Effectieve medezeggenschap: begin met goede afspraken!

Onze ervaring is dat voor effectieve medezeggenschap meer nodig is! De sleutel tot succes is een goede samenwerking op basis van duidelijke afspraken. In dit eerste blog in de serie ‘Effectieve medezeggenschap: ….. ‘ in het kader van ‘november de maand van de medezeggenschap’ lichten wij het belang van samenwerkingsafspraken toe.

Om goede afspraken te maken, zal eerst in kaart moeten worden gebracht met welke partijen nu eigenlijk wordt samengewerkt binnen de medezeggenschap van een onderneming. Welke medezeggenschapsgremia bestaan er binnen een onderneming? Denk aan de ondernemingsraad en zijn commissies, maar binnen de zorgsector ook aan de cliëntenraad en binnen het onderwijs en de kinderopvang aan de studentenraad of de ouderraad etc. Deze medezeggenschapsgremia werken allemaal intern samen met elkaar én met hun achterban. Daarnaast werkt de bestuurder samen met al deze medezeggenschapsgremia en ook de toezichthouder heeft een rol in de samenwerking. Het samenwerkinsgpalet bestaat dan ook uit:

• Interne samenwerking
• Samenwerking met de achterban
• Samenwerking met de bestuurder
• Samenwerking met de toezichthouder

Iedere vorm van samenwerking op dit palet heeft zijn eigen kleur en soms is het mengen van deze kleuren ook noodzakelijk bij het maken van duidelijke samenwerkingsafspraken.

Voor een medezeggenschapsorgaan begint goede samenwerking met het vaststellen van een gezamenlijke visie, doelstellingen en ambities. Daarna kunnen afspraken worden gemaakt over de interne werkwijze en de wijze waarop de leden met elkaar omgaan, zodat helder is wat zij van elkaar kunnen verwachten. Afspraken hierover worden in het algemeen opgenomen in een reglement. De werkwijze is dan op papier goed geregeld. Daarnaast is het belangrijk over voldoende kennis te beschikken en helder te hebben welke taken en bevoegdheden er bestaan. Pas dan kunnen er ook afspraken worden gemaakt over de taakverdeling binnen het medezeggenschapsorgaan, zodat ook de scholingsbehoefte daarop kan worden afgestemd. Als bijvoorbeeld het dossier pensioen op de agenda van de overlegvergadering staat, is het zinvol een commissie Pensioen in te stellen en deze commissie een pensioencursus te laten volgen.

Als tip geven wij ieder medezeggenschapsorgaan mee verder te kijken dan de kaders die door de wetgeving of via modelreglementen worden geschetst, out of the box te denken en de interne samenwerkingsafspraken juist volledig op maat te maken en te laten aansluiten bij de gewenste werkwijze en samenwerking binnen de gehele onderneming.

Medezeggenschap doe je samen: als ondernemingsraad vertegenwoordig je de belangen van de medewerkers, als cliëntenraad van de cliënten etc. Het ligt dan ook voor de hand met de achterban af te spreken hoe de achterban een medezeggenschapsorgaan kan bereiken, op welke wijze er input kan worden gegeven en waar de notulen van de vergaderingen terug te lezen zijn. De medezeggenschapsgremia moeten ervoor zorgen dat de achterban weet welke onderwerpen zij behandelen en de achterban moet voldoende gelegenheid krijgen onderwerpen aan te dragen. Praktische afspraken en afspraken over communicatie zijn dan ook nodig om de belangen zo goed als mogelijk te kunnen behartigen. Toch zien wij dit in de praktijk niet altijd terug. Een belangrijke aanvulling daarbij is wel dat ook de bestuurder een verantwoordelijkheid heeft richting de achterban. Ook bij deze afspraken zullen er dus kleuren moeten worden gemengd: de afspraken tussen de medezeggenschapsgremia en de achterban moeten aansluiten op de afspraken die met de bestuurder worden gemaakt.

