Vakantie in tijden van corona

Vakantie wordt op verzoek van een werknemer vastgesteld door de werkgever. De vaststelling van vakantie is overeenkomstig de wensen van de werknemer, tenzij de werkgever gewichtige redenen heeft om dit niet te doen. Dit moet de werkgever binnen twee weken na het verzoek van de werknemer schriftelijk aan de werknemer laten weten.

Ja, een werkgever mag (na overleg met de werknemer, maar zonder instemming van de werknemer) een reeds vastgestelde vakantie wijzigen (uitstellen) op grond van gewichtige redenen.

Van gewichtige redenen is sprake als de vakantie leidt tot een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering. Denk daarbij bijvoorbeeld aan uitval van personeel wegens ziekte, of een stroom van spoedopdrachten, zoals een opgevoerde productie van mondkapjes, een toestroom van corona-patiënten, extra druk op bezorgdiensten.

Als het wijzigen van de vastgestelde vakantieperiode leidt tot schade voor de werknemer, zoals annuleringskosten (voor zover deze bij de werknemer in rekening worden gebracht), moet deze schade door de werkgever vergoed worden. Dit geldt ook als de werknemer akkoord gaat met de wijziging.

Nee, een werkgever is, in beginsel, niet verplicht om in te gaan op een verzoek van een werknemer tot het intrekken/uitstellen van een reeds vastgestelde vakantie.

Dit kan redelijkerwijze, op grond van goed werkgeverschap, anders zijn. Bijvoorbeeld als een geboekte reis is uitgesteld en een werknemer geen vakantiedagen over zou hebben om de reis op een later moment in het jaar alsnog te doen.

Als er voldoende werkzaamheden voorhanden zijn, dan zou van een (goed) werkgever wellicht verwacht kunnen worden om in te gaan op het verzoek van de werknemer om de vastgestelde vakantieperiode te wijzigen

Maar als er onvoldoende werk is of een werkgever al een vervanger heeft geregeld en/of er roostertechnische problemen ontstaan/of later verwacht worden, dan heeft een  werkgever een (groot) financieel belang dat de vastgestelde vakantie gewoon wordt opgenomen.

Nee. Een werkgever kan een werknemer niet verplichten om vakantie op te nemen.

Ook niet als er in verband met de huidige coronacrisis minder werk voorhanden is. Maar net zoals van een (goed) werkgever kan worden verwacht om zich redelijk op te stellen – zeker in verband met de huidige buitengewone omstandigheden – kan dat in deze situatie van een (goed) werknemer ook worden verwacht. Een verzoek van de werkgever aan werknemers om er bijvoorbeeld voor te zorgen dat voor 1 september 2020 minimaal 70% van de opgebouwde vakantiedagen is opgenomen, is in beginsel niet onredelijk. Zeker niet als na afloop van de crisis de werkzaamheden weer in volle omvang voortgezet kunnen worden en er zoveel mogelijk werknemers beschikbaar moeten zijn. Maar ook andere varianten zijn denkbaar.

Verplichte vrije dagen
Hoewel teruglopende werkzaamheden voor rekening en risico van de werkgever komen (in verband waarmee sprake is van de huidige steunmaatregelen van de overheid zoals de NOW), kan wel sprake zijn van door de werkgever vastgestelde verplichte vrije dagen. Er geldt geen maximum aantal dagen die een werkgever kan aanwijzen als verplichte vrije dagen, waarbij deze vaststelling wel moet zijn gedaan conform hetgeen  in een cao of arbeidsovereenkomst is bepaald.

Omdat de wettelijke vakantiebepalingen niet van toepassing zijn op ADV en/of min-/meeruren, kunnen deze mogelijk ook uitkomst bieden in het maken van afspraken tussen werkgever en werknemer (voor zover hierover nog geen afspraken zijn vastgelegd in een cao).

Het opnemen van vakantiedagen kan, zeker als thuiswerken niet mogelijk is, een oplossing zijn.

Als geen vakantie wordt opgenomen en er kan niet/minder gewerkt worden, terwijl het werk wel voorhanden is, dan zou dat kunnen betekenen dat een werknemer geen/minder recht heeft op betaling van loon. Omdat sinds 1 januari 2020 het uitgangspunt niet meer is  “geen arbeid, geen loon”, in verband met een wijziging van artikel 7:628 BW, is het nu de werkgever die zal moeten bewijzen dat een werknemer geen recht heeft op loon. Dit is het geval als het niet verrichten van arbeid redelijkerwijze voor rekening van de werknemer behoort te komen. En het feit dat kinderopvang en scholen op dit moment gesloten zijn, lijkt, vooralsnog, een werknemersrisico te zijn.

Bijzonder verlof
Calamiteitenverlof geldt, zoals in een eerder blog is toegelicht, voor een zeer korte periode. En het (deels betaalde) kortdurend zorgverlof is in deze situatie formeel van toepassing, als werkende ouders de zorg hebben voor hun kinderen. Kortdurend zorgverlof is immers alleen aan de orde als de werknemer de zorg heeft voor een ziek kind en is dus niet bedoeld voor het opvangen van niet zieke kinderen. Maar het is natuurlijk wel mogelijk om bijvoorbeeld de regeling betreffende kortdurend zorgverlof aan werknemers aan te bieden als er in verband met het gebrek aan kinderopvang niet/minder gewerkt kan worden. Op grond van deze regeling heeft een werknemer voor tweemaal de wekelijkse arbeidsduur recht op 70% doorbetaling van loon. Maar een/ ieder ander percentage zou in deze situatie ook mogelijk zijn.

Zoals voor meerdere onderwerpen geldt – zeker – in de huidige situatie,  is het goed als werkgever en werknemer met elkaar in overleg blijven over redelijke oplossingen en hierover afspraken maken (en goed vastleggen).

