In de mediationpraktijk is vertrouwelijkheid een essentiële voorwaarde. Voor de start van de mediation spreken wij met elkaar geheimhouding af. Alles wat binnen het mediationtraject wordt besproken of geschreven valt onder die geheimhouding. Maar wat nu als een van de partijen toch stukken overlegt aan de rechter als bewijs van een verstoorde arbeidsrelatie? Daarover mocht recent de kantonrechter te Den Haag zich buigen in een zaak waarin ontbinding van de arbeidsovereenkomst werd verzocht op grond van een verstoorde arbeidsrelatie.

Wat is er gebeurd?

Werknemer is ruim 17 jaar in dienst bij Hoogvliet, uiteindelijk in de functie van Operationeel manager DC. Tot en met 2019 functioneert hij naar tevredenheid. In de loop van 2020 heeft Hoogvliet aanmerkingen op zijn functioneren. Dit bespreekt Hoogvliet met werknemer. Hoogvliet verplaatst begin 2021 de activiteiten in het distributiecentrum in Alphen aan den Rijn naar haar nieuwe distributiecentrum in Bleiswijk. Vervolgens vindt er in het weekend van 9/10 januari 2021 een incident plaats. Werknemer heeft volgens Hoogvliet de benodigde werkzaamheden niet goed georganiseerd, waardoor de werkvloer van het nieuwe distributiecentrum vol is komen te staan met retour gekomen emballage, terwijl de werkvloer juist nodig was voor de geplande opschaling van het filiaal. De programmadirecteur reageert hier nogal emotioneel op (lees: ‘met vuur in de ogen’). Hoogvliet vraagt werknemer vervolgens om een voorstel tot verbetering van zijn functioneren te doen. Werknemer legt echter alleen een voorstel tot verbetering van het emballage proces neer, omdat hij van mening is dat er sprake is van een vertrouwensbreuk. Per brief van 12 februari 2021 heeft werknemer om die reden en mediationtraject voorgesteld. Tijdens de mediation op 9 maart 2021 gebeurt er iets, waardoor partijen volledig op scherp komen te staan. Partijen komen niet meer tot afspraken en de mediation wordt beëindigd. Om die reden start Hoogvliet een procedure met het verzoek om de arbeidsovereenkomst te ontbinden op grond van een verstoorde arbeidsrelatie.

Wat oordeelt de kantonrechter?

De kantonrechter wijst het verzoek van Hoogvliet echter af. De arbeidsovereenkomst wordt dus niet ontbonden op grond van een verstoorde arbeidsrelatie. Daartoe overweegt de kantonrechter het volgende. Hoogvliet heeft haar verzoek gebaseerd op de stelling dat de relatie tussen partijen op 9 maart 2021 (tijdens het mediationtraject) ineens is veranderd. Zij heeft dit willen onderbouwen met twee e-mails van diezelfde datum. Partijen zijn echter bij de start van het mediationtraject met elkaar overeengekomen dat al hetgeen in het kader van de mediation aan de orde komt, geheim moet blijven. Om die reden staat de kantonrechter het niet toe om deze e-mailberichten in het geding te brengen. Daarover zegt de kantonrechter het volgende: “Aan hetgeen partijen in het kader van mediation met elkaar bespreken, kunnen in rechte bovendien slechts gevolgen worden verbonden voor zover de mediation tot een onvoorwaardelijke (vaststellings)overeenkomst leidt. De vertrouwelijkheid van de mediation-gesprekken (de geheimhouding) waarborgt dat partijen al wat daartoe nodig is aan de orde kunnen stellen, zonder dat dit in rechte tot enig nadeel leidt.” Hoogvliet kan de mails dus niet gebruiken een er komt niet vast te staan dat de arbeidsrelatie tussen partijen ernstig en duurzaam is verstoord. De kantonrechter ontbindt de arbeidsovereenkomst niet.

Terecht?

