Een koepelorganisatie van 21 scholen is voornemens om door middel van een meervoudig onderhandse aanbesteding voor vier scholen een overeenkomst voor schoonmaakdiensten aan te gaan. De ‘zittende’ inschrijver (met wie de overeenkomst voor deze scholen was opgezegd) stelt dat de overkoepelende instantie alle schoonmaakdiensten voor alle onder haar vallende scholen moet samenvoegen en Europees moet aanbesteden. De ‘koepel’ stelt zij weliswaar de aanbesteding organiseert maar dat door iedere school apart een afzonderlijke overeenkomst wordt gesloten. De Commissie beantwoordt de vraag met behulp van criteria die zijn opgenomen in een mededeling van het Ministerie van Onderwijs uit 2005. Daarin is bepaald dat een onder een koepel vallende school zelf een aanbestedende dienst is indien deze eenheid zelf de aanschaf verzorgt, de school budgetverantwoordelijk is en de aanschaf op haar eigen budget drukt, de aanschaf in haar eigen behoefte voorziet en de ‘koepel’ met de aanschaf geen bemoeienis heeft. Aan al deze voorwaarden moet zijn voldaan.
Uit de in het geding gebrachte stukken blijkt niet, zoals de ‘koepel’ stelt, dat de afzonderlijke scholen altijd autonoom zijn geweest bij het aangaan van overeenkomsten. Integendeel blijkt uit een -door de klager overgelegd- aanbestedingsdocument voor de levering van gas (dergelijke stukken zijn natuurlijk gewoon via Tenderned te raadplegen) dat de ‘koepel’ als uiteindelijke opdrachtgever is genoemd. Nu de eerste voorwaarden niet is vervuld, kunnen de individuele scholen niet als zelfstandige aanbestedende dienst worden aangemerkt. Volledigheidshalve loopt de Commissie de overige voorwaarden nog langs en concludeert dat ook aan de tweede en vierde voorwaarde niet is voldaan. Dat de scholen een eigen budget hebben voor schoonmaak zegt nog niet dat zij daarover zelfstandig kunnen beslissen. Als de school zelf geen invloed kan uitoefenen op de overeenkomst, is zij ook niet echt budgetverantwoordelijk. Bij het aangaan van de nieuwe overeenkomsten treedt de ‘koepel’ naar de markt op als inkopende organisatie. Zij heeft met de aanschaf dus wel degelijk bemoeienis.
Vervolgens heeft de Commissie geoordeeld dat het de ‘koepel’ niet is toegestaan om de opdracht (de inkoop van schoonmaakdiensten voor 21 scholen) te splitsen. Omdat de scholen niet als autonome inkoopentiteiten kunnen worden beschouwd, moeten de waarden van de schoonmaakdiensten voor de afzonderlijke scholen bij elkaar worden opgeteld. In dit geval wordt daarmee de drempelwaarde voor toepassing van Europese aanbestedingsprocedures overschreden. De Commissie acht de klacht dan ook gegrond en beveelt aan dat de opdracht niet onderhands wordt gegund maar dat die in percelen openbaar wordt aanbesteed. Het oordeel van de Commissie is niet bindend maar weegt wel zodanig zwaar mee in een eventueel volgende procedure dat partijen dit oordeel niet snel aan hun laars zullen lappen.
Vragen?
Heeft u vragen over dit artikel, neemt u dan contact op met Per van der Kooi of Menno de Wijs.