Preventiemedewerker gezocht, OR pak je rol!

Al vanaf 1 juli 2005 moeten bedrijven in Nederland een preventiemedewerker hebben aangesteld en is dit uitgangpunt in de Arbowet (thans art. 13) verankerd. Sindsdien is het belang van deze functie alleen maar toegenomen. In de vernieuwde Arbowet van 2017 is de betrokkenheid van werkgevers en werknemers bij de arbodienstverlening verder vergroot en is preventie, en daarmee de rol van de preventiemedewerker, nog meer centraal komen te staan. De preventiemedewerker heeft een aantal belangrijke wettelijke taken zoals:

1. Het ondersteunen van de werkgever om optimale arbeidsomstandigheden te realiseren via een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E);
2. Het adviseren van en nauw samenwerken met de arbodeskundigen en de medezeggenschap (OR en PVT) over de maatregelen met betrekking tot arbeidsomstandigheden;
3. Het (mede) uitvoeren van arbo-maatregelen.

Hiermee wordt preventiemedewerker gezien als de aanjager bij het opzetten en verbeteren van het arbobeleid. Het is dan ook een logische stap dat in de vernieuwde Arbowet is opgenomen dat de preventiemedewerker nauw samenwerkt met de bedrijfsarts en externe arbo deskundigen. Een hot item gezien de stijging van de AOW-gerechtigde leeftijd en het groeiende besef dat we met elkaar steeds langer zullen moeten doorwerken. Omdat de preventiemedewerker zich niet hoeft te beperken tot zijn wettelijke taken kan hij ook een rol spelen in het geven van voorlichting of het vormgeven aan een beleid gericht op duurzame inzetbaarheid.

Een goede preventiemedewerker zorgt voor een juiste naleving van de regels ten aanzien van RI&E en het Plan van Aanpak. Een belangrijke functie dus, die in geen enkele organisatie kan worden gemist. Om ervoor te zorgen dat deze regels beter zullen worden nageleefd is sinds 23 juli 2019 het sanctiebeleid van de Inspectie SZW met betrekking tot het niet voldoen aan de verplichtingen t.a.v. de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), fors aangescherpt. De inspectie is niet alleen bevoegd sneller maar ook fors hogere boetes te delen. Zo blijkt uit de in de Staatscourant gepubliceerde beleidsregels bijvoorbeeld dat de boete voor bedrijven die de verplichtingen met betrekking tot de RI&E onvoldoende naleven is verhoogd van € 3.000 naar € 4.500. De boete voor overtreding van de regels ten aanzien van het Plan van Aanpak is verhoogd van € 750 naar € 3.000.

Een goed moment voor ondernemingsraden om eens te turven hoe het met de naleving van de Arbowet in de eigen organisaties is gesteld.

Rol medezeggenschap

Een belangrijk doel van de nieuwe Arbowet was – door het uitbreiden van de medezeggenschap – de betrokkenheid van de medewerkers, juist over een belangrijk onderwerp als de arbeidsomstandigheden, te vergroten. Omdat de activiteiten van de preventiemedewerker onderdeel zijn van het arbobeleid, en daarmee het sociale beleid in de onderneming had de OR al een instemmingsrecht ten aanzien van de taken van de preventiemedewerker op grond van art. 27 WOR. Sinds 2017 is in de Arbowet opgenomen dat de OR ook een instemmingsrecht heeft ten aanzien van (i) de keuze voor de persoon van de preventiemedewerker en (ii) zijn positie in het bedrijf. Dit onder meer om te voorkomen dat HR binnen de organisatie gewoon iemand aanwijst “die de taken van de preventiemedewerker er wel eventjes naast zou kunnen doen” zonder het daadwerkelijk belang van deze functie te onderkennen. Of dit verkregen instemmingsrecht voor de ondernemingsraad een vloek of een zegen is, kunt u lezen in ons eerdere blog “Instemmingsrecht OR over keuze preventiemedewerker: vloek of zegen?”.

Niet ter discussie staat echter dat de medezeggenschap een belangrijke verantwoordelijkheid draagt ten aanzien van de naleving het Arbo-beleid. Die verantwoordelijkheid is alleen gerechtvaardigd als de medezeggenschap ook over voldoende instrumenten beschikt om die rol goed te kunnen vervullen. Dat is in de WOR goed geregeld. Op grond van de WOR heeft een OR immers een aantal belangrijke instrumenten in handen om beleid ten aanzien van arbeidsomstandigheden te beïnvloeden. Denk daarbij aan:

• de bevorderende taak van de OR bij de naleving van voorschriften op het gebied van arbeidsomstandigheden (art. 28 WOR);
• het informatierecht (art. 31b WOR); en
• het initiatiefrecht (art. 23 lid 3 WOR).

In een stappenplan zetten wij kort uiteen wat een OR kan doen om ervoor te zorgen dat zijn organisatie in een volgend onderzoek beter scoort op deze onderwerpen.

1. Informeer bij de bestuurder, de preventiemedewerker (als die aangesteld is) en de arboarts of en in hoeverre de betreffende regels worden nageleefd;
2. Agendeer dit onderwerp voor een overlegvergadering in de zin van art. 23/24 WOR;
3. De OR kan indien dat nodig is voor een goede vervulling van zijn taak een externe deskundige inhuren (art. 16 jo. 22 WOR). Voor nadere informatie over de kosten van de inhuur van een extern deskundige verwijzen wij u naar ons blog “OR: Hoe zit het met de faciliteiten en kosten?”
4. De OR kan buiten de overlegvergadering om, pro-actief,  (schriftelijk) een initiatiefvoorstel doen dat ziet op concrete voorstellen om de regels na te leven.

De vernieuwde Arbowet heeft de rol van de medezeggenschap met betrekking tot een gezonde en veilige werkplek weliswaar verstevigd maar we zijn er nog niet. In veel bedrijven ontbreekt nog steeds een preventiemedewerker en daarmee een belangrijke waarborg voor een zorgvuldig arbeidsomstandighedenbeleid. De ondernemingsraad heeft hier ook een rol te vervullen en kan daarbij gebruik maken van verschillende instrumenten. Hoe u dat het beste aan kunt pakken? Wij helpen u daar graag bij.

Heeft u vragen over deze blog, neemt u dan contact op met Renate Vink-Dijkstra of Barbara van Dam