Zoals gezegd is het in de mediationpraktijk enorm belangrijk om in vertrouwen alles naar elkaar uit te kunnen spreken. Met een dergelijke geheimhoudingsafspraak durven de betrokkenen aan de mediationtafel net even wat meer naar elkaar uit te spreken. Dat de kantonrechter de e-mailberichten niet toelaat als bewijsstukken is dan ook terecht. Wel is het de vraag of partijen in dit geval erg opschieten met de uitspraak van de kantonrechter. Feitelijk is er sprake van een verstoorde arbeidsrelatie. De mediation heeft niet geleid tot een oplossing en nu moeten partijen alsnog met elkaar verder. De vraag is hoe? De vraag is ook of Hoogvliet de procedure goed heeft aangepakt. Wellicht biedt een tweede mediationtraject wel de oplossing.

Vragen?

Heeft u vragen over dit onderwerp? Of over mediation in het algemeen? Neem gerust contact op met Henriëtte van Baalen, Advocaat en Mediator op het gebied van Arbeidsrecht.

Heeft u een werknemer in dienst die door psychische en/of lichamelijk klachten niet kan werken, terwijl deze werknemer medisch gezien geen fysieke of psychische beperkingen heeft? U bent niet de enige! In de praktijk zien we veel werkgevers die werknemers in dienst hebben die door werkomstandigheden fysiek of mentaal niet in staat zijn om te kunnen werken. Dit wordt ook wel situationele arbeidsongeschiktheid genoemd. Wat houdt dat precies in? En hoe kunt u daar mee omgaan?

Wat is situationele arbeidsongeschiktheid?

Bij situationele arbeidsongeschiktheid is de werknemer fysiek of mentaal niet in staat om het werk te verrichten. Er is medisch gezien geen sprake van fysieke of psychische beperkingen. Het zijn de werkomstandigheden waardoor de werknemer niet in staat is om te werken. De bedrijfsarts stelt vast of er daadwerkelijk sprake is van situationele arbeidsongeschiktheid. Bij situationele arbeidsongeschiktheid gaat het vaak om een verstoorde arbeidsrelatie. Dit kan gaan om een conflict met een andere werknemer of met u als werkgever. Dit zijn enkele voorbeelden van situationele arbeidsongeschiktheid:

Persoonlijke conflicten tussen collega’s
Conflicten tussen leidinggevende en onderschikte werknemer
Onvrede over bejegening of pesten op het werk
Ernstige last van de manier waarop een organisatie functioneert
Gevoel van werknemer dat hem ernstig onrecht is aangedaan

Moet u in deze situatie het loon doorbetalen?

Een vraag die opkomt is: moet u het loon doorbetalen van de werknemer die arbeidsongeschikt is maar geen medische beperkingen heeft? Dat hangt van de omstandigheden af. De Hoge Raad heeft een aantal vuistregels opgesteld. Als aan deze vuistregels wordt voldaan, dan heeft de werknemer recht op doorbetaling van het loon. De vuistregels luiden als volgt:

Er moet aannemelijk gemaakt kunnen worden dat er sprake is van een situatie met onwerkbare arbeidsomstandigheden;
De oorzaak van deze onwerkbare omstandigheden komen in redelijk voor rekening van de werkgever;
Er moet sprake zijn van (dreigende) lichamelijke en/of psychische klachten waardoor niet van de werknemer gevergd kan worden het werk te hervatten;
De werknemer moet zich maximaal inspannen om de belemmeringen die werkhervatting in de weg staan, weg te nemen.

Met andere woorden: de werknemer moet aantonen dat wanneer hij zijn werkzaamheden weer zou hervatten, dit weer tot uitval zal leiden. Eerder al schreven wij een blog over een werkgever die door omstandigheden het loon door moest betalen van de situationeel arbeidsongeschikte werknemer.

Wat kunt u doen? Mediation!

In het kader van de Wet Verbetering Poortwachter ben u verplicht om er – samen met de betreffende werknemer – voor te zorgen dat deze de werkzaamheden weer zo snel mogelijk op kan pakken. Dat betekent in gesprek gaan. Dat zal de bedrijfsarts altijd adviseren. En meestal is het advies om dat onder leiding van een deskundig mediator te doen. Iets dat wij in dat geval ook altijd aanraden. Arbeidsmediation. De mediator is er om het gesprek tussen de zieke werknemer en degene waarmee hij een conflict heeft te begeleiden. Daarbij ondersteunt de mediator in het vinden van een (duurzame) oplossing die voor beide partijen acceptabel is. Eerder schreven wij een blog over de werkwijze tijdens mediation. Kortom, niets is zo belangrijk om te proberen deze situatie in gesprekken op te lossen, bij voorkeur onder leiding van een mediator. En lukt dat niet? Dan zullen we de rechter overtuigen van uw gelijk. Uit rechtspraak volgt dat het doorlopen van een mediationtraject voor rechters veelal een voorwaarde is voordat zij tot ontbinding over gaan. Dit onderwerp bespreken we vast en zeker in een van onze volgende blogs.

