Persoonsgegevens van zieke werknemers: de praktijk

Voor een inhoudelijke bespreking van de Beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers verwijs ik u naar het artikel in ArbeidsRecht (2016/27) waarin ik deze beleidsregels samen met mijn kantoorgenoot uitgebreid besprak.

Kortgezegd komt het erop neer dat de werkgever slechts de persoonsgegevens van zieke werknemers mag verwerken welke noodzakelijk zijn voor de re-integratie of begeleiding van zieke werknemers door werkgevers.^[1] Om aan deze verplichtingen te voldoen mag de werkgever de volgende informatie opvragen bij de bedrijfsarts of arbodienst:

• de werkzaamheden waartoe de werknemer nog wel of niet meer in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort arbeid dat de werknemer nog kan verrichten), beoordeeld en teruggekoppeld door de arbodienst/bedrijfsarts;
• de verwachte duur van het verzuim;
• de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is (gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort arbeid dat de werknemer nog kan verrichten) door de arbodienst/bedrijfsarts beoordeeld en teruggekoppeld;
• de eventuele aanpassingen of werkvoorzieningen die de werkgever in het kader van de re-integratie moet treffen.

Naast deze persoonsgegevens van zieke werknemers verkregen van de bedrijfsarts of arbodienst, mag de werkgever bepaalde informatie bij de werknemer zelf opvragen. Deze persoonsgegevens van zieke werknemers moeten echter beperkt blijven tot:

• het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
• de vermoedelijke duur van het verzuim;
• de lopende afspraken en werkzaamheden;
• of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (niet onder welke);
• of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
• of er sprake is van een verkeersongeval met regresmogelijkheid.

Het voorgaande betekent dat de werkgever in ieder geval niet de volgende persoonsgegevens van zieke werknemers mag verwerken, ongeacht of deze van de werknemer zelf, van de arbodienstverlener of van de bedrijfsarts afkomstig zijn:

• diagnose, de naam van de ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen;
• waarnemingen, zowel over geestelijke als lichamelijke gezondheidstoestand, van de werkgever zelf of van anderen;
• gegevens over therapieën, afspraken met artsen, fysiotherapeuten, psychologen, en andere behandelaars;
• overige situationele problemen zoals: relatieproblemen, problemen uit het verleden, verhuizing, overlijden partner, scheiding, etc.

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft in 2015 een tip ontvangen dat Abrona in geval van een ziekmelding zelf beslist of een werknemer daadwerkelijk ziek wordt gemeld, en voor welk percentage de werknemer ziek wordt gemeld. Omdat deze tip aansloot bij de onderzoeksprioriteiten van de Autoriteit Persoonsgegevens is een onderzoek ingesteld naar de handelswijze van Abrona.

Uit dit onderzoek bleek dat het web-based verzuimsysteem dat Abrona gebruikte (de Autoriteit Persoonsgegevens noemt niet de naam van het verzuimsysteem), een uitklapveld bevat waarin de verzuimreden kon worden opgegeven. Mogelijkheden varieerden van “Verkoudheid / griep” tot “Kanker”. Kortom, het verzuimsysteem biedt onmiskenbaar de mogelijkheid om gegevens over de gezondheid van werknemers vast te leggen.

Naast deze mogelijkheid om persoonsgegevens van zieke werknemers vast te leggen, biedt het verzuimsysteem Abrona de mogelijkheid vast te leggen voor welk percentage de werknemer arbeidsongeschikt is, zonder dat dit percentage wordt overgenomen uit een rapportage van een bedrijfsarts of arbodienstverlener. Abrona mag dit percentage niet zelf vaststellen, maar moet in het kader van de loondoorbetalingsverplichting ofwel het percentage vastgesteld door de bedrijfsarts gebruiken ofwel (indien het kortstondig verzuim betreft waar de bedrijfsarts niet aan te pas komt) het percentage zoals bepaald door de werknemer zelf. Doordat Abrona het zelfstandig bepaalde percentage registreert waar dit niet noodzakelijk is voor de loondoorbetalingsverplichting, handelt zij in strijd met de Wet bescherming persoonsgegevens.

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft sinds 1 januari 2016 de mogelijkheid om boetes op te leggen tot maximaal €820.000,-. Echter, omdat het onderzoek naar Abrona in 2015 is gestart, is voor te stellen dat het opleggen van een (hoge) boete bezwaarlijk is. Op het moment dat het onderzoek werd gestart bedroeg de boetebevoegdheid van de Autoriteit Persoonsgegevens immers ‘slechts’ €4.500,-. Mogelijk heeft dit meegespeeld in het besluit van de Autoriteit Persoonsgegevens om geen boete op te leggen, maar een dwangsom ter hoogte van maximaal €50.000,-.

Uit dit onderzoek kunnen belangrijke lessen worden getrokken voor werkgevers. Allereerst: niet alle (verzuim)systemen die worden aangeboden voldoen aan de wettelijke vereisten. De werkgever is ervoor verantwoordelijk dat de verwerking van persoonsgegevens van zieke werknemers aan de wettelijke vereisten voldoet, niet de aanbieder van het (verzuim)systeem. Daarnaast blijkt uit deze zaak nogmaals dat het risicovol is de mogelijkheid te creëren veel gegevens te registreren. Met het enkele bieden van deze mogelijkheid wordt de wet overtreden, ook als er in de praktijk geen gebruik van wordt gemaakt. En ten slotte: de Autoriteit Persoonsgegevens is erg duidelijk over de gezondheidsgegevens die van zieke werknemers mogen worden verwerkt, en ‘medische gegevens’ en ‘persoonsgegevens in de arbeidsrelatie’ zijn twee van de vijf aandachtsgebieden van de Autoriteit Persoonsgegevens. Kortom, het is aan te bevelen om – in ieder geval waar het de verwerking van persoonsgegevens van zieke werknemers betreft – de regels strikt na te leven.

Heeft u vragen over dit artikel, neemt u dan contact op met ons team IT, Privacy & Cybersecurity.