Nee, een werknemer heeft geen recht op uitbetaling van opgebouwde en niet opgenomen vakantiedagen zolang de arbeidsovereenkomst niet is geëindigd.

Dit geldt in ieder geval  voor de wettelijke vakantiedagen. De wettelijke vakantiedagen zijn gelijk aan viermaal het overeengekomen aantal werkuren en deze vakantiedagen mogen niet uitbetaald worden geurende de arbeidsovereenkomst.

De werknemer heeft dit minimumaantal nodig om tot rust te kunnen komen (recuperatie). Hoewel het opnemen van vakantie de verantwoordelijkheid is van de werknemer, heeft een werkgever een (vrij vergaande) inspanningsplicht om ervoor te zorgen dat het voor een werknemer mogelijk is om in ieder geval de wettelijke vakantiedagen op te nemen. Zorgt een werkgever hier niet voor dan  is de wettelijke korte vervaltermijn niet van toepassing en komen de wettelijke vakantiedagen niet te vervallen.

Voor de bovenwettelijke vakantiedagen – de extra vakantiedagen die een werknemer krijgt bovenop de wettelijke vakantiedagen – geldt dat alleen recht bestaat op uitbetaling van deze opgebouwde vakantiedagen als dit is overeengekomen (in een cao of  arbeidsovereenkomst).

In het geval van ziekte tijdens een vastgestelde vakantie, is geen sprake van het opnemen van vakantiedagen. Dit geldt voor zover sprake is van volledige arbeidsongeschiktheid. Als sprake is van gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid gedurende een vastgestelde vakantie, dan zullen de geplande vakantiedagen volledig moeten worden opgenomen, dus ook voor het gedeelte dat een werknemer in verband met ziekte niet in staat is om te werken.

Een zieke werknemer kan tijdens een vastgestelde vakantie instemmen met het toch opnemen van vakantiedagen. Als deze afspraak schriftelijk wordt vastgelegd, zonder dat op dat moment sprake is van ziekte, dan kan dit alleen de bovenwettelijke vakantiedagen betreffen.

De huidige (corona)situatie verandert niets aan de wettelijke verval- en verjaringstermijnen. Dit betekent dus dat wettelijke vakantiedagen die in het vorige kalenderjaar zijn opgebouwd per 1 juli van het huidige kalenderjaar komen te vervallen. Dus per 1 juli 2020 komen de wettelijke vakantiedagen die in 2019 zijn opgebouwd en niet zijn opgenomen te vervallen. Ook, of juist, in deze tijd zullen werknemers hieraan herinnerd moeten worden (voor 1 juli 2020, zie ook ons eerdere blog hierover).

Als een werknemer niet in de gelegenheid is geweest/gesteld om vakantie op te nemen, dan is de voornoemde korte vervaltermijn niet van toepassing. Bijvoorbeeld in het geval langdurige – en volledige -arbeidsongeschikt, zodat een werknemer voor een langere tijd geen  werkzaamheden heeft kunnen verrichten (ook niet in het kader van re-integratie). Maar ook als de werkgever de werknemer niet in de gelegenheid heeft gesteld (of niet heeft kunnen stellen in verband met de huidige coronacrisis) om alle wettelijke vakantiedagen op te nemen.

Als de voornoemde korte vervaltermijn niet van toepassing is, dan geldt ook voor deze vakantiedagen een verjaringstermijn van vijf jaar. Dezelfde termijn die geldt voor bovenwettelijke vakantiedagen.

Het ten nadele afwijken van de wettelijke vakantiebepalingen is nietig. Bijvoorbeeld ook de afspraak dat vakantiedagen komen te vervallen als deze niet voor het einde van het jaar waarin de dagen zijn opgebouwd, komen te vervallen.

Formeel is de OR niet betrokken bij de individuele afspraken tussen werkgever en werknemer betreffende vakantie.

De OR heeft immers alleen een formeel instemmingsrecht wanneer sprake is van een vaststelling, wijziging of intrekking van vakantieregeling. En dit is een regeling die voor alle medewerkers geldt en betrekking heeft op de wijze waarop vakantiedagen kunnen worden opgenomen. Denk hierbij aan een voorgeschreven periode waarbinnen vakantiedagen moeten worden opgenomen, het aantal vakantiedagen dat achter elkaar kan worden opgenomen of de verplichte vakantiedagen. Denkbaar is dat werkgevers naar aanleiding van deze crisis de bestaande regeling nog eens goed tegen het licht houden. Voor zover sprake is van een wijziging (ook een tijdelijke) met moeilijk omkeerbare gevolgen, dan moet de OR daarbij formeel betrokken worden (zie hierover ook ons eerdere blog met praktische tips in verband met medezeggenschap in coronatijd en over het aangehaakt houden van de OR).

Hoe dan ook kan het verstandig en zinvol zijn om regelmatig (informeel) met de OR te overleggen over welke maatregelen nodig of wenselijk zijn om de organisatie zo goed mogelijk door deze crisis te kunnen loodsen. De OR heeft korte lijntjes met de werkvloer en moet daarom goed weten wat daar speelt, leeft en waar behoefte aan is. Dit kan waardevolle informatie zijn voor een bestuurder in deze onrustige en onzekere periode. Tevens kan de OR zorgdragen voor het nodige draagvlak voor maatregelen die op korte termijn getroffen moeten worden. Op deze wijze kunnen bestuurder en OR, ook – of juist –  in deze tijd, in gezamenlijkheid proberen zorg te dragen voor continuïteit van de organisatie.

Heeft u vragen over medezeggenschap, neemt u dan contact op met Barbara van Dam.