Vragen?

Meer weten over dit onderwerp of vragen naar aanleiding van het bovenstaande? Neem dan gerust contact met ons op.

Henriëtte van Baalen, advocaat en MfN Registermediator team Arbeidsrecht, Medezeggenschap & Pensioen

Sietske Bos, juridisch medewerker team Arbeidsrecht, Medezeggenschap & Pensioen

Blogserie zieke werknemer

Deel 1: Zieke werknemer: wanneer wordt passende arbeid de bedongen arbeid?

Deel 2: Zieke werknemer: wat als uw werknemer niet meewerkt aan zijn re-integratie?

Deel 3: Zieke werknemer: geen arbeid, geen medische beperking, wel loon?!

Deel 4: Zieke werknemer: wat zijn de regels bij vakantie tijdens ziekte?

Herkenbaar? Mensen die de schuld helemaal bij de ander leggen. Als die ander zijn gedrag zou veranderen, dan was het probleem zó opgelost! Maar zo werkt het niet: je hebt het met elkaar op te lossen als collega’s of als buren. En hoe voorkom je dat een gesprek daarover steeds verder escaleert?

Als mensen met elkaar in conflict raken, lukt het ze vaak niet meer om goed met elkaar te communiceren. De verwijten gaan snoeihard over tafel. De reactie op een verwijt is vaak een tegenaanval: “Hoezo heb ik nooit tijd? Wat nou in je eentje? Vraag je zelf wel eens wat dan?” En voor je het weet, escaleert het gesprek en voelen beide partijen zich bevestigd in hun verwijten en komen ze geen stap verder richting een oplossing.

De kunst is dus om verwijten niet te laten beantwoorden met tegenverwijten, maar om te kunnen horen wat er onder die lelijke taal zit aan mooie wensen en verlangens. Want wat zegt iemand eigenlijk als hij zegt dat je nooit tijd voor hem hebt? Dat je hem de klussen in z’n eentje op laat lossen? Dat hij altijd pas achteraf moet horen wat er besloten is?

Mediator als vertaler

Als mediator zorg je dat de wensen en verlangens die áchter die verwijten schuil gaan, in het licht worden gezet. Je herformuleert de verwijten: “dus voor jou is het belangrijk dat jij aandacht krijgt, dat je steun ervaart, dat je mee mag denken in de besluitvorming?”

Als iemand volmondig JA! kan antwoorden op zo’n herformulering, merk je direct dat het gesprek effectiever wordt. Dan buitelen de verwijten niet meer over elkaar, maar gaan mensen oplossingsgerichter praten. Dan kunnen je het gaan hebben over het “hoe en wat”. Hoe zie je dat voor je? Wat verwacht je van mij? Welke rol zie je voor jezelf daarin weggelegd?

De kunst van het herformuleren

Herformuleren van verwijten in wensen of verlangens kan veel betekenen in een gesprek. Probeer het zelf maar eens als je een verwijt om je oren krijgt. Wat wil die ander eigenlijk zeggen? Als je je herformulering begint met de tekst “dus voor jou is het belangrijk dat ….” ga je oprecht aan de slag met waar het die ander om te doen is. En probeer dan vooral het woordje “ik” niet te gebruiken in je herformulering, want daarmee neem de je aap op je eigen schouder. En daar gaat het helemaal niet om. Het gaat er juist om dat je achterhaalt wat voor de ánder nou precies zo belangrijk is.

Lukt het je niet om dit zelf op te pakken omdat een situatie op je werk bijvoorbeeld al te ver is geëscaleerd, neem dan gerust contact met ons mediationteam op. Er hoeft geen sprake te zijn van een zwaar geëscaleerd conflict om ons in te schakelen. Soms worden we voor één gesprek ingehuurd, om dingen uit te praten en de samenwerking weer op de rit te zetten. Want achter het verwijt “dat met jou niet valt samen te werken” zit misschien juist de wens om dat wél te doen… Daar dragen wij graag ons steentje aan bij.