Medezeggenschap volgt zeggenschap: de medezeggenschap wordt zo ingericht dat de medezeggenschapsgremia overleg voeren met de verantwoordelijke (en beslissingsbevoegde) bestuurder. Het overleg met deze bestuurder is wettelijk gereguleerd en daarbij wordt ook benoemd over welke onderwerpen overleg moet worden gevoerd, welke informatie moet worden verstrekt en hoe een medezeggenschapstraject er in grote lijnen uitziet. Naast deze formele kant is het juist belangrijk afspraken te maken over de samenwerking met de bestuurder, zodat duidelijk wordt wat van elkaar kan worden verwacht. Hoe vaak vindt er overleg plaats, wanneer worden de stukken aangeleverd, maken we samen een jaaragenda, hoe geven wij invulling aan advies- en instemmingstrajecten en binnen welke termijn verwachten wij van elkaar een reactie op e-mails, verzoeken, adviezen etc. en hoe communiceren wij met elkaar? Aan de hand van de antwoorden op deze vragen kunnen er duidelijke afspraken worden gemaakt, zodat een samenwerking ontstaat die is gebaseerd op onderling vertrouwen en respect voor ieders rol. Daarin ligt wat ons betreft de basis voor een goede samenwerking tussen de bestuurder en de medezeggenschapsgremia. Dan zal over en weer tijdig vertrouwelijke informatie kunnen worden gedeeld en kan de betrokkenheid van de medezeggenschap bij belangrijke besluiten worden vergroot.

Onze tip is dit soort samenwerkingsafspraken aan het begin van iedere zittingsperiode te maken en vast te leggen in een convenant. In de WOR is daarvoor een wettelijke basis opgenomen, namelijk de ondernemingsovereenkomst, en ook voor cliëntenraden is de wettelijke basis terug te vinden in de Wmcz in de vorm van een medezeggenschapsregeling. Dit zijn in de praktijk vaak de juridische haakjes die worden gebruikt om de samenwerkingsafspraken te maken. Ook zonder die juridische haakjes kunnen uiteraard afspraken over samenwerking tot stand komen. Dit soort afspraken zullen ook regelmatig moeten worden geëvalueerd en daar waar nodig bijgesteld, zodat dit een levend document is. Samenwerking kun je immers niet in beton gieten en ook daar verandert de kleur nog wel eens.

Ten slotte heeft de toezichthouder ook een steeds belangrijkere rol binnen de medezeggenschap. Regelmatig overleg waarbij ook de toezichthouder aanwezig is, wordt – al dan niet wettelijk – voorgeschreven en in ieder geval sterk aangemoedigd. Een tijdige kennismaking is dan ook belangrijk, maar ook betrokkenheid van de medezeggenschap bij de benoeming van nieuwe leden van het toezichthoudend orgaan. Ook hier kunnen afspraken worden gemaakt en vastgelegd. Duidelijkheid staat voorop, maar denk ook aan transparantie van deze afspraken. De bestuurder moet hiervan op de hoogte zijn, anders worden verschillende kleuren ongewild gemengd.

Samenwerking is de basis voor effectieve medezeggenschap. En goede samenwerking gaat hand in hand met duidelijke afspraken. Afspraken op verschillende niveaus: van intern naar de achterban tot de bestuurder en de toezichthouder. Deze afspraken staan niet op zichzelf, maar zijn in elkaar vervlochten. Het kleurenpalet van afspraken heeft niet slechts vier zuivere kleuren, maar bestaat vooral uit gemengde kleuren, waarbij er steeds meer kleurenvarianten ontstaan. In deze opsomming van afspraken hebben wij de afspraken tussen de verschillende medezeggenschapsorganen binnen een onderneming en de afspraken van de bestuurder met de verschillende medezeggenschapsorganen nog niet eens genoemd. De kleuren lijken soms oneindig te worden: moet niet soms worden gekeken naar dezelfde kleur? Integraal één kleur of wellicht meerdere kleuren die je met elkaar kiest? Dat is de start van integrale medezeggenschap: effectief overleg met verschillende medezeggenschapsgremia! En ook dat begint met goede afspraken…