Ondernemingsraad: is het reglement nog up-to-date?

Artikel 8 WOR bepaalt dat de ondernemingsraad verplicht is een reglement op te stellen. Daarin moeten verschillende onderwerpen worden geregeld. Ten aanzien van de verkiezingen voor de OR moet zijn geregeld hoe werknemers zich kandidaat kunnen stellen, hoe de verkiezingen worden ingericht, hoe de uitslag wordt vastgesteld en hoe tussentijdse vacatures worden vervuld (artikel 10 WOR). Ten aanzien van de werkwijze van de ondernemingsraad moet onder meer zijn vastgelegd hoe en wanneer de ondernemingsraad bijeen wordt geroepen, hoeveel leden aanwezig moeten zijn om een vergadering te kunnen houden, hoe het stemrecht wordt uitgeoefend en hoe de agenda wordt bekendgemaakt (artikel 14 WOR).

Gelukkig hoeft een ondernemingsraad het reglement niet helemaal zelf op te stellen: de SER heeft een goed bruikbaar voorbeeldreglement opgesteld, voorzien van een uitgebreide toelichting.

De ondernemingsraad moet elke wijziging van het reglement vooraf aan de ondernemer kenbaar maken, die vervolgens een standpunt kenbaar kan maken. Het is niet vereist dat de ondernemer het reglement goedkeurt. Het reglement is de verantwoordelijkheid van de ondernemingsraad en de ondernemingsraad heeft daarin vrijheid, zolang het reglement geen bepalingen bevat die in strijd zijn met de WOR of die een goede toepassing van de WOR in de weg staan. De ondernemingsraad verstrekt onverwijld een exemplaar van het vastgestelde reglement aan de ondernemer.

Het geschil waar de rechtbank Rotterdam over moest oordelen ging over het reglement van de ondernemingsraad van de Belastingdienst/Douane Nederland. De ondernemingsraad had in zijn reglement voor de verkiezingen gekozen voor een lijstenstelsel en daarin een bepaling opgenomen over de wijze waarop zetels over de lijsten moesten worden verdeeld. Recent was die bepaling aangepast met als doel dat ook kleinere lijsten/vakbonden konden meedingen naar een zetel in de ondernemingsraad.

Er kwamen medio 2019 twee zetels vrij en vier lijsten deden mee aan de verkiezingen. Bij die verkiezingen waren 275 stemmen uitgebracht, waarbij de twee grootste lijsten 136 en 68 zetels hadden behaald. Dit betekende dat geen enkele lijst de kiesdeler (van 137,5 stemmen) had gehaald.

Met die situatie was bij het wijzigen van het reglement geen rekening gehouden. De ondernemingsraad verdeelde de zetels vervolgens over de twee grootste lijsten. De grootste lijst startte een procedure, omdat deze lijst van oordeel was dat beide zetels aan deze lijst hadden moeten worden toebedeeld. De kantonrechter oordeelde dat, omdat uit het reglement niet duidelijk bleek hoe met die situatie moest worden omgegaan, het reglement moest worden uitgelegd naar objectieve maatstaven. De kantonrechter bepaalde dat het reglement zo moest worden uitgelegd dat inderdaad beide zetels aan de grootste lijst moesten worden toebedeeld, ongeacht of de bedoeling van de ondernemingsraad anders was.

Deze situatie leidde er dus toe dat het resultaat van de verkiezing anders was dan de ondernemingsraad het (vooraf) had bedoeld. Dit had eenvoudig kunnen worden voorkomen als in het reglement een andere woordkeuze was gebruikt.

Het opstellen van een reglement is van groot belang voor de ondernemingsraad en de onderneming. De SER verstrekt een voorbeeldreglement met uitleg. Dat is een goede leidraad om te volgen bij het opstellen van het reglement. Het is echter altijd verstandig om een specialist mee te laten kijken met het reglement en mogelijke wijzigingen op een later moment. Ook is het verstandig om periodiek (liefst elke zittingsperiode) het reglement na te lopen en aan te passen waar nodig.

Heeft u vragen over deze blog, neemt u dan contact op met Annemarie van Egmond.