Team mediation: Ernst van Win en Henriëtte van Baalen

Zodra in een arbeidsconflict mediation wordt voorgesteld, is het zaak zo’n voorstel serieus te nemen. Dat blijkt wel uit de rechtspraak van de laatste tijd.

Bedrijfsarts

Als sprake is van een arbeidsconflict, is ook vaak sprake van arbeidsongeschiktheid. De medewerker kan niet meer werken als gevolg van het conflict. Vaak komen daar psychische en fysieke klachten uit voort, maar deze kunnen meestal niet worden opgelost, zo lang het conflict voortduurt. Vandaar dat de bedrijfsarts in zo’n situatie mediation adviseert, zodat werkgever en werknemer onder de professionele begeleiding van een mediator met elkaar in gesprek gaan en hun conflict kunnen oplossen.

Rechter

Los van zo’n advies van de bedrijfsarts, stelt een werknemer of werkgever soms ook zelf aan de ander voor om in mediation te gaan. Lang niet iedere werkgever of werknemer zit daar op te wachten. Soms vindt men het onzin, wat is er nou helemaal aan de hand? Dat kunnen we toch prima zelf, zonder een mediator? Soms willen mensen het conflict helemaal niet zelf oplossen, maar hebben ze liever dat een rechter erover beslist. Om dan vervolgens weken later bij die rechter uit te komen, die het ontbindingsverzoek afwijst omdat geen mediation is ingezet. Of de beëindiging komt er wel, maar er wordt door de rechter € 100.000 extra vergoeding toegekend omdat werkgever mediation weigerde en zich daarom niet genoeg heeft ingezet voor het herstel van de arbeidsrelatie. Andersom gebeurt het ook: de rechter verwijt de werknemer niet te hebben ingestemd met mediation, waardoor het voortduren van het arbeidsconflict in hoge mate aan haarzelf te verwijten is. Oordeel: ontslag zonder transitievergoeding.

Meer met mediation

Zodra het woord mediation is gevallen, is het verstandig voor werkgever én werknemer om zo’n advies of voorstel niet zomaar terzijde te schuiven. Neem contact op met een mediator en overleg wat er mogelijk is. Als beide partijen hun schouders onder de mediation willen zetten, kunnen de beste resultaten worden bereikt. Veel mooiere resultaten dan je ooit bij de rechter kunt bereiken. Want je staat als mediationpartij zelf aan het roer van de onderhandelingen en kunt afspraken maken over belangrijke onderwerpen waar de rechter geen uitspraak over zal doen. Zaken als gezichtsbehoud, herstel van het onderlinge vertrouwen, het blijven promoten van elkaars kwaliteiten zodat je elkaar aan nieuwe klanten of banen helpt. En het allerbelangrijkste: het samen oplossen van een conflict zodat dit je niet meer in de weg zit en je de blik weer op de toekomst kunt richten.

Kortom: mediation is gebaseerd op vrijwilligheid, maar het is allesbehalve vrijblijvend om een voorstel tot mediation naast je neer leggen. Dat kan je in een procedure bij de rechter duur komen te staan. Niet alleen wij als mediators, maar ook de rechterlijke macht is ervan overtuigd dat mediation werkt en daarom echt moet worden beproefd. Doen dus!

Team mediation: Ernst van Win en Henriëtte van Baalen

Conflicten gaan gepaard met emoties. En emoties komen van rechts: ze nemen voorrang in jouw hoofd. Voorrang op dat deel van je hersenen waarmee je rustig en rationeel na kunt denken. Je komt terecht in primaire reacties waarin je gaat vechten, vluchten of bevriezen. Dat maakt de vergelijking met boksen zo interessant.

Boksen

Bij het boksen wil je ook niet worden overmand door emoties, want dan loopt zo’n bokspartij niet. Sta je afwachtend in je hoek, terwijl het er juist om gaat dat je in beweging bent en op de goede manier je stoten zet. Je punt maakt. Ontwijkt. Om te kijken naar wat die ander doet in de ring: anticiperen, reageren, patronen zien. Kortom: denkwerk alom. En dat kan niet als je emoties de overhand nemen. Gebeurt dat toch, dan heb je iemand nodig die je even kan resetten. Een bokscoach die met een handdoek frisse lucht in je gezicht wappert. Die je helpt om je te herpakken.

