Een nieuwe wet voor pensioen, wat moet de OR ermee doen? Deel 3: Hoe verloopt een instemmingstraject?

Kern van het instemmingsrecht van de OR is dat het advies van de OR van wezenlijke invloed op de besluitvorming moet kunnen zijn. Dat betekent dat de OR al in een vroeg stadium bij de besluitvorming moet worden betrokken. Om dat te borgen is in artikel 24 lid 1 WOR opgenomen dat de bestuurder de OR tijdens de halfjaarlijkse overlegvergadering  informeert over instemmingsplichtige besluiten die hij in voorbereiding heeft. Daarbij kunnen de bestuurder en de OR dan afspraken maken over wanneer en op welke wijze de OR in de besluitvorming wordt betrokken.

Het instemmingsverzoek moet schriftelijk worden verstrekt aan de OR en bevat de volgende onderdelen:

• de beweegredenen voor het besluit;
• de te verwachten personele gevolgen van het besluit.

Daarnaast moet de OR beschikken over alle voor hem in het kader van het instemmingsverzoek relevante informatie. Bij een instemmingsverzoek dat ziet op de wijziging van de pensioenregeling in het kader van de Wet Toekomst Pensioenen wordt ook het transitieplan gedeeld. Het transitieplan (zie ook onze blog “Het transitieplan: werkgevers opgelet!”) ziet op de volgende onderwerpen:

• de gemaakte keuzes, overwegingen en berekeningen;
• de wijze waarop wordt omgegaan met opgebouwde pensioenaanspraken en pensioenrechten;
• de verantwoording waarom sprake is van een evenwichtige transitie.

Het transitieplan zelf is niet instemmingsplichtig.

De OR en de bestuurder overleggen ten minste éénmaal in een overlegvergadering over het instemmingsverzoek. Hierbij kan de bestuurder het instemmingsverzoek toelichten en kan de OR om nadere informatie vragen.

Na het overleg deelt de OR zo spoedig mogelijk schriftelijk en met redenen omkleed zijn beslissing aan de bestuurder mee. De OR kan hier voorwaarden aan verbinden.

Na de beslissing van de OR deelt de bestuurder zo spoedig mogelijk schriftelijk zijn definitieve besluit aan de OR mee en geeft aan met ingang van welke datum hij het besluit zal uitvoeren.

Een instemmingsplichtig besluit dat zonder de instemming van de OR of de toestemming van de kantonrechter is genomen is nietig als de OR schriftelijk een beroep op de nietigheid heeft gedaan. Indien de OR deze nietigheid niet inroept, kan hij geen juridische procedure meer starten indien het besluit toch wordt uitgevoerd. De OR moet ook de nietigheid inroepen als hij ten onrechte geen instemmingsverzoek heeft ontvangen.

Let op! De termijn voor het inroepen van de nietigheid is kort. De nietigheid moet worden ingeroepen binnen 1 maand na mededeling van het besluit of nadat gebleken is dat aan het besluit uitvoering wordt gegeven.

Als de OR geen instemming heeft verleend, kan de bestuurder zijn besluit intrekken of de kantonrechter verzoeken om vervangende instemming te verlenen. De kantonrechter geeft alleen toestemming als de beslissing van de OR om geen instemming te geven onredelijk is, of het voorgenomen besluit van de ondernemer gevergd wordt door zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen. Van onredelijkheid van de beslissing van de OR is sprake als de argumenten van de bestuurder voor het voorgenomen besluit zwaarder wegen dan de argumenten van de OR voor het onthouden van zijn instemming.

Als de bestuurder uitvoeringshandelingen verricht zonder dat de OR met het besluit heeft ingestemd of de kantonrechter vervangende toestemming heeft verleend, én de OR tijdig de nietigheid van het besluit heeft ingeroepen, kan de OR de kantonrechter verzoeken de ondernemer te verplichten de uitvoeringhandelingen te staken.

Heb je vragen over de onderwerpen van deze blogserie of andere medezeggenschapsrechtelijke thema’s, dan helpen wij jullie graag verder.

Barbara van Dam-Keuken, juridisch medewerker Arbeid, Medezeggenschap.

1. Wat is pensioen
2. De rol van de OR
3. Hoe verloopt een instemmingstraject
4. Welke keuzes kunnen worden gemaakt en wat is de rol van de OR hierbij
5. De rol van de OR bij de wijziging van arbeidsvoorwaarde
6. De rol van de PV/PVT.

Wil je elke maand een overzicht van updates en blogs in je mailbox? Klik dan hier om je in te schrijven voor de nieuwsbrief!