Advocaten en notariaat in Leiden en Den Haag
Menu
Aanbestedingsrecht

Natte handtekening (toch) vereist

Per van der Kooi

12 december 2013 - 1

In het beschrijvend document van een aanbesteding van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is bepaald dat de inschrijving in tweevoud moet worden ingeleverd. Eén origineel (met tabbladen) en één kopie (zonder tabbladen). Inschrijvingen voorzien van een gescande handtekening zijn niet toegestaan.

Inschrijver heeft alle formulieren die zijn vereist voor de inschrijving uitgeprint en ingevuld. De directeur heeft de formulieren ondertekend. Alle formulieren zijn vervolgens gekopieerd en er is één kleurenkopie met tabbladen en één kopie zonder tabbladen ingediend. Het ‘moederdocument’ met de ‘natte’ (met de pen geplaatste) handtekening heeft de inschrijver behouden. DJI legt de bewuste inschrijving terzijde.

De Rechtbank Den Haag [ECLI:NL:RBDHA:2013:15879] is het met de inschrijver eens dat nergens in de aanbestedingsstukken expliciet staat vermeld dat het inschrijven met een gekopieerde handtekening niet is toegestaan, noch dat een natte handtekening is vereist. Scannen (het digitaliseren van papieren gegevens) is iets anders dan kopiëren (het maken van een papieren afschrift van papieren gegevens). Uit de combinatie van de hierboven genoemde bepalingen volgt naar het oordeel van rechtbank niettemin dat inschrijven met alleen gekopieerde handtekeningen niet is toegestaan. Er moet één origineel stuk worden ingediend. De handtekening is onderdeel van het vereiste originele stuk. Een inschrijving met een gekopieerde handtekening kan hoe dan ook niet als origineel stuk worden beschouwd.

Het inschrijven met een gekopieerde handtekening is, aldus de rechtbank, bovendien geen klein gebrek dat zich voor herstel leent.

Tegen het vonnis in dit individuele geval kan weinig worden ingebracht. De eis van een natte handtekening en het belang dat daaraan wordt toegekend doet, in een tijd waarin digitaal aanbesteden en inschrijven steeds meer toeneemt, wel wat wonderlijk aan.

Per van der Kooi en Menno de Wijs, advocaten aanbestedingsrecht

Blijf op de hoogte

Ontvang de laatste updates en de beste tips in je inbox

Ook interessant?