Aan de mediationtafel

Wat er in de boksring gebeurt, lijkt op wat wij als mediators doen. Wij begeleiden mensen door hun conflict. Zien wat de patronen zijn waarin zij vastlopen. Zien waar de emoties de overhand nemen, kunnen de-escaleren waar nodig, zodat partijen weer in staat zijn om zich te herpakken. Zodat ze in contact kunnen blijven met de ander en weer koers kunnen bepalen.

En net als de scheidsrechter in de boksring, zeggen wij soms ook: BREAK! Het moment dat een wedstrijd vastloopt, partijen lijf aan lijf verstrengeld zitten met vier bokshandschoenen die een beetje in het wilde weg slaan. Dat gebeurt in figuurlijke zin soms ook aan de mediationtafel. Dan is het tijd om even uit te zoomen. Soms kan dat aan tafel door met elkaar te bespreken wat er nou precies gebeurt. Soms is het goed om echt even te schorsen en de “ring” te verlaten. Even de kamer uit, resetten, om daarna weer constructief verder te kunnen.

Ready to rumble!

Wat dat betreft is de boksring een geweldige metafoor voor de mediationtafel, zeker als je het vergelijkt met het boksen zoals op deze foto. Dat was een mooie wedstrijd voor een goed doel en met een gelijkwaardige tegenstander. Dat heb je nodig om een pot boksen neer te kunnen zetten, waarin een ieder haar eigen punten mocht maken, zonder de ander te beschadigen. En met een scheids die je af en toe een break gunt. Want inspannend is het! En ook dat kenmerkt het mediationproces. Er wordt doorgaans hard gewerkt aan de mediationtafel, maar wel voor het goede doel.

Meer weten over mediation? Neem gerust contact op met het mediationteam van De Clercq.

Ernst van Win en Henriëtte van Baalen

Vaak weten mensen het nog precies: dat ene moment waarop ze dachten: nu ga je een grens over. Dit pik ik niet. Nú hebben we een conflict!

Maar wat is een conflict? We zien het vaak genoeg aan onze mediationtafel. De werknemer zit ziek thuis door de situatie op het werk en de werkgever heeft geen idee wat er aan de hand is en ervaart helemaal geen conflict. Of vice versa: werknemer is voor zijn idee lekker flexibel aan het werk en wat werkgever betreft is de maat vol nu werknemer er zijn eigen werktijden op na lijkt te houden.

Twee mensen kunnen een heel ander beeld hebben van de situatie waarin ze zijn beland. Voor de een is het een conflict, voor de ander niet. Om nog maar te zwijgen van de verschillende fases waarin een conflict zich kan bevinden.

Escalatieladder

Klik op afbeelding voor vergroting

De beroemde escalatieladder van Glasl maakt inzichtelijk hoe conflicten verlopen. Waar een conflict start bij een stuk verharding in het gesprek, kan het uiteindelijk eindigen in een situatie waarin beide partijen ervoor kiezen samen de afgrond in te gaan. Gelukkig zitten er ook nog heel wat fases tussenin, waarin wij als mediator ons werk kunnen doen. Waarin we partijen kunnen begeleiden om die escalatietrap weer op te gaan in plaats van af te dalen. Daarbij is van belang op zoek te gaan naar dat moment, die gebeurtenis die ertoe leidde dat partijen hun stappen neerwaarts maakten. Want als die gebeurtenissen op tafel liggen, besproken en uitgesproken worden, werkt dat de-escalerend. Dat kan partijen helpen de stappen omhoog te maken. Ook als de ene partij voor zijn gevoel op een andere trede stond dan de ander. Het helpt om dat inzichtelijk te maken.

Het goede nieuws!

Conflicten zijn wonderlijke dingen. Maar het goede nieuws is: ze kunnen worden opgelost! In lang niet iedere fase van het conflict lukt u dat nog zelf. Door uw persoonlijke betrokkenheid en de hoge mate van escalatie, is het raadzaam om dan de externe hulp van een onpartijdige en onafhankelijke mediator in te schakelen. Het is ons vak u te helpen weer stappen in de goede richting te zetten.

