Privacy- en cookieverklaring

Versie 3.2, mei 2022

Privacy staat bij De Clercq advocaten en notariaat (‘De Clercq’) hoog in het vaandel. Met deze privacy- en cookieverklaring (‘Verklaring’) informeren wij onze (potentiële) cliënten, websitebezoekers, nieuwsbrieflezers, evenement deelnemers, sollicitanten en andere relaties over de informatie die wij over hen verzamelen en de manier waarop wij deze informatie gebruiken.

 

1. Uw persoonsgegevens

1.1 Cliënten

Van onze cliënten verwerken wij (zakelijke) NAW-gegevens, geslacht, geboortedatum (indien relevant voor het Notariaat), contactgegevens, bankrekeningnummer en andere gegevens die nodig zijn voor de behandeling van een dossier (zoals mogelijk een kopie identiteitsbewijs). Zonder deze gegevens kunnen wij een dossier niet in behandeling nemen. Daarbij verwerken wij alle aanvullende persoonsgegevens die u als onderdeel van uw dossier aan ons verstrekt. Genoemde gegevens kunnen ook betrekking hebben op een wederpartij of andere derde.

Wij verwerken deze gegevens voor onze juridische en notariële dienstverlening, voor het voeren van de daarbij behorende administratie, voor accountantscontrole dan wel andersoortige controle (bijvoorbeeld door de deken die toezicht houdt op de naleving van de Advocatenwet) en voor de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving.

Wij verwerken deze gegevens om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst die we met u hebben, of ter voorbereiding hierop, dan wel om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting. Tevens kunnen wij persoonsgegevens verwerken ter behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, bijvoorbeeld om onze dienstverlening te verbeteren of om onze financiële belangen te beschermen.

De schriftelijke gegevens die deel uitmaken van een door De Clercq ten behoeve van een cliënt behandeld dossier bewaren wij voor de advocatuur gedurende een periode van tien jaar en voor het notariaat voor een periode van twintig jaar. Het kan zijn dat wij een dossier langer bewaren, bijvoorbeeld wanneer dit noodzakelijk is ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht, het aktes betreft of dit relevant is in verband met eventuele procedures, claims of geschillen.

1.1.a Digitaal vergaderen

Contact met cliënten verloopt in deze digitale tijd steeds vaker via Microsoft Teams. Wanneer u deelneemt aan een digitale vergadering, verwerkt Microsoft uw (organisatie)naam, contactgegevens, technische gegevens (zoals IP-adressen) en informatie over uw bijdrage aan de vergadering (zoals beeldopnames, chatberichten, gedeelde bestanden, etc.). Deze verwerking vindt plaats op basis van ons gerechtvaardigd belang. Mocht u hiertegen bezwaar hebben, dan is het uiteraard ook mogelijk om communicatie via andere kanalen te voeren. Wij hebben met Microsoft afspraken gemaakt om de zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens te borgen (ook bij een eventuele doorgifte naar de Verenigde Staten), waarvan de Standard Contractual Clauses (SCCs) een onderdeel uitmaken. Daarbij heeft Microsoft een Data Privacy Framework (DPF) certificering.

1.1.b Beveiligd mailen

Voor het veilig e-mailen met onze cliënten, relaties en andere instanties (zoals de Rechtspraak) maken wij gebruik van Zivver. Mocht u ons beveiligde e-mails willen toesturen (eventueel met grote bestanden) dan kunt u dat doen door gebruik te maken van de link die is opgenomen op onze contactpagina. Daarnaast is het mogelijk voor onze cliënten om een (gratis) Zivver account aan te maken. Let op: Wanneer u een (gratis) Zivver account aanmaakt worden uw persoonsgegevens door Zivver verwerkt op basis van de voorwaarden van Zivver. Wij hebben daar geen controle over.

1.2 Wwft

Op basis van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) zijn advocaten en notarissen verplicht om bij bepaalde aangewezen diensten de cliënt te identificeren, te verifiëren en in het kader van die dienstverlening verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transacties te melden.

