wenst te doen wordt er door Abrona “onbekend” ingevuld.

De Autoriteit Persoonsgegevens stelt vast dat de opties onder de uitklapvelden vallen onder gegevens betreffende‘gezondheid’ aangezien deze te maken hebben met de diagnose, naam van de ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen van de (zieke) werknemer. Op grond van artikel 16 Wbp zijn dit bijzondere persoonsgegevens waarvan verwerking en zeker de opslag in beginsel niet is toegestaan.

Abrona vervangt hiertoe gedurende het onderzoek het uitklapveld “Verzuimreden” met de vele opties door het uitklapveld “Ziek melden” met de opties; “Fysieke beperkingen”, “Psychische klachten”, “Medisch” en “Niet arbeidsgerelateerd”. De gegevens als diagnose, de naam van de ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen van de (zieke) werknemer worden volgens Abrona dan ook niet langer verwerkt. De gegevens rondom ‘zwangerschap’ daarentegen blijven opgeslagen en verwerkt op dezelfde wijze.

De Autoriteit Persoonsgegevens stelt in de beoordeling van haar onderzoeksrapport allereerst vast dat Abrona in haar verzuimvolgsysteem persoonsgegevens verwerkt in de zin van artikel 1 aanhef en onder a en b van de Wbp. Dit aangezien Abrona de identificatiegegevens van haar werknemers (onder andere: naam, BSN-nummer en geboortedatum) direct koppelt aan de verzuimreden en de aard van de ziekte.

De Autoriteit Persoonsgegevens blijft bij haar standpunt omtrent de inbreuk op artikel 16 Wbp. Zelfs na aanpassing van het uitklapveld “Verzuimreden” in “Ziek melden” met enkel de opties “Fysieke beperkingen”, “Psychische klachten”, “Medisch” en “Niet arbeidsgerelateerd” is er nog steeds sprake van de verwerking van bijzondere persoonsgegevens. Immers vallen alle gegevens die de geestelijke of lichamelijke gezondheid van een persoon betreffen onder het begrip ‘gezondheid’ en de opties in het gewijzigde uitklapveld hebben nog steeds betrekking op de aard en de oorzaak van een ziekte.

De Autoriteit Persoonsgegevens stelt vervolgens vast dat de verwerking van deze persoonsgegevens omtrent de ‘gezondheid’ van werknemers (inclusief  de vastlegging van de “ziekte t.g.v zwangerschap”) niet noodzakelijk is voor Abrona ter vaststelling van de loondoorbetalingsverplichting en de begeleiding en re-integratie van zieke werknemers. Er komt Abrona, volgens de Autoriteit Persoonsgegevens, dan ook geen beroep toe op een van de uitzonderingsgronden zoals bedoeld in artikel 21 lid 1 onder f sub 1 en 2 Wbp. Daarnaast is er gedurende het onderzoek niet gebleken dat er sprake is van bijzondere omstandigheden waardoor er een rechtmatige verwerking plaatsvindt op basis van de uitdrukkelijke toestemming van een werknemer. Abrona komt dan ook geen beroep toe op grond van artikel 23 lid 1 onder a Wbp.

De eindconclusie van de Autoriteit Persoonsgegevens is dat Abrona méér persoonsgegevens betreffende de gezondheid van haar werknemers verwerkt dan noodzakelijk is voor de loondoorbetalingsverplichting, re-integratie of begeleiding van werknemers in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid. Abrona handelt dan ook, ondanks een wijziging van het uitklapveld, nog steeds in strijd met artikel 16 Wbp.

Heeft u nog vragen, neemt u dan contact op met Natascha van Duuren, Advocaat & partner IT, Privacy & Cybersecurity.