Team Mediation

Ernst van Win en Henriëtte van Baalen

U overweegt om een mediation procedure op te starten. Maar weet niet precies wat hier bij komt kijken en hoe het in zijn werk gaat. Om u hierbij op weg te helpen heeft het Mediation team van De Clercq een whitepaper opgesteld. Hierin leest u wat u van een mediation (en mediator) kunt verwachten. Maar ook wat er van u wordt verwacht in een mediation.

Wilt u het whitepaper ontvangen? Laat dan hieronder uw gegevens achter en u ontvangt het direct in uw mailbox!

De MfN gecertificeerde mediators van De Clercq hebben jarenlange ervaring, niet alleen als advocaat, maar ook als mediator. Zij gebruiken deze technieken regelmatig in hun dagelijkse praktijk. Zij zien dat mediation een goede (en soms zelfs betere) oplossing kan zijn voor geschillen, bijvoorbeeld binnen samenwerkingsrelaties. Wilt u meer informatie over mediation? Neem dan gerust contact op met een van onze specialisten!

Ernst van Win is actief op het breukvlak van arbeid en onderneming en in de medezeggenschap. Het vinden van de beste oplossing voor zijn cliënten staat voor hem met stip bovenaan. Dat doet hij dan ook met de nodige bevlogenheid en vasthoudendheid. Daarnaast beschikt Ernst over het vermogen tot relativeren, wat hem regelmatig goed van pas komt in zijn werk als zakelijk mediator.

Henriëtte van Baalen is in haar streven naar het beste resultaat voor haar cliënt zeer vasthoudend en gaat graag recht op haar doel af. Haar talrijke nevenactiviteiten verraden een brede kijk op het vak en een brede belangstelling voor de wereld om haar heen.

Ja, ik ontvang graag het whitepaper 'Mediation, en dan'

Communicatie is nu misschien wel belangrijker dan ooit. MfN-registermediators zijn extra hard nodig in deze tijd, waarin conflicten sneller (dreigen te) ontstaan tussen allerlei verschillende partijen. Deze boodschap heeft de Mediatorsfederatie Nederland vorige week gedeeld.

De mediators van De Clercq, Henriëtte van Baalen en Ernst van Win, ondersteunen deze boodschap van de MfN. Zij hebben, naast hun dagelijkse praktijk als advocaat, ruime ervaring met mediation als instrument om tot een oplossing voor een conflict te kunnen komen.

Wilt u meer informatie over de mogelijkheden van mediation? Klik dan hier of neem contact op!

Blogserie ‘De juridische gevolgen van het coronavirus’

Wilt u meer informatie over de juridische gevolgen van het coronavirus? Onze specialisten volgen de ontwikkelingen op de voet en houden u via kennisblogs steeds op de hoogte. Alle relevante informatie op het gebied van Arbeidsrecht, Medezeggenschapsrecht, Ondernemingsrecht, vastgoed en bestuursrecht en IT, IE & Privacy leest u in onze uitgebreide blogserie ‘De juridische gevolgen van het coronavirus’. Bij nieuwe ontwikkelingen wordt deze uiteraard steeds direct aangevuld. Voor een overzicht van alle blogs in deze blogserie, klik hier.

Juridische Corona Helpdesk

De gevolgen van het coronavirus (COVID-19) zijn immens. De maatschappelijke impact is nog niet te overzien. Wat betekent dat voor uw onderneming of organisatie? Met het oog op al uw vragen en vanuit een integrale aanpak vanuit al onze teams opent De Clercq een Juridische Corona Helpdesk. Onze specialisten zijn per direct 24/7 bereikbaar voor al uw vragen. Chat live of ontvang een kort advies per mail. Meer info? Klik hier!

Terwijl ik dit blog schrijf, werk ik vanuit mijn zolderkamer. Buiten schijnt de zon. Het is crisistijd. Coronacrisis. Er is heel veel aan de hand in Nederland. In Europa. In de hele wereld zelfs.

En ondanks de crisis waarin we met zijn allen proberen het juiste te doen, zijn er ook nog altijd de samenwerkingsproblemen. Of steken ze juist de kop op. Misschien nu zelfs wel meer. Zeker als deze coronacrisis langer duurt. Samenwerkingsproblemen die er al bestonden worden uitvergroot. Face to face contact is lastig. Onbegrip ligt op de loer. Al het beeldbellen ten spijt.