De Wwft-verplichtingen gelden voor advocaten die advies of bijstand leveren op het gebied van registergoederen, waardevolle goederen (zoals geld en edelstenen), fiscale zaken, financiële transacties, onroerende zaaktransacties en de oprichting, overdracht van (delen van) en het vestigen van rechten op juridische entiteiten. De Wwft-verplichtingen gelden niet voor advocaten wanneer zij dienstverlening bieden ten behoeve van de bepaling van iemands rechtspositie, diens vertegenwoordiging en verdediging in rechte en het geven van advies voor, over, tijdens en/of na een rechtsgeding.

Voor het notariaat, geldt de Wwft-verplichting voor alle dienstverlening met uitzondering van dienstverlening op het gebied van familie- en erfrecht. Daarbij geldt een uitzondering voor het verzorgen van eenvoudige aangiften voor de inkomstenbelasting en aangiften met betrekking tot erfbelasting, waarvoor geen verplicht cliëntonderzoek hoeft te worden verricht.

1.2.a. Cliëntonderzoek

Medewerkers van De Clercq, die diensten verricht die vallen onder de Wwft-verplichtingen, moeten onderstaande (persoons)gegevens verwerken.

 

Natuurlijke personen:

– NAW-gegevens;
– Geboortedatum;
– Kopie (geldig) identiteitsbewijs.

 

Juridische entiteiten:

– Uittreksel uit het handelsregister;
– Informatie uit het UBO-register.

 

Trusts of andere juridische constructies:

– Het doel en de aard van de trust of andere juridische constructie;
– Het recht waardoor de trust of andere juridische constructie wordt beheerst.
– De Clercq is verplicht om bovengenoemde gegevens te gebruiken voor cliëntonderzoek en deze vervolgens tot vijf jaar na het moment van beëindiging van de relatie en/of de transactie te bewaren.

 

1.2.b Meldplicht

Op grond van de Wwft zijn medewerkers van De Clercq verplicht om (voorgenomen) ongebruikelijke transacties, die zij tegenkomen bij de uitvoering van hun dienstverlening (voor zover deze valt onder de Wwft-verplichtingen), te melden bij de FIU-Nederland. Bij een dergelijke melding, dient De Clercq de (persoons)gegevens die zij heeft verzameld gedurende het cliëntonderzoek te verstrekken aan de FIU-Nederland. Daarnaast kan de FIU-Nederland aanvullende (persoons)gegevens opvragen.

1.3 Websitebezoekers

Via onze website kunnen wij op verschillende manieren uw persoonsgegevens verwerken. Hieronder volgt een specificatie.

1.3.a Cookies

Onze website (www.declercq.com) maakt gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op uw computer, telefoon of tablet wordt opgeslagen. Wij gebruiken deze cookies om de website te laten functioneren (noodzakelijke cookies), om ervoor te zorgen dat de website wordt getoond op een manier die aansluit bij uw wensen/voorkeuren (voorkeurscookies), om inzicht te verkrijgen in het gebruik ervan (statistische cookies) en om de effectiviteit van reclamecampagnes te meten en te verbeteren (tracking cookies). De door ons gebruikte cookies kunnen de volgende persoonsgegevens van u verzamelen:

– IP-adres;
– Cookie ID;
– Website- en klikgedrag;
– Referrer-URL.

De enige cookies die wij plaatsen zonder uw voorafgaande toestemming zijn noodzakelijke cookies. Voor alle andere typen cookies vragen wij uw voorafgaande toestemming. Deze toestemming kunt u op ieder moment wijzigen of intrekken via de button van de cookiebanner die linksonder op onze website actief blijft. Daarnaast kunt u cookies blokkeren of verwijderen via uw browser.

In onze cookiebanner (onder ‘Details’) treft u meer informatie aan over de precieze cookies die wij gebruiken zoals het doel waarvoor, de bewaartermijn en een link naar de privacyverklaring van de cookieleverancier. Hieronder vindt u een globale specificatie van de cookieleveranciers die wij hebben ingeschakeld, hun locatie en (indien relevant) de passende waarborgen die zijn getroffen:

 

Aanbieder Locatie & Waarborg
Cybot A/S (Cookiebot) Denemarken
De Clercq Nederland
Google LLC (Google and YouTube cookies) Verenigde Staten, SCCs, DPF
LinkedIn Ireland Ierland

 

Via de social media buttons op onze website kunt u onze social media pagina’s bekijken. De Clercq gebruikt de volgende social media buttons:

 

Facebook;
Google+;
LinkedIn;
Twitter.

De bovenstaande social media partijen bepalen zelf hoe ze omgaan met uw persoonsgegevens die ze verwerken wanneer u op de button klikt en/of onze social media pagina bezoekt.

1.3.c Whitepapers

De Clercq plaatst regelmatig whitepapers op haar website. Voor het downloaden van een whitepaper dient u uw (organisatie)naam, functie en e-mailadres in te vullen. Wij verwerken deze gegevens voor toezending van het whitepaper, op basis van uw toestemming. Op basis van ons gerechtvaardigd belang, kunnen we uw gegevens ook gebruiken om contact met u op te nemen om te verifiëren of u vragen heeft over het whitepaper en/of interesse heeft om verder met elkaar in contact hierover te komen. Mocht u dit niet willen, dan kunt u dat altijd bij een eerste contact aangeven. Wij bewaren uw persoonsgegevens t.a.v. de whitepaper tot het periodieke vernieuwingsmoment van onze website.

1.3.d Contact

Wanneer u met De Clercq in contact wenst te komen, kunt u dit doen door contact met ons op te nemen via het contactformulier op onze website, via social media, via e-mail of telefonisch. In dat geval verwerken wij uw (organisatie)naam, contactgegevens en de inhoud van uw bericht. Wij gebruiken deze gegevens om het door u gewenste contact te voeren. Wij bewaren uw gegevens zo lang als nodig is voor de volledige beantwoording van uw vraag en/of het gewenste gevoerde contact.

1.4 Evenement deelnemers

De Clercq organiseert regelmatig evenementen, waaronder trainingen en webinars. Om u te kunnen aanmelden voor een evenement kunnen wij uw (organisatie)naam, functie, contactgegevens, factuurgegevens, betaalgegevens, informatie over uw aan- en afwezigheid en evt. opmerkingen/wensen (zoals dieetwensen) verzamelen. Wij gebruiken deze gegevens om u relevante informatie over het evenement of vergelijkbare evenementen toe te sturen, te factureren, voor onze administratie en/of om hapjes te verzorgen. Wij baseren ons hierbij op de voorbereiding/uitvoering van de overeenkomst die we met u aangaan en ons gerechtvaardigd belang.

Wij bewaren de bovengenoemde gegevens totdat de administratie en communicatie rondom het evenement is afgerond.

Wanneer wij een evenement samen met een andere partner organiseren kan het zo zijn dat uw persoonsgegevens ook bij deze partner terechtkomen. In dat geval, bepaalt onze partner zelf hoe hij/zij met uw persoonsgegevens omgaat. Bij gezamenlijk georganiseerde evenementen zullen wij vermelden of uw persoonsgegevens ook bij onze partner terechtkomen. Daarbij zullen we u informeren over de locatie waar u meer informatie over de omgang met uw persoonsgegevens kunt vinden.

1.4.a Webinars

Voor webinars, gebruiken wij de tool GoToWebinar (van LogMeIn, Inc.). Wanneer u deelneemt aan een webinar, verwerkt de tool uw (organisatie)naam, e-mailadres, technische gegevens (zoals IP-adressen) en informatie over uw bijdrage aan de webinar (zoals antwoorden op polls en chatberichten). Deze verwerking vindt plaats op basis van ons gerechtvaardigd belang. Mocht u hiertegen bezwaar hebben, dan vernemen we dit graag zodat we met u naar een alternatief kunnen kijken. Wij hebben met LogMeIn, Inc afspraken gemaakt om de zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens te borgen (ook bij een eventuele doorgifte naar de Verenigde Staten), waarvan de SCCs een onderdeel uitmaken.

1.5 Nieuwsbrieflezers

De Clercq verstuurt een digitale nieuwsbrief aan relaties. Ten aanzien van de nieuwsbrief verwerken wij uw e-mailadres, naam, de organisatie waar u werkt, het tijdstip waarop een nieuwsbrief wordt geopend en op welke links in de nieuwsbrief u heeft geklikt.

U ontvangt de nieuwsbrief alleen indien u daar toestemming voor hebt gegeven of u hiertegen geen bezwaar hebt gemaakt. Wenst u de nieuwsbrief niet langer te ontvangen, dan kunt u zich te allen tijde afmelden. In iedere nieuwsbrief staat een link waarmee u zich kunt afmelden.

Op het moment dat u zich afmeldt, behouden wij uw gegevens in ons cliëntenbestand waarbij we aangeven dat u geen nieuwsbrieven meer van De Clercq mag ontvangen. De statistieken over het openen en klikken in de nieuwsbrief bewaren wij in geanonimiseerde vorm.

1.6 Deelnemers aan cliënttevredenheidsonderzoeken

Om in kaart te brengen hoe wij onze dienstverlening kunnen verbeteren, voeren wij cliënttevredenheidsonderzoeken uit. Dit kan zijn door bijvoorbeeld een vragenlijst uit te sturen na deelname aan een webinar, of door uw review te vragen via Advocaatscore. Hiervoor verwerken wij uw (organisatie)naam, contactgegevens en de inhoud van uw response. Wij doen dit op basis van ons gerechtvaardigd belang. Wanneer u hiertegen bezwaar hebt, kunt u ervoor kiezen om niet deel te nemen aan het cliënttevredenheidsonderzoek.

Wij bewaren uw response voor één jaar.

1.7 Sollicitanten

De Clercq verwerkt de gegevens die door de sollicitant zijn verstrekt tijdens het sollicitatieproces. Bijvoorbeeld NAW-gegevens, contactgegevens, gegevens over werkervaring, opleidingen, cursussen en stages, informatie verzameld gedurende assessments, een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en andere relevante gegevens met het oog op het vervullen van de functie. Zonder deze gegevens kunnen wij een sollicitatie niet in behandeling nemen.

Als onderdeel van het sollicitatieproces kunnen wij een social media en internetcheck uitvoeren. Dit betekent dat we de naam van een sollicitant via Google en LinkedIn opzoeken. Hierbij kijken we alleen naar de openbaar toegankelijke informatie. Er zal niet worden gevraagd om een connectie met ons te maken of om afgeschermde informatie open te stellen. Eventuele bevindingen van deze check kunnen we tijdens het sollicitatieproces met de sollicitant bespreken.

Wij verwerken de persoonsgegevens van sollicitanten op grond van het gerechtvaardigd belang van De Clercq. Dat belang bestaat eruit om geschikt personeel te vinden en om te borgen dat ons imago in stand blijft. Daarbij verwerken wij deze persoonsgegevens ter voorbereiding op de eventuele arbeidsovereenkomst en wanneer we een sollicitant aannemen, ter uitvoering van de arbeidsovereenkomst. De gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden en worden slechts verstrekt aan degenen die belast zijn met de werving- en selectieactiviteiten bij De Clercq of die daarbij noodzakelijkerwijs zijn betrokken.

Wij bewaren de gegevens in het kader van de sollicitatieprocedure uiterlijk tot vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure, tenzij de sollicitant uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de gegevens gedurende zes maanden te bewaren. Wanneer we de sollicitant aannemen, bewaren we de relevante persoonsgegevens als onderdeel van het personeelsdossier.

1.8 Andere relaties

De Clercq verwerkt NAW-gegevens, contactgegevens, bankrekeningnummers en andere gegevens van de bij leveranciers werkzame of aan leveranciers verbonden personen die nodig zijn voor leveringen en bestellingen of het afnemen van diensten.

Wij verwerken deze gegevens voor leveringen en bestellingen of het afnemen van diensten, voor het voeren van de daarbij behorende administratie, voor accountantscontrole en voor de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving. Wij verwerken deze gegevens op basis van de overeenkomst die we met de leverancier hebben, om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting en op grond van ons gerechtvaardigde belang om een goede bedrijfsvoering te kunnen voeren.

De persoonsgegevens van contactpersonen bij leveranciers worden uiterlijk twee jaren nadat de desbetreffende transactie is afgehandeld verwijderd, tenzij wij de persoonsgegevens langer moeten bewaren ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht (zoals fiscale bewaarplichten) of de contractrelatie langer voortduurt.

 

2. Verstrekking aan derden

2.1 Algemeen

Wij verstrekken uw gegevens alleen aan derden wanneer dit conform de wet- en regelgeving is toegestaan. Zo kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken aan derden wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening (bijvoorbeeld aan rechterlijke instanties, arbitrage instituten of deurwaarders) of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

2.2 Verwerkers

Wij maken gebruik van diensten van derden, zoals IT-leveranciers voor onze website, de webinars, online vergaderingen, reviews, het veilig versturen van e-mails, Wwft-onderzoeken en administratiesystemen. In dat kader verstrekken wij persoonsgegevens aan deze derden. Deze derden mogen uw persoonsgegevens slechts verwerken ten behoeve van De Clercq en niet voor eigen doeleinden. Wij hebben afspraken gemaakt met deze partijen om de zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens te borgen.

2.3 Internationale doorgifte

Het kan voorkomen dat wij uw gegevens doorgeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wij geven uw persoonsgegevens alleen door aan landen buiten de EER als sprake is van een passend beschermingsniveau zoals wanneer een adequaatheidsbesluit geldt, wanneer de SSC van toepassing zijn of wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben.

2.4 Links naar websites van derden

Onze website kan verwijzingen (bijvoorbeeld door middel van een hyperlink, banner of button) bevatten naar andere websites. Dit betekent niet automatisch dat De Clercq verbonden is aan deze andere sites of eigenaren daarvan. Het kan zo zijn dat op het gebruik van deze websites van derden een andere privacyverklaring van toepassing is.

 

3.Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik van, en ongeautoriseerde toegang tot, uw persoonsgegevens te beperken. Wij treffen hiertoe onder andere de volgende beveiligingsmaatregelen:

– Alleen noodzakelijke personen hebben toegang tot uw persoonsgegevens;
– Alle systemen en apparaten zijn voorzien van logische toegangscontrole, middels wachtwoorden en, waar mogelijk en relevant, multi-factor-authenticatie;
– Wij hebben een intern beveiligingsbeleid dat regelmatig wordt gecontroleerd en geüpdatet;
– Wij treffen fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging;
– Onze netwerkverbindingen zijn beveiligd via Transport Layer Security (TLS) technologie.

 

4. Uw rechten

Op grond van de privacywetgeving heeft u een aantal rechten ten aanzien van de verwerkingen van uw persoonsgegevens. Zo heeft u het recht om:

– ons te verzoeken om inzage, aanvulling, rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens of om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
– tegen een bepaalde verwerking bezwaar te maken, waarbij wij voor de volledigheid opmerken dat wij uw persoonsgegevens niet gebruiken om geautomatiseerde besluiten over u te nemen;
– ons te verzoeken om uw gegevens over te dragen aan een derde partij;
– toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.

NB: We kunnen niet in alle gevallen aan verzoeken in het kader van uw wettelijke rechten voldoen. Zo kunnen wij bijvoorbeeld uw recht op inzage beperken t.a.v. persoonsgegevens die wij verwerken op basis van Wwft-verplichtingen.

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan zullen wij ons best doen om samen met u een oplossing te vinden. Indien u niettemin van mening bent dat wij u daarbij onvoldoende hebben geholpen, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

5. Wijzigingen en contact

Wij kunnen deze Verklaring aanpassen. Nieuwe versies publiceren wij altijd op onze website. Wij raden u daarom aan om deze Verklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.

Indien u nog vragen heeft naar aanleiding van deze Verklaring dan kunt u contact met ons opnemen per e-mail via [email protected] of telefonisch via 071-5815352.

De Clercq Advocaten Notariaat
Hoge Rijndijk 306
2314 AM Leiden
KvK: 27335947