En dan? Misschien is het juist nu de tijd discussies en samenwerkingsproblemen aan te pakken. Dat geldt zeker voor die beroepen die nu minder te doen hebben – die niet in de frontlinie staan – en juist ruimte krijgen voor andere dingen. Het opknappen van het bedrijf. Achterstallige administratie wegwerken. En eindelijk de samenwerking met de collega binnen het team aanpakken. Met de medewerker op de afdeling. Binnen de directie. Tussen de leidinggevende en zijn/haar medewerker.

En hoe gaat dat dan in coronatijd? Ook daar kan beeldbellen gelukkig veel oplossen. Wat heerlijk dat we daar in Nederland al zo ver mee zijn. En als mediator begeleid ik het proces. Ook via het beeldbellen. Ik houd in de gaten hoe de betrokken partijen reageren. En verduidelijk of vertaal daar waar het nodig is. Eigenlijk is dat niet heel veel anders dan een “gewone” mediation. Graag verwijs ik naar mijn blog van eind vorig jaar waarin ik het proces van mediation op hoofdlijnen heb beschreven. Het voordeel van beeldbellen kan zelfs zijn dat de betrokkenen zich meer op hun gemak voelen. Zij zijn immers thuis. Het risico is de vertrouwelijkheid. Want wie kijkt of luistert er mogelijk mee? Daarover afspraken maken is essentieel.

Maar soms zijn er ook partijen die wel graag dat face to face contact willen. Ook dat kan (nog). Rekening houdend met alle richtlijnen van het RIVM. Dus meer dan 1,5 meter en op gepaste afstand. En zo kunnen in deze periode de mediations die ik begeleid op kantoor toch doorgaan. En kunnen de betrokkenen – zij het op afstand – elkaar wel direct in de ogen kijken.

Mediation in crisistijd. Het gaat gewoon door. Al dan niet vanuit de zolderkamer. En met een oplossing in mediation, schijnt buiten de zon. En van harte hoop ik dat met de komst van de zon het coronavirus verdwijnt. Ik wens u naast goede samenwerkingen binnen de organisatie vooral een heel goede gezondheid toe.

Henriëtte van Baalen, advocaat | partner | mediator

Blogserie ‘De juridische gevolgen van het coronavirus’

Juridische Corona Helpdesk

In mijn blog van 9 januari jl. wees ik op de grote veranderingen in de intramurale zorg en de verdienmodellen, die tot spanningen kunnen leiden binnen Medische Vakgroepen. Ook noemde ik de communicatievaardigheden van de professionals of beter gezegd het gebrek aan vaardigheden en tijd van medisch specialisten, die soms vanuit een (te) rationele benadering met emotioneel geladen conflicten omgaan. Een ander aspect dat ik in dit blog benoem en behandel is de cultuur in de medische wereld en met name in ziekenhuizen. Nog niet overal heeft men de stap kunnen zetten van de traditioneel hiërarchische verhoudingen naar een cultuur van gelijkwaardigheid en respectvolle omgang.

Hoewel de Federatie van Medisch Specialisten veel aandacht besteed aan het thema van een open en veilige cultuur (lees hier meer) blijkt uit mediationgesprekken die wij (mijn co-mediator mr. Saskia van der Toorn en ik) in de afgelopen jaren met vakgroepen en specialisten hebben begeleid dat daarbij vooral veel aandacht is voor een cultuur die het melden van fouten of calamiteiten mogelijk moet maken. En wat minder voor communicatietechnieken en omgangsvormen, die de samenwerking en het plezier in het werk bevorderen. Het één kan echter niet zonder het ander.

Waar een medisch specialist vroeger vooral bestond uit mannelijke corpsleden uit Leiden, Utrecht of Groningen is de medische wereld net als die van bijvoorbeeld de advocatuur snel veranderd. Goed opgeleide en ook gepromoveerde artsen komen tegenwoordig uit alle delen en lagen van het land en soms van ver daarbuiten. Dat schuurt soms flink met het old-boys-network dat verbaal sterk en meer hiërarchisch gericht is. Als een buitenstaander het bastion van een vakgroep met zo’n cultuur binnen is getreden, kan dat leiden tot spraakverwarring, miscommunicatie, misverstanden en een gevoel van buitengesloten zijn.

Het helpt deze cultuur in een veilige mediation, waarin vertrouwelijkheid en vrijwilligheid vanzelfsprekend zijn, op respectvolle wijze bespreekbaar te maken en duidelijk te maken dat niet het een of het andere goed is, maar dat samenwerking vergt, dat tijd wordt gemaakt om misverstanden, miscommunicatie of andere issues op een veilige wijze bespreekbaar te maken.

Gebrek aan autonomie en medezeggenschap

Het veranderde zorgstelsel en de daarmee samenhangende aandacht voor productie heeft ook geleid tot een afnemende invloed van de vakgroepen/maatschappen en van de professionals zelf op hun eigen werk en op de wijze waarop de nog immer schaarse tijd moet worden ingezet.

De bestuurders, het management en de boven de vakgroepen geplaatste Medisch Specialistische Bedrijven, veelal georganiseerd in coöperatieverband, hebben inmiddels meer invloed dan de professionals zelf. Verdergaande specialisatie en verhoging van de productie maken dat men zich soms meer productie-eenheid dan autonoom arts voelt. Dat leidt tot een gevoel van verlies van plezier in het werk en tot spanningen binnen de vakgroep. Opvallend voor ons als mediators is, dat het niet heel goed gesteld is met de medezeggenschap waar het de professionals betreft.

In de Ondernemingsraad zitten niet veel artsen. Het officiële wettelijk geregelde medezeggenschapsorgaan van ziekenhuizen wordt bevolkt door anderen dan de specialisten zelf.

Uit veel casestudies blijken die ingrediënten, gekoppeld aan een grote betrokkenheid en noodzakelijke controlegerichtheid van de professional zelf, bij te dragen aan burn-out en of andere spanningsgerelateerde verschijnselen.

Kernwaarden, visie en samenwerkingsafspraken

De maatschapscontracten en coöperatieafspraken kloppen meestal wel. Wat veelal echter ontbreekt is gedeelde en onderling verankerde kernwaarden.

Denk aan waarden als integriteit, professionaliteit, deskundigheid, gelijkwaardigheid en/of medische onafhankelijkheid. Het lijkt een open deur, maar deze waarden uitspreken en vastleggen kunnen als basis en uitgangspunt dienen voor een visie op het specialisme en de vakgroep. En in dit verband wellicht nog belangrijker, deze bepalen ook het over en weer te verwachten gedrag en de houding van de leden van de vakgroep. Als gelijkwaardigheid een waarde is die je met elkaar hebt benoemd en vastgelegd, dan past daar bijvoorbeeld dus niet meer bij, dat een oude ervaren coryfee zich boven de wet stelt en de onderlinge fatsoensnormen schendt. Het vastleggen van de kernwaarden zorgt in ieder geval al voor meer bewustzijn. Daar kan men elkaar op aanspreken. Gewenst gedrag is dan de volgende stap.

Een reglement dat vanuit de kernwaarden heldere samenwerkingsafspraken bevat, helpt conflicten te voorkomen. Denk aan afspraken zoals het niet per mail communiceren van negatieve zaken. Of dat er tijd wordt genomen om gerezen issues te bespreken. Dat men niet blijft hangen in niet getoetste negatieve beelden, maar open vragen stelt, en dus eerst een diagnose stelt, alvorens tot vooronderstellingen te komen.

Artsen zijn net gewone mensen en kwetsbaar als het aankomt op hun werk. Daar passen een veilige en goede omgeving en vakgroep bij, met collega’s die vanuit dezelfde intrinsieke motivatie werken en elkaar steunen.

Mediation biedt het handvat als men vastloopt; onder de koepel van vertrouwelijkheid, vrijwilligheid en veiligheid kan het gesprek op gang worden gebracht, kan men de kernwaarden bepalen, en van daaruit de dynamiek in een vakgroep resetten. Een mediation leidt vrijwel altijd tot een oplossing en tot een vaststellingsovereenkomst, waarin ook afspraken over een goede samenwerking worden vastgelegd. En daarmee, zo horen wij dikwijls terug, komt weer ruimte voor wat misschien nog het allerbelangrijkste voor elke professional is: plezier in het werk.

Ernst van Win

Mediator van